A terepi funkciók egyszerűsítik a Microsoft Word napi munkáját

A Word kézi funkcióinak professzionális és hatékony használata

Minél professzionálisabban és intenzívebben használják a Microsoft Word -t, annál nagyobbak a követelmények a szövegszerkesztő programmal szemben. A használati idő növekedésével a Word legtöbb felhasználója egyre több szoftvert használ, és tudja, például:

• Hogyan készítsünk listákat több elemből
• A Word nagybetűinek megjelenítése a sor elején elnyomja vagy
• Tartalomjegyzéket és hivatkozásokat szúr be a dokumentumba.

Bár a napi munkafolyamatok nagy része hatékonyan van megtervezve, és képletekkel vagy függvényekkel van ellátva, vannak más feladatok is, amelyeket továbbra is manuálisan végeznek a Microsoft Word professzionális felhasználói számára. Az egyik példa az aktuális dátum beszúrása egy levélbe, ami sok esetben manuálisan történik. Érdemes vállalni, hogy a Word funkcióit a lehető legjobban kihasználja a hatékony és megoldásorientált működés érdekében.

Hogyan lehet hatékonyabban beilleszteni a dátumot?

Például használja a jól ismert "ALT + Shift + D" billentyűkombinációt a dátum automatikus beágyazásához. Alternatív megoldásként lépjen az "INSERT" fülre" a menüben "SZÖVEG" (Word 365, 2010 és 2007) vagy az "INSERT" menüben (Word 2003, 2002 / XP és 2000). Ebben az esetben a "Dátum és idő beszúrása" funkció elvégzi a munkát.

Használjon mezőfunkciókat a Microsoft Word programban - ez így működik

Az INSERT lapon vagy az INSERT menüben, a Word 2003, 2002 / XP és 2000 verzióiban tárolt számos parancs segítségével automatikusan frissített információkat és adatokat illeszthet be a szövegbe. A „mezőfüggvényekre” rövid formában, a Wordben „mezőkre” hivatkozunk. A mezők feladata rendszer- vagy dokumentumtulajdonságok beszúrása egy szövegbe, amely folyamatosan frissíthető.

Ezzel az eljárással nemcsak hatékonyabban dolgozhat a Microsoft Word alkalmazással, és elkerülheti a tipikus hibákat a kézi bevitellel. Lehetőség van arra is, hogy a mezőket rugalmasabbá és dinamikusabbá tegye. Ilyen módon például reagálhat a tartalomjegyzéket alkotó címsorok változására.

Mezőfüggvények beszúrása és szerkesztése

A Word 365 -ben, 2010 -ben és 2007 -ben a "SZÖVEG" menüterület "INSERT" fülén, a "QUICK BLOCKS" gombon és a "FIELD" parancson belül beszúrhat mezőfunkciókat.

A Word 2003, 2002 / XP és 2000 -ben az "INSERT" menü és a "FIELD" parancs segítségével jut el a rendeltetési helyre. Minden Word verzióban megjelenik egy párbeszédpanel, amelyben kiválaszthatja a kívánt mezőfunkciót és alkalmazhatja azt a szövegére.

Ezenkívül a Microsoft Word fedélzeti terepi funkciói egy másik hozzáadott értékkel is rendelkeznek: a Word bizonyos funkciók meghívásakor automatikusan beilleszt egy mezőfüggvényt is. Ez anélkül történik, hogy külön ki kellene választani.

példa

Például, ha megnyomja az "Alt + Shift + D" billentyűkombinációt, az aktuális dátum mezőfüggvény formájában jelenik meg a kurzor aktuális pozíciójában.

Mezőfunkciók és tartalomjegyzékek

Lehetőség van arra is, hogy tartalomjegyzéket adjon a dokumentumhoz az »Heading 1« - »Heading 9« stílusok alapján. Ez működik a Microsoft Word 365 -ben a "REFERENCES" lapon.

A Word 2010 -ben és 2007 -ben használja a "REFERENCES" fület és a "TARTALOMJEGYZÉK" menücsoportot, valamint a "TARTALOMJEGYZŐ" gombot. A Word 2003, 2002 / XP és 2000 -ben az "INSERT" menü és a "(REFERENCE) -INDEX AND DIRECTORIES" parancs segítségével jut el a megfelelő területre.

Azt is szeretné, ha az automatikus oldalszámok megjelennének a láblécben? A Word ebben az esetben is mezőfüggvényt használ.

A terepi funkciók manuális használata - nincs probléma a billentyűkombinációval

A mezőfüggvények menüvezérelt beillesztése mellett manuálisan is megadhatja azokat. Ehhez használja a "CTRL + F9" billentyűkombinációt. Ezzel a billentyűkombinációval új, üres mező funkciót szúrhat be. Az így megjelenő göndör zárójelek párja (nem tévesztendő össze az AltGr + 7 vagy AltGr + 0 göndör zárójelekkel, amelyek majdnem egyenértékűnek tűnnek) ezután kitölthetők a kívánt paranccsal. A párbeszédpanel zárójelében megtekintheti, hogy mely parancsok lehetségesek.

Gyakorlati példák a terepi funkciók meghibásodásmentes használatára

Az alábbiakban áttekintjük azokat a fontos terepi funkciókat, amelyek a gyakorlatban különösen megkönnyítik a munkát:

Dátum, CreateDate

A »{Dátum}« gombbal a Word beszúrja a számítógép rendszerdátumát a kurzor aktuális pozíciójába. A formátum meghatározásához használhatja a »\ @« paramétert. A »{CreatDate}« mezőfunkció beilleszti a dokumentum létrehozásának dátumát, és a »{Dátum}« -tól eltérően ezután nem változik. Ezért a »{CreatDate}« -t kell használni a dokumentumsablonokban, amelyek alapján új dokumentumokat hoz létre. Ezután a létrehozás dátuma automatikusan állandóan be van állítva minden új dokumentumban.

Dinamikusan szeretne hivatkozni a fejlécben található "1. címsor" tartalmára. A hivatkozást automatikusan kell generálni, anélkül, hogy minden fejezetben szakaszszakadással és új fejléccel kellene kezdeni?

A »{StyleRef}« mezőfunkció megoldást kínál: A »{StyleRef» 1. címsor «\ * MERGEFORMAT}« segítségével a »Heading 1« stíluslappal formázott szöveg tartalmára hivatkozik. Ha ez megváltozik, a fejléc tartalma megváltozik az aktuális oldalon. Ha a »Heading 1« formátum sablont többször használják egy oldalon, akkor az első előfordulás mindig megjelenik a fejlécben. A »\ * MERGEFORMAT« kiegészítés biztosítja, hogy csak a szöveg kerüljön felhasználásra, és ne az »1. címsor« formázása. A beírt szöveg a fejléc stílusának megfelelően van formázva.

Oldal, NumPages

Használja a »{Oldal}« mezőfunkciót az aktuális oldalszám beszúrásához. A »{NumPages}« mezőfunkció jelzi a dokumentum oldalainak számát. Például használhatja a {NumPages} oldal „Seite {Page}” oldalát az aktuális és az összes oldalszámra való hivatkozáshoz. Ha elhelyezi a (beágyazott) mezőfüggvényt »{HA {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}« a dokumentum első oldalának láblécében, az oldalszám információ csak akkor jelenik meg, ha a dokumentum egyik oldala hosszabb.

Ref

Többször is szüksége van egy bizonyos megjegyzésre vagy hivatkozásra egy bekezdésre a dokumentumban, és csak egyszer szeretné megadni? Ebben az esetben elegendő egyszer a hivatkozott szövegre hivatkozni. Ebben az esetben rendeljen könyvjelzőt a szöveghez. Ez a Word különböző verzióiban a következőképpen működik:

• Word 365: lap INSERT - Menü terület BAL - gomb SZÖVEGMÁRKA

• Word 2010 és 2007: lap INSERT - Menüterület HYPERLINKS - gomb SZÖVEGMÁRKA;
• Word 2003, 2002 / XP és 2000: Menü INSERT - parancs SZÖVEGMÁRKA.

A »{Ref NameDerTextmarke}« mezőfunkcióval bármikor hivatkozhat a könyvjelzővel jelölt szövegre.

Sz

Szüksége van egy sorszámra a dokumentumban a munka lépéseinek azonosításához, amelyet a lehető leghamarabb kezel? Mivel a számok a szöveg közepére kerülnek, nem használható automatikus számozás? A »{Soros számozási név}« mezőfunkció megoldást nyújt. Minden alkalommal, amikor ez a mezőfunkció előfordul, a belső szám eggyel növekszik. A »számozási név« szöveg szabadon választható, és csak egységesnek kell maradnia a számozáson belül. Ha pedig nem eggyel, hanem ötövel szeretne kezdeni, akkor írja be a kezdőértéket a mezőfüggvény első előfordulásakor a »\ r«: »{Soros számozási név \ r 5}« paraméter segítségével.

Összefoglalás, és következtetés:

A Microsoft Word különféle terepi funkciókkal segíthet Önnek abban, hogy hatékonyabbá tegye mindennapi munkáját a szövegszerkesztő programmal. Jól ismert példa az aktuális dátum bevitele billentyűkombináció vagy gomb segítségével az INSERT lapon. További terepi funkciók segítenek a számozás szövegbe ágyazásában és frissítésében, vagy tartalomjegyzékek professzionális létrehozásában.

Minden terepi funkció közös abban, hogy egyszerűsíti az ismétlődő tevékenységeket. Segítenek kiküszöbölni a felesleges munkalépések során előforduló gondatlan hibákat is. Értelmes és célszerű megismerkedni a Microsoft Word fedélzeti terepi funkcióival és használni azokat. Ez az eljárás időt takarít meg a szövegek és levelezések kialakításában, növeli a megbízhatóságot és hatékonyan elkerülheti a hibákat.

GYIK

Mit tesz egy mezőfüggvény a Microsoft Word programban?

A Word mezői helyőrző funkcióval rendelkeznek. Automatikusan használhatók az aktuális dátum vagy oldalszám beszúrására a szövegbe. Vannak olyan funkciók is, amelyek bonyolult számításokhoz használhatók.

Hogyan illeszthetek be mezőkódot a szövegbe?

Mezőkódot is beilleszthet a Microsoft Word szövegébe néhány lépésben. Első lépésként nyisson meg egy Word dokumentumot, és navigáljon a dokumentum azon pontjához, ahol a funkciót be kell ágyazni. A SZÖVEG menüterület INSERT lapján megtalálhatja a mező beillesztésének lehetőségét a SEARCH QUICK BLOCK menüpontban. Határozza meg a funkciót, és helyezze be.

Hogyan tudom hatékonyan beszúrni az aktuális dátumot a Word dokumentumomba?

A leggyorsabb és legegyszerűbb módja az aktuális dátum Wordbe való beillesztésének az "Alt + Shift + D" billentyűparancs használatával. A gombok megnyomása után az aktuális dátum megjelenik a szövegben.