Mik azok a makrók, és hogyan hozhatom létre őket?

A Microsoft Office programokkal való munkavégzés praktikus és hatékony. De különösen a Microsoft Excelben az ismétlődő munkalépések fárasztóak lehetnek. A Microsoft Excelben és más Office programokban úgynevezett „makrókat” rögzíthet és hozhat létre, így ezeket a feladatokat gyorsabban, sőt automatikusan is elvégezheti. De mik is pontosan a makrók? És hogyan lehet makrókat létrehozni a különböző Office programokban?

Mik azok a makrók a Microsoftnál?

Leegyszerűsítve a makrók kis szoftverprogramok, amelyek a Microsoft Office kozmoszban léteznek.Ezen makrók segítségével lehetséges az úgynevezett „rutinfeladatok” automatizálása. Ez többek között azt jelenti, hogy a Microsoft Excel programban végzett időigényes, ismétlődő feladatok leegyszerűsíthetők makrók segítségével.

A "makró" kifejezés görög eredetű, és jelentése "nagy" . A Microsoft makróit azért hívják így, mert nagy parancsoknak számítanak. Ezek viszont több kis parancsot egyesítenek a szoftverprogramokból, és egyidejűleg végrehajtják azokat, amint az erre vonatkozó utasítást megkapják. Az első lépés az, hogy keressen egy adott folyamatot a makróhoz, amelyet automatizálni szeretne Excelben, Wordben vagy más Microsoft-programban.

Kötegelés és lejátszás munkalépések: Így működnek a makrók

A makróknál az az alapvető, hogy van egy bizonyos munkalépés-sorozat, amelyet újra és újra ugyanúgy hajtanak végre. A makróval ezeket a munkalépéseket már nem kell egyénileg elvégeznie, hanem filmként rögzítheti őket.Ezt a rögzített programozást azután egy adott billentyűkombináció segítségével lejátszhatja, így a munkalépései automatikusan és minimális idő alatt össze vannak kötve.

Egy makró a következő funkciókon alapul:

1. Olyan munkafolyamatot határoz meg, amely gyakran előfordul, és amelyet automatizálni kell. A makró akkor hasznos, ha például folyamatosan be kell szúrnia az alkalmazottak, tagok vagy barátok adatait a táblázatokba.
2. Most hozza létre a makrót. Ennek során újra és újra rögzíti azokat a munkalépéseket, amelyeket általában manuálisan kellene végrehajtania. Így az Office program később hozzáférhet ehhez az útmutatóhoz, majd automatikusan lejátszhatja.
3. Ezután lehetősége van a létrehozott makrót közvetlenül futtatni egyetlen egérkattintással vagy egy adott billentyűparancs segítségével. Ezzel megspórolhatja a sok apró munkalépést.

Tipp: Még ha nem is régóta dolgozik Microsoft Office programokkal, a makrók megkönnyíthetik a munkáját. Mert a nagy parancsokkal még a leggyakoribb funkciók is leegyszerűsíthetők.

Mire használhatók a makrók az Excelben?

Első pillantásra a makrók témája meglehetősen elvontnak tűnik. De közelebbről megvizsgálva és néhány példával gyorsan világossá válik, hogy a kis szoftverek sok területen hasznosak lehetnek. A Microsoft Excel programban például a következő függvényekhez hozhat létre makrókat:

• Adatok lekérdezése adatbázisokból
• Munkafüzetek vagy munkalapok átvitele
• Szöveg, cellák vagy diagramok formázása
• Cellatartalom, linkek vagy képletek testreszabása
• Adatok rendezése és szűrése
• Táblázatok, PDF-fájlok vagy grafikák létrehozása
• Adatok konvertálása

A nagyméretű parancsok sokfélesége mutatja: A Microsoft Excelben elérhető szinte minden művelet automatikusan lejátszható makróként is. De a Microsoft Word programban is a speciálisan hozzárendelt makróbillentyűk sokféle lehetőséget kínálnak.

Praktikus a mindennapi életben: példák a Microsoft Word makróbeállításaira

A Microsoft Wordben, a népszerű szövegszerkesztő programban lehetőség van a műveletek rögzítésére és makróként történő meghatározására egy adott paranccsal. Az alkalmazási példák azt mutatják, hogy a nagy parancsok hasznosak lehetnek a mindennapi életben, például:

• a dátum vagy a fájlnév automatikus beállítása
• Egyes elemek elrejtése, például az összes kép egy dokumentumban
• Illesszen be neveket, címeket vagy telefonszámokat a megfelelő mezőkbe
• számítsa ki a mondatok átlagos hosszát
• A gyakran csavart betűk helyesbítése

Függetlenül attól, hogy az Office programokat professzionális vagy privát környezetben használja: a makrók levehetik a munka egy részét. Személyre szabott parancsokat bármikor létrehozhat, amelyek személyes igényeit szolgálják.

Hogyan lehet makrót létrehozni az Excelben?

A makró létrehozása többféleképpen működik. A programozási nyelvet járatos emberek VBA-val („Visual Basic for Applications”) készíthetnek makrókat a Microsoftnál az úgynevezett fejlesztői eszközökben.

A VBA egy kifejezetten a Microsoft számára használt programozási nyelv. De még a programozásban nem jártas felhasználók is könnyen létrehozhatnak makrókat Microsoft Excelben vagy Wordben.Mivel a rögzítés csak néhány lépésben megy végbe – és rengeteg munkát takarít meg a jól megtervezett makróbillentyűkkel a billentyűzeten.

Makró létrehozása: Hogyan tovább

Még VBA nélkül is könnyedén rögzíthet makrót olyan Microsoft programokban, mint például az Excel. Ehhez a szalag "Nézet" lapján megtalálja a "Fejlesztői eszközök" elemet. Más verziókban a lap saját "Makrók" elemet is tartalmazhat. Ha már van elképzelése arról, hogy milyen funkciót szeretne végrehajtani a makróval, tegye a következőket:

1. A Nézet lap Makrók területen kattintson a Makró rögzítése lehetőségre.
2. Megnyílik egy ablak, amelyben megadhatja a makró nevét. Ez később jobb áttekintést nyújt, és például rámutat arra, hogy a makró mit csinál. Ha nem nevezi el a makrót, a makró neve automatikusan számozásra kerül.
3. Az ablakban azt is meg kell adni, hogy a makró melyik billentyűkombinációjával rendelkezzen. A megfelelő mezőben előre definiált kulcsokat talál „opciókulcs” és „parancsbillentyű” megjelöléssel (pl. CTRL), valamint egy beviteli mezőt egy másik tetszőleges kulcshoz. Később nyomja meg egyszerre az összes megjelenített makró billentyűt, és adja ki a makró használatának parancsát.
4. Azt is megadhatja, hogy a makró melyik Excel-területen legyen elérhető. Ha csak abban a munkafüzetben van szüksége rá, amelybe rögzíti, kattintson a Ez a munkafüzet elemre. Ha az Excel használata során bármikor hozzá szeretne férni, válassza a "Személyes makró munkafüzet" lehetőséget.
5. A fehér mezőben lehetőség van a makró rövid leírásának megadására is. Ez akkor lehet hasznos, ha nem túl gyakran használja az Excelt, és szeretné látni, hogy milyen makrókat hozott létre, és mire használják azokat.
6. Most kattintson az „Ok” gombra. A makró ekkor elkezdi rögzíteni.
7. Most hajtsa végre pontosan azokat a munkalépéseket, amelyeket a makrónak később át kell vennie.
8. Miután befejezte az összes munkalépést, egyszerűen kattintson a „Rögzítés leállítása” funkcióra a Makrók lapon.

Ha ezeket a lépéseket követte, a programozott makró elérhető lesz az Excelben. Mostantól bármikor használhatja a parancsot a makróbillentyűk megnyomásával, és optimalizálhatja a munkalépéseket. Ehhez csak az Ön által meghatározott makróbillentyűkre van szüksége.

Haladóknak: A Fejlesztő lap

Ha gyakran rögzít makrókat, tanácsos integrálni a "Fejlesztői eszközök" fület a szalagba. Már nem kell átmennie a "Nézet" kártyán, hanem közvetlenül hozzáférhet a makró létrehozásához. Az Office 365-ben tegye a következőket:

1. Az Excelben ügyeljen a lapok feletti zöld sávra. A fájl mentésére vagy e-mailben történő elküldésére szolgáló szimbólumokon kívül három pontot is fog látni. (Az Office más verzióiban az ikon egy lefelé mutató nyíllal ellátott kötőjelnek is tűnhet). Kattintson arra a kis gombra.
2. Most megnyílik egy szürke ablak, ahol alul kiválasztja a "További parancsok" szövegmezőt.
3. A most megjelenő „További parancsok” ablakban a bal oldali lehetőség közül választhat a „szalag (testreszabás)” és a „Gyors hozzáférési eszköztár” között. Itt kattintson a „Szala (testreszabás)” oszlopra.
4. A jobb oldalon most a különböző lapok megnevezései láthatók. Némelyikük kék pipával van megjelölve – ezek jelennek meg az Excelben. Most keresse meg a „Fejlesztői eszközök” elemet a lista alján, és jelöljön be egy másik kék pipát.
5. Most kattintson az "OK" gombra a jobb alsó sarokban a módosítások mentéséhez.

Ezen lépések végrehajtása után a fő lapokon megtalálhatja a Developer Tools for Excel alkalmazást. A folyamat a Wordben vagy más Office programokban ugyanúgy működik. A fülre kattintva most megtekintheti a makrók létrehozásához szükséges beállításokat: "Makró rögzítése" .

Hogyan lehet makrót létrehozni a Wordben?

Ha más Office-programokban, például a Microsoft Wordben, a LibreOffice-ban vagy az OpenOffice-ban szeretne makrót programozni, ezt a Microsoft Excelhez hasonló módon teheti meg. Ez világossá válik a Word példáján keresztül:

1. Tájolódjon a szalagon, és válassza a "Nézet" lapot.
2. Ott a jobb szélen találja a „Makrókat”. Most egyetlen kattintással választhat a "Makrók megjelenítése" vagy a "Makrók rögzítése" között.
3. A "Makrók rögzítése" gombra kattintva megnyílik egy ablak. Adja meg a makró nevét, a billentyűkombinációt és egy rövid leírást.
4. Indítsa el a makró rögzítését az "Ok" gombra kattintva.
5. A "Rögzítés leállítása" kiválasztásával leállítja a makró programozását, és most már használhatja a Microsoft Word programban.

A többi Microsoft Office alkalmazásban az egyes nézetek kissé eltérhetnek, de a folyamat többnyire ugyanaz. Ez lehetővé teszi makrók egyszerű létrehozását VBA vagy bármely más programozási nyelv használata nélkül.

Hogyan lehet makrókat szerkeszteni a Visual Basics segítségével?

Ha rögzített egy makrót, és többször használja, előfordulhat, hogy nem lesz teljesen elégedett. Talán szeretne hozzáadni egy lépést vagy módosítani néhány parancsot.Ilyen esetben lehetőség van a makró utólag ismételt szerkesztésére. Ez azonban egy kicsit bonyolultabb, mint egy makró létrehozása, mert ehhez a Visual Basics (VB) programozási nyelvre van szükség.

Az Excelben belekóstolhat a VB-be, ha rákattint a Makrók elemre a Fejlesztő lapon (fent látható), kiválasztja a megfelelő makró nevét, majd rákattint a Szerkesztés gombra. Most megnyílik a „Visual Basics Editor”. Ebben látod azokat a parancsokat és munkalépéseket, amelyeket a programozási nyelvben makróként, azaz kódként rögzítettél. Ha valaki ért egy kicsit angolul, akkor elég gyorsan meg lehet érteni a VB szövegeket, esetleg törölni vagy kicserélni. Ha azonban nincs itt ismerete, egyszerűen újra rögzítheti a makrót a megszokott módon.

Következtetés: Makrók létrehozása – nincs probléma a Microsoft Office-szal

Ha sokat dolgozik Microsoft Office programokkal, sokat egyszerűsíthet a nagy parancsokkal. Miután az összes munkalépést összegyűjtötte, egy bizonyos billentyűkombináció megnyomásával rövid időn belül végrehajtható.

Különösen praktikus: Minden Microsoft Office felhasználó saját maga rögzítheti a makrókat. Ez lehetővé teszi annak egyedi meghatározását, hogy melyik felhasználónál mely munkalépések futtassák automatikusan. Ezzel nem csak sok időt takarít meg, hanem felesleges munkaterhelést is.