Excel: Találkozók átvitele az Outlook naptárba

Az adatok automatikus átvitele az Excel táblázatokból az Outlook naptárbejegyzéseiként

Digitalizált világunkban a mobil eszközök, például az okostelefonok, táblagépek vagy okosórák a legfontosabb mindennapi társak. Sok szempontból hasznosak, és segítik az embereket a napi rutin hatékony megszervezésében és strukturálásában. Ez mindenekelőtt a digitális naptárra vonatkozik, amelynek kinevezéseit valós időben továbbítja minden mobileszközre a Microsoft Outlook használatakor.

• Ugyanakkor nem valószínűtlen, hogy a szakmai vagy magánkörnyezetben Excel listában fog találkozókat kapni. Ezeket például Excel -fájlként elküldheti egy ügyfél vagy szállító egy projekt részeként. Ahelyett, hogy kézzel továbbítaná vagy kinyomtatná az adatokat és információkat az Outlook programban, a találkozókat néhány lépésben Excelben készítheti el, így azok automatikusan átkerülnek az Outlook naptárába. Az importálás előtt a következő lehetőségek közül választhat:
• személyes naptárban vagy
• el kell menteni egy csoportnaptárba, amelyet több csapattag használ.

Az Excel -találkozók átvitele az Outlook naptárba - 3 egyszerű lépés az Excelben

A Microsoft Excel és a Microsoft Outlook régebbi verzióiban egy Excel fájl közvetlenül az Outlookba volt olvasható. A jelenlegi verziók, például az Outlook 365 vagy az Outlook 2022-2023 nem tudják importálni az Excel fájlokat. Emiatt a fájlt előre CSV formátumba kell konvertálni az Excelben.

Ha találkozókat szeretne importálni az Excelből az Outlook naptárába, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Első lépésben adja meg a megbeszélések listáját, ha lehetséges, az oszlopcímeket, amelyek az Excel találkozóihoz vannak megadva. Többek között a következők alkalmasak:

   Tárgy, Kezdés be, Kezdete, Vége, Egész napos esemény, Emlékeztető be / ki, Emlékeztető itt, Emlékeztető itt, Hely és más mezőnevek.

   A Microsoft Outlook új találkozóinak nevét használhatja útmutatóként az oszlopfejlécekhez.

   

2. A következő lépésben mentse az Excel -munkafüzetet CSV -fájlként (elválasztóval elválasztva), és zárja be.

3. A mentés után a CSV -fájlt pontosvessző választja el. Azonban az Outlook importálásához vesszővel elválasztott fájlt igényel. A karakterek cseréjéhez nyissa meg a létrehozott CSV -fájlt a Windows 10 szerkesztőben, és cserélje le a pontosvesszőt vesszővel a EDIT - REPLACE alatt.

   

4. Ezután mentse el a fájlt ugyanazon fájlnév alatt, és váltson Microsoft Outlookra.

Excel adatok importálása a Microsoft Outlookba - amit tudnia kell

A Microsoft Outlook megnyitása után kövesse az alábbi lépéseket az adatok Excelből történő importálásához.

1. Aktiválja a választott naptárat.

2. Hívja meg az IMPORT / EXPORT parancsot a FILE menüben.

3. Az importálás / exportálás varázslóban válassza ki az IMPORT EGYÉB PROGRAMBÓL VAGY FÁJLOKBÓL bejegyzést, és kattintson a KÖVETKEZŐ gombra.

   

4. A következő ablakban válassza ki az „Értékek vesszővel elválasztva” bejegyzést, majd kattintson a KÖVETKEZŐ gombra.

   

5. Az IMPORT FÁJL ablakban kattintson a BROWSE (Tallózás) gombra, és válassza ki a találkozó fájlt.

   

6. A lehetőségek közül el kell döntenie:

   • Hogy a meglévő bejegyzéseket le kell -e cserélni az importált naptárbejegyzésekkel,
   • Függetlenül attól, hogy az ütközés dátumait kétszer vagy
   • Nem kell -e bármikor másolatot importálni.

   A NEXT gombra kattintva kiválaszthatja a kívánt naptárat célmappának.

7. A következő lépésben meg kell kérdezni, hogy a tartományként megadott találkozókat importálni kell -e. A FINISH gombra kattintva a találkozók automatikusan hozzáadódnak a naptárhoz.

   

8. A találkozókat az importálás után megtalálja az Outlook naptárában.

   

Fontos: Annak érdekében, hogy a naptáradatok Microsoft Excelből történő importálása zökkenőmentesen működjön, elengedhetetlen, hogy a mezőadatokat helyesen adja meg. Adatok esetén ez azt jelenti, hogy a DD.MM.YYYY formátumot kell kiválasztani. Legalább az időpontokat HH: MM formátumban kell megadni, hogy a Microsoft Outlook le tudja olvasni azokat. Lehetőség van kategóriák megadására is. Felhívjuk figyelmét, hogy találkozónként csak egy kategória kerül át.

Ha saját mezőneveket használ, a Microsoft Outlook kéri, hogy manuálisan rendelje hozzá a mezőket az importálás előtt.

Excel -találkozók átvitele az Outlook naptárba - eljárás az Office 2010 -ig

Az Outlook naptárbejegyzéseinek Excel fájlokból történő importálásához kövesse az alábbi lépéseket az Office 2010 vagy régebbi verziókig:

1. Adja meg a találkozási listának a következő oszlopcímeket (idézőjelek nélkül): "Kezdő dátum, tárgy, kezdő dátum, befejező dátum, kategória, hely és egész napos esemény.

2. Mindenesetre ügyeljen arra, hogy a nevek szóköz nélkül legyenek írva. Ez azért fontos, hogy az Outlook a későbbiekben helyesen tudja olvasni az adatokat.

3. Írja be a konkrét találkozási adatokat az e címsor alatti sorokba, vagy másolja át őket egy másik táblázatból.

4. Jelölje ki a találkozók listáját az első cellától az utolsóig.

5. Írjon be bármilyen nevet a Név mezőbe, például "Találkozók" (ismét idézőjelek nélkül). A névmező a szerkesztési sor bal oldalán található, az alábbi ábrán látható módon:

   

6. Erősítse meg a név bevitelét az Enter gombbal.

7. Az utolsó lépésben mentse el a munkafüzetet, és zárja be a Microsoft Excel programot. Ezután nyissa meg a Microsoft Outlook programot.

A naptárbejegyzések importálása a Microsoft Outlook programba

A naptárbejegyzések Microsoft Excelből történő importálása hasonló a Microsoft Outlook jelenlegi verziójához. Az Outlook 365 -tel ellentétben az Outlook régebbi verzióiban lehetőség van közvetlenül Excel fájlba olvasni. A köztes lépés a CSV -fájlon keresztül nem szükséges. Az adatok a következőképpen olvashatók le:

1. Első lépésben aktiválja a kívánt naptárat.

2. Hívja meg az IMPORT / EXPORT parancsot a FILE menüben. Az importálás / exportálás varázslóban válassza ki az IMPORT FRANGE PROGRAMS AND OR FILES bejegyzést, majd kattintson a KÖVETKEZŐ gombra.

3. A következő ablakban válassza a MICROSOFT-EXCEL elemet, majd kattintson a KÖVETKEZŐ gombra.

4. Az IMPORT FÁJL ablakban kattintson a BROWSE (Tallózás) gombra, és válassza ki a találkozó fájlt.

5. A beállításokban eldönti, hogy a meglévő bejegyzéseket le kell -e cserélni az importált elemekkel, be kell -e adni az ismétlődő találkozókat, vagy nem kell -e importálni a másolatokat.

6. A NEXT gombra kattintva kiválaszthatja a naptárát célmappának. A következő és utolsó lépésben a rendszer megkérdezi, hogy a tartományként megadott találkozókat importálni kell -e. A FINISH gombra kattintva a találkozók felkerülnek a naptárba.

Következtetés: Könnyű importálni adatokat az Excelből az Outlookba

Ahelyett, hogy találkozókat írna be Excelből a Microsoft Outlookba, a naptárbejegyzéseket néhány lépésben automatikusan exportálhatja és importálhatja.

A régebbi Office verziókban lehetőség van Excel fájlok importálására közvetlenül az Outlookba. A jelenlegi verziókban az importálás csak vesszővel elválasztott CSV-fájlon keresztül lehetséges. A Microsoft Outlook importálási varázsló végigvezeti a felhasználókat az importálási folyamaton. Ily módon néhány perc alatt automatikusan integrálhat egy vagy több találkozót a Microsoft Outlook naptárába, vagy használhat csoportnaptárat.

GYIK

Mi a különbség a CSV -fájl és az Excel -fájl között?

Az Excel fájlok az adott Excel formátumot képviselik, és a Microsoft Excel és más kompatibilis programok olvashatják. A CSV a vesszővel elválasztott értékeket jelenti, és olyan fájlformátumot is jelöl, amelyben az adatokat vesszővel vagy pontosvesszővel választják el. A fájlnév kiterjesztése .csv. A CSV fájlokat nagyfokú kompatibilitás jellemzi, ezért különböző számítógépes programok és operációs rendszerek között használhatók.

Milyen funkciói vannak az importálási varázslónak a Microsoft Outlook programban?

A Microsoft Outlook különböző fájlformátumok feldolgozására és importálására készült. Az Outlook rendelkezik importálási / exportálási asszisztenssel ehhez a funkcióhoz. Ez többek között leegyszerűsíti a CSV- vagy VCF -fájlok más programokból vagy operációs rendszerekből történő importálását. A varázsló automatikusan végigvezeti a felhasználókat egy lekérdezésen, majd importálja vagy exportálja a szükséges információkat.