Hogyan lehet exportálni a naplót az Outlookból az Excelbe, hogy ott kiértékelje.
Az Outlook napló jól használható annak rögzítésére, hogy mennyi időt töltött egy adott feladattal vagy ügyféllel. A naplónak azonban nincs számtani funkciója, ezért a számológéppel össze kell adnia, hogy mennyi időt vett igénybe minden feladat egy adott ügyfél számára.
Ehelyett természetesen használhatja az Excelt is az értékeléshez, ami különösen hasznos a sok részfeladatot tartalmazó projekteknél. Ehhez exportálja a naplóadatokat az Excelbe az alább leírtak szerint.
1. Először jelenítse meg a naplót lista formájában. Ehhez nyissa meg a naplót, és hívja meg a „Nézet, Rendezés az aktuális nézet szerint” (Outlook 2003 -ból) vagy „Nézet, Jelenlegi nézet” (korábbi Outlook verziókban) parancsot, és válassza a „Bejegyzéslista” lehetőséget.
2. Most győződjön meg arról, hogy az Excelben végzett értékeléshez szükséges összes információ látható a naplóban. Ha szüksége van a dátumra és az időre az egyes feladatok megkezdéséhez és befejezéséhez, kattintson a jobb gombbal a Tárgy vagy a Mappában lehetőségre, és használja az Aktuális nézet testreszabása parancsot. Ezután kattintson a "Mezők" gombra.
3. A "Rendelkezésre álló mezők kiválasztása" alatt válassza az "Összes naplómező" lehetőséget. Ezután kattintson az „Elérhető mezők” alatt a „Kezdet” vagy „Vége”, majd a „Hozzáadás” gombra. Illessze be az összes szükséges mezőt, és használja a „Mozgatás felfelé” és „Lefelé” gombokat a sorrend meghatározásához. Ezután zárja be a két párbeszédpanelt.
4. Most formázza a dátummezőket, hogy az Excel is ki tudja értékelni őket: Ehhez kattintson a jobb egérgombbal a "Start" oszlop fejlécére, és hívja elő az "Oszlopok formázása" parancsot.
5. Válassza ki a "Start" elemet a bal oldalon, majd a formátumot a kétjegyű nappal és hónappal, a négyjegyű évet és az egyszerű időt 24 órás formátumban (lásd a képet). Ugyanezt a formátumot választja a "Vége" lehetőséghez. Kérjük, vegye figyelembe: Az Excel nem tud mit kezdeni azokkal a formátumokkal, amelyek a hét napjainak nevét tartalmazzák.
6. Most az egérrel jelölje ki azokat a bejegyzéseket a naplóban, amelyeket Excelben szeretne szerkeszteni, és másolja őket a CTRL + C billentyűkombinációval.
7. Nyissa meg az Excel programot, és illessze be az adatokat a kívánt Excel táblázatba a CTRL + V billentyűkombinációval.
8. Még mindig át kell alakítania az "Időtartam" mezőben található információkat olyan számértékekké, amelyeket az Excel kezelni tud (az Excel nem tud számítani olyan információkkal, mint a "30 perc").