Ezekkel a lépésekkel rövid időn belül írhat egy Outlook e-mailt
Az e-mailek írása a legtöbb ember mindennapi életének része. Normálissá vált a személyes vagy üzleti e -mailek tervezése, mivel az e -mail kommunikáció előnyei nyilvánvalóak. Mindenekelőtt azt a sebességet, amellyel az üzenet eljut a címzetthez, nehéz legyőzni. A jól ismert messenger szolgáltatások, mint például a WhatsApp vagy a Telegram mellett az e-mail továbbra is az egyik legfontosabb és legelfogadottabb nemzetközi kommunikációs eszköz.
Ez annak is köszönhető, hogy kevés erőfeszítést igényel az e -mail összeállítása. Szinte mindenkinek van saját e -mail címe. A legismertebb e-mail kommunikációs program a Microsoft Outlook. Mind a Windows -os számítógépek fizetett verziójában, mind a táblagépeken és okostelefonokon elérhető ingyenes verzióban minden nap több millió felhasználó használja. A hagyományos e-mailek írása mellett sablonból is létrehozhatók üzenetek az Outlook programban. Lehetőség van szöveges modulok mentésére és beillesztésére az e-mailekbe az e-mailek hatékonyabb tervezése érdekében.
Videó bemutató: hogyan írhat és küldhet e -mailt az Outlook programban
Írjon e -mailt az Outlook programban - ez így működik
Ha e-mailt szeretne írni a Microsoft Outlook programban, akkor az első lépésben lépjen a „Start” fülre. A „Start” lap felső menüjében találja az „Új” gombot a „ Új ”gomb.
Az "Új e-mail" mezőre kattintva egy új ablak nyílik meg. Az üzenetablakban új leveleket írhat és küldhet.
Ha egy másik fejléces papírra szeretne üzenetet írni, válassza az "Új tételek" gombot az "Új e-mail" helyett.
Az "E-mail üzenet> Egyéb írószerek" opcióban megnyithat és elmenthet egy másik írószert a levél háttérként.
A „Feladó”, „Cél”, „Másolat” és „Titkos másolat” kiválasztási mezők és a tárgy elengedhetetlen egy új üzenet összeállításához. A következő jelentés rejtve van az egyes mezők és rövidítések mögött:
|
terület |
jelentése |
|
tól től |
A "Feladó" mezőbe írja be azt az e -mail fiókot, amelyről az üzenetet el kell küldeni. Ha több fiókot kezel az Outlook programban, kiválaszthatja, hogy melyik fiókból szeretné elküldeni az e-mailt. |
|
Nál nél |
A címzett e -mail címét be kell írni a "Címzett" mezőbe. A nevek sorrendje az e-mail címek kiválasztásakor betűrendben jeleníthető meg a "Címzett" mezőben. Tipp: A Microsoft Outlook rögzíti az összes megadott e-mail címet az úgynevezett automatikus kitöltési listában. A tárolt információkból a szoftver megfelelő címeket javasol, amikor megadja azokat. Ingyenes eszközök segíthetnek az automatikus kiegészítés lista szerkesztésében. |
|
Másolat |
A "Cc" rövidítés szó szerint "másolatot" jelent, és németül másolatot jelent. Ha a címzett üzenetet kap a Cc -ben, világossá válik, hogy nem ő a fő címzett. |
|
Titkos másolat |
A „Titkos másolat” mező szó szerint azt jelenti, hogy „vak másolat”. Az angol kifejezés fordítható „rejtett vagy láthatatlan másolat” -ként. Ha e-mail címet ad meg a Titkos másolat mezőben, az üzenet más címzettjei nem láthatják, hogy kinek küldték az e-mailt. Ha utólag szeretné tudni, hogy mely címzettek kaptak Öntől e-mailt a Titkos másolatban, navigáljon a "Részletek" kiválasztási mezőhöz az e-mail tulajdonságokban. |
|
referencia |
A levél tárgya az üzenet tárgyát vagy "piros szálát" mutatja. Jó forma, ha a "Tárgy" mezőt érthető címsorral tölti ki. Ha az üzenetben nem szerepel tárgy, akkor a címzett levélszemétszűrője azt eredményezheti, hogy a leveleket levélszemétként azonosítja és rendezi. A tárgy érthető azonosítójával vagy rövidítésével megmutathatja a címzettnek az üzenet fontosságát. A rövidítések azt jelzik, hogy ez kizárólag információs levél, lekérdezés vagy megrendelés. |
Az említett mezőkön kívül, amelyek elengedhetetlenek az üzenetküldéshez, minden e-mailnek különleges tartalomra van szüksége.
Ezt egyénileg lehet beírni az üzenet szövegmezőjébe. A szövegmezőre kattintva a kurzor megjelenik a képernyő első sorában. Ennek eredményeként az e-mail kifejezetten szöveges vagy egyéb stíluselemekkel is összeállítható. Az Üzenet lapon a következő formázási lehetőségek állnak rendelkezésre:
Másolja a képeket és a szöveget a vágólapról
Másolhat elemeket, szöveget vagy képeket a vágólapról, és ezzel egyidejűleg választhatja a szöveg formátumának, például a betűtípusnak az e-mailbe történő másolását. A képek és grafikák beszúrhatók a szövegbe, vagy mellékletként csatolhatók az e-mailhez. Ha a kép túl nagy, és a fájl mérete több megabájt, akkor csökkentheti a fájlméretet az Outlook alkalmazásban. Ez úgy működik, hogy a beillesztendő képet megjelöli, és a képmellékleteket a "Fájl" fül "Információ" lapján szerkeszti. Ha rákattint a "Állítsa be a nagy képek méretét üzenet küldésekor" választómezőre, a fájl automatikusan kicsinyítésre kerül.
Emlékeztetők beillesztése a címzetteknek az e -mailekbe, és az idézetek helyesen
Az „Üzenet” fül „Megjelölés a címzetteknek” parancsa megfelelő eszköz, amellyel automatikusan emlékeztetheti a címzetteket, hogy válaszoljanak Önnek. Ez az eljárás ment egy vagy több emlékeztető e -mailt.
Ahelyett, hogy minden e-mailt idézne, amikor válaszol és csatolja a tartalmat, beállíthatja az Outlookban, hogy csak az utolsó e-mail legyen csatolva. Ez a fajta e -mail küldés sok esetben hatékonyabb, és segít tisztázni a dolgokat.
Az előre beállított „FW:” rövidítés, amely az „Előre” kifejezést jelenti az e-mail kommunikációban, megváltoztatható, és az eredeti szöveg például behúzással vagy speciális karakterekkel azonosítható.
A "Szöveg" menü - az egyedi formázás parancsközpontja
Ha személyes szöveget ír be a szövegmezőbe, a "Szöveg" menüben különféle gombokat talál a szöveg formázásához. Amellett, hogy a szöveget „félkövér”, „dőlt” betűkkel és aláhúzással jeleníti meg, felsorolásjeleket vagy számozásokat is beilleszthet. Azt is eldöntheti, hogy a szöveg középre igazított, jobbra igazított, igazolt vagy balra igazított legyen, és milyen színt és betűtípust kell használni. Ha az Outlook törli a sortöréseket az egyszerű szöveges e-mailekben HTML formázás nélkül, akkor a beállítások megváltoztatása segít megoldani ezt a problémát.
A "Beszúrás" menü - csatoljon mellékleteket és névjegyeket az üzenetekhez
A "Beszúrás" menüpontban egy fájlt vagy elemet csatolhat e-mailhez. A kapott e-maileket fájlmellékletként is elküldheti. Ez elengedhetetlen lehet, ha üzleti dokumentumokat küld PDF -formátumban vagy fontos rajzokat.
Ha biztosítani kívánja, hogy minden személy, akivel e-mailben levelez, megkapja az aktuális elérhetőségeit, akkor ezt automatikusan hozzákapcsolhatja minden e-mailhez digitális névjegykártya (vCard) formájában, és elküldheti vele. Ezenkívül lehetősége van az aláírások kezelésére a „Beszúrás” menüpontban. Az aláírás az e -mail végén található szövegrész, amely információkat tartalmaz a feladóról. Az üzleti e -mailekben a törvény előírja az aláírásokat.
Ha az aktuális dátumot is be szeretné illeszteni egy e -mailbe, ezt az ALT + SHIFT + D billentyűparanccsal illesztheti be.
Az e -mail megjelölése és relevanciájának beállítása
A Microsoft Outlook programban lehetőség van az egyes üzenetek relevancia megjegyzéssel történő megjelölésére. A kiemelt fontosságú e -mailek külön jelennek meg a címzettnek. Ezen azonosító ellenére nincs garancia arra, hogy az így megjelölt e-maileket a címzett gyorsabban feldolgozza. Emiatt vitatott, hogy van-e értelme a „kiemelt fontosságú” jelölésnek, vagy az időkritikus kérdés személyes felhívása eredményesebb.
Helyesírás és írásjelek - fedélzeti eszközök a professzionális szövegíráshoz
Az „Üzenet” fül beállításain kívül a „Beszúrás” és a „Szöveg formázása” lapok további lehetőségeket kínálnak az üzenet személyre szabásához.
Szöveg írásakor az is fontos, hogy a szöveg helyesírása és írásjele professzionális legyen. A kifejezési vagy vesszőhibák elvonják a figyelmet, és negatív hatással vannak a címzettre. Ezért a szöveget automatikusan ellenőrizheti a „Helyesírás és nyelvtan” menüpont „Ellenőrzés” fülén.
Ha azt szeretné, hogy a tárgy mellett a szöveg mellett a helyesírás -ellenőrző is részt vegyen, ezt az Outlook beállításaiban kell megadnia.
A régebbi Outlook verziók esetében a Duden -korrekció professzionális javítóprogramként volt elérhető az integrált helyesírás -ellenőrző alternatívájaként.
Az „Áttekintés” lapon lehetőség van arra is, hogy a szöveget a számítógép elolvassa vagy lefordítsa. A szinonimaszótár segít megtalálni a felesleges szavak és kifejezések értelmes szinonimáit.
Küldjön e-maileket a címzetteknek a "Küldés" gombbal
Miután teljesen megírta és ellenőrizte az üzenet szövegét, az utolsó lépésben el kell küldenie. Ez a szöveges ablakban, a "Küldés" mezőre kattintva történik.
Miután rákattintott a "Küldés" mezőre anélkül, hogy aktiválta volna az automatikus mentési funkciót, az üzenete néhány másodpercen belül a címzett beérkező levelei közé kerül.
Tipp:
Előfordulhat, hogy az e-mail elküldése után nem éri el a címzettet. A legtöbb esetben hibaüzenetet kap a szolgáltatótól. Ebben az esetben a Microsoft Outlook összes korábbi és jelenlegi verziója csak néhány lépésben küldheti el az e-mailt. Ez úgy működik, hogy rákattint az "Üzenet újraküldése" gombra az "Üzenet" lapon.
Ha külföldön tartózkodva nem küld e-mailt, ennek oka lehet a helytelen fiókbeállítás. Ebben az esetben hasznos ellenőrizni a beállításokat és az SMTP portot.
összefoglaló
A Microsoft Outlook régóta használók, valamint a tapasztalatlan felhasználók számára könnyű e-mailt írni a Microsoft Outlook segítségével, és elküldeni a címzettnek. A „Kezdőlap” lapon az „Új e-mail” gomb az új üzenet szövegablakához vezet. Ez egyedileg formázható és professzionális, linkekkel, képekkel és aláírással. További lapok és opciók garantálják, hogy az e-mailek bármikor kifejezetten összeállíthatók és továbbíthatók legyenek. Ily módon az illetékes e-mailben történő kommunikáció szakmai és magánkörnyezetben egyaránt lehetséges.