Könnyű, lépésről lépésre
A levél -összevonási dokumentumok gyakran alapját képezik a levelezésnek, amelyet például az Outlookon keresztül szeretne elküldeni az ügyfeleknek. Az egyes hiperhivatkozások ilyen dokumentumokban való felhasználásának kísérlete sikertelen, mert a hivatkozások teljesen normál szövegként kerülnek kiadásra, bár az adatforrásban megfelelően vannak hiperhivatkozásként formázva. Az e-mail címzettje nem kattinthat a hiperhivatkozásra, és nem jelenítheti meg a kapcsolódó oldalt a böngészőben. A Word figyelmen kívül hagy minden formázást, amikor átveszi az összevonási mezőket az adatforrásból, és csak a tiszta szöveget veszi át az adatmezőből.
A probléma megoldásának egyik módja annak biztosítása, hogy hiperhivatkozásként legyen formázva a Wordben. Ehhez speciális mezőfunkciót használ, amelyet az alábbiak szerint állít be:
- Először a szokásos módon hozza létre a körlevél dokumentumot.
- Használja a VIEW-TOOLBAR-SERIAL PRINT menüt annak biztosítására, hogy a »Levél egyesítés« eszköztár megjelenjen. A Word 2010 -ben és 2007 -ben a megfelelő vezérlőket a »Levelezés« lapon találja.
- Vigye a kurzort arra a helyre, ahol a hiperhivatkozást szeretné megjeleníteni, és válassza az INSERT FIELD menüt (Word 2003, 2002 / XP, 2000), vagy kattintson a „Beszúrás” fülre a „Text” csoportban „A FAST BUILDING BLOCK FIELD (Word 2010 és 2007).
- A következő párbeszédpanelen válassza ki a »Hiperhivatkozás« bejegyzést a FIELD NAMES listában, majd kattintson az OK gombra. Hagyja figyelmen kívül a „Hiba! Érvénytelen hivatkozás a hivatkozásra. «.
- Most jelölje meg a hibaüzenetet egészen a pontig, beleértve azt is, és rendelje hozzá a »Hiperhivatkozás« stílust (kék, aláhúzott szöveg).
- Kattintson a jobb gombbal a mezőre, és válassza a HYPERLINK SZERKESZTÉS lehetőséget.
- A SZÖVEG MEGJELENÍTÉSE mezőbe írja be a hiperhivatkozás helyett megjelenítendő szöveget, például »Tovább …« vagy »További információkért kattintson ide …«.
- A CÍM mezőbe írjon be bármilyen címet, például "http://www.address.de", majd kattintson az OK gombra. Ezt a címet később az adatforrás mezőből származó valódi tartalom váltja fel.
- Nyomja le az Alt + F9 billentyűkombinációt a mezőkódok megjelenítésének bekapcsolásához. Most a következő mezőfunkciót fogja látni a Word dokumentumban:
{HYPERLINK "http: // www. Adresse.de"} - Válassza ki a szöveget az idézőjelek között (itt "http: // www. Adresse.de"), és illessze be a levélösszevonás mezőt a hiperhivatkozást tartalmazó adatforrásból, például egy "Link" vagy "URL" mezőből. A mező funkció most így néz ki:
{HYPERLINK {MERGEFIELD "Link"} \ * MERGEFORMAT} - Az Alt + F9 billentyűkombinációval kapcsolja ki ismét a mezőkódok megjelenítését, vigye a kurzort a mezőkód bárhová, majd nyomja meg az F9 billentyűt.
A Word most frissíti a mezőkódot az aktuális rekord információinak megfelelően. Ha az egérmutatót a hiperhivatkozás fölé viszi, a Word eszköztippként megjeleníti az aktuális adatrekord megfelelő hiperhivatkozás-címét, és a »Ctrl-kattintás a hivatkozás követéséhez« üzenetet.
Most elkezdheti a levelezés egyesítését az Outlookba, és a kimenő levelek e-mailjeiben megfelelően formázott, "kattintható" hiperhivatkozásokat talál.
