Jegyezze fel az összes függőben lévő feladatot, találkozót és tevékenységet.
Írja le az összes feladatot, találkozót és egyéb tevékenységet papírra, szövegfájlba, táblázatba vagy az Outlookba. A legjobb, ha kipróbálod, melyik közeg illik hozzád a legjobban.
Ha az Outlook programot használja a napi tervezéshez, a Mai nézet alkalmas arra, hogy áttekintést kapjon az adott napra tervezett feladatokról és találkozókról.
Még rugalmasabb lesz, ha az Outlook találkozók és feladatok áttekintése mellett rendelkezik egy Excel -táblával is, amelyben minden nap megadja a találkozókat és feladatokat. Ehhez jegyezze fel a táblázatban a becsült időtartamot (lásd "L" pont - A tevékenységek becsült hossza) és az egyes feladatok tényleges időtartamát. Ily módon egyrészt van egy számviteli eszköze, másrészt pedig rendszeres napi és heti dokumentációja a munkájáról, ami az Outlook ilyen módon nem lehetséges.
Az egérrel húzza a nap végén maradt feladatokat arra a napra, amikor végre tudja hajtani. A feladatok átrendezése vagy az azt követő új feladatok beillesztése Excelben csak néhány egérkattintással történhet.
A munkalap segítségével új feladatokat is felírhat, amelyek a munka során felmerülnek, és amelyeket később kívánnak elvégezni.
