Az Outlook naptár használata találkozókhoz és feladatokhoz

Az összes funkció áttekintése

Legyen szó szakmai vagy magán találkozókról - szinte mindenki napi rendszerességgel foglalkozik önmagával és személyes környezetével. Ezért minden szakmai találkozó tervezésénél a naptár, például az Outlook naptár áll a középpontban. Az Outlook megnyitása után kattintson duplán az egérgombra, és több ikont talál a bal alsó programterületen. Az Outlook naptárikonja közvetlenül az e-mailek ikonja mellett található.

A naptár mellett érdemes feljegyezni az Outlook fontos feladatait, és átdolgozni azokat. Erre alkalmas az a feladatterület, amely ikonként van elrendezve az Outlook 365 címjegyzéke mellett.

Az Outlook felhasználók, akik ismerik és elsajátítják a "Naptár és feladatok" funkciók lehetőségeit, hatékonyabban és célzottabban dolgoznak és terveznek. A naptár és a feladatok mellett a felhasználók értékelik az Outlook keresési funkcióját is. Például az Outlook lehetőséget kínál arra, hogy egyszerre találjon találkozókat és e-maileket. Ez a lehetőség különösen hasznos és praktikus az Outlook üzleti célokra történő használatakor, mivel hatékonyan támogatja az irodai munkavégzést.

Szervezze meg a találkozókat professzionálisan - könnyedén lehetséges az Outlook segítségével

Az Outlook naptára alapvetően magától értetődő és felhasználóbarát. Új találkozó beállítása mindössze néhány kattintással lehetséges. Ezen kívül számos trükk és kipróbált segítség nyújt segítséget a találkozók hatékony és gazdaságos beírásához. Például lehetőség van a meglévő találkozók bejegyzéseinek másolására, hogy megkönnyítse az új találkozók megadását. A fontos találkozót tartalmazó e-mail „Naptár” vagy „Feladat” gombra történő húzásának eljárása szintén gyakorlatorientált. Ily módon létrehozhat egy találkozót vagy egy új feladatot, és emlékeztetőként azonnal kéznél tarthatja az e-mail tartalmát. A feladatok egérrel megbeszélésekké alakítása hatékony és értékes időt takarít meg.

A következő szövegben a feladatok megszervezéséről olvashat: A feladatok kategóriák szerinti rendezése

Hatékonysági tipp:

Mivel minden Office -program hálózatba van kötve, bármikor lehetősége van találkozókat vagy feladatokat létrehozni a Wordből és az Excelből közvetlenül az Outlook programban. Ehhez beilleszthet egy gombot a Microsoft Word vagy az Excel programba, és egy kattintással átviheti a feladatot vagy a találkozót az Outlookba.

Ebben a cikkben elolvashatja, hogyan hozhat létre feladatokat a Wordből.

Az Outlook naptár nagy előnye, hogy képes megbeszéléseket koordinálni másokkal anélkül, hogy megosztott naptárat kellene használni. Ehhez a „Találkozó kérése” fül áll rendelkezésre az Outlook programban. Az értekezlet -összehívásokat az Outlook automatikusan elfogadja. Ha a kért időpont nem szerepel a naptárban, a rendszer megerősíti a kérést. Alternatív megoldásként beállíthatja azt is, hogy minden értekezleti kérelmet manuálisan kell feldolgozni és elfogadni.

A hosszú távú személyes vagy digitális kommunikáció helyett a találkozókat néhány kattintással össze lehet hangolni ezzel az eljárással. Alternatív megoldásként az Outlook felhasználóknak lehetőségük van arra is, hogy egyéni találkozókat küldjenek iCalendar fájlként. Ebben az esetben a címzett megtartja a naptár feletti ellenőrzést. Szükség esetén importálhatja a kinevezési kérelmet és a jegyzetet az Outlookba. Az exportálás iCalendar fájlként hasznos lehet például olyan személyek számára, akiket a feladó személyesen nem ismer. Ha az Outlook -felhasználóknak ritkán kell egyeztetniük a találkozókat másokkal, akkor célszerű egyedi találkozókat vagy részleteket küldeni a naptárból anélkül, hogy konkrét találkozási kérelmeket kérnének. A naptár vagy a naptárrészletek megosztása és a találkozók naprakészen tartása felhasználóbarát az Outlook alkalmazásban, és kis erőfeszítéssel elvégezhető.

A találkozókat színesen jelölje meg, mozgassa vagy törölje

A találkozók, feladatok és e -mailek szorosan kapcsolódnak az Outlook -hoz. Emiatt az Outlook 2007 verziója lehetőséget kínál arra, hogy a fontos e-maileket különböző színű zászlókkal jelölje meg a beérkező levelek mappájában, és nyomon követheti az egeret. A színkódoláson kívül az Outlook emlékeztethet egy üzenethez kapcsolódó feladatra.

A találkozókat kattintás nélkül is könnyedén áthelyezheti szövegbevitel vagy az egérrel való húzással. Ez ugyanabban a naptári területen és más hetek, hónapok vagy évek dátumnavigátorán keresztül is lehetséges. A Microsoft Outlook ezután automatikusan beállítja a dátumot és fenntartja az időt. Az is lehetséges, hogy több megbeszélést egy kattintással áthelyez egy másik napra, például ha beteg vagy nem tud dolgozni egy munkanapon. Az ismétlődő találkozók néhány egyszerű lépéssel eltávolíthatók a parancsonkénti billentyűkombináció használatával.

Bizonyos esetekben fontos lehet a találkozók teljes törlése egy bizonyos dátum előtt. Ez például akkor hasznos, ha átvesz egy naptárat egy kollégától, és már nincs szüksége a régi megbeszéléseire. Egy bizonyos időpont előtt törölheti az összes találkozót az Outlook naptárából, ha átvált a táblázatos találkozó nézetre. Ebben a nézetben lehetősége van a találkozók dátum szerinti rendezésére és törlésére.

A különböző naptárnézetek megjelenítése az Outlook naptárban szintén gyakorlatorientált. Naptári nézetet jeleníthet meg naponta, egy egész hétre vagy a munkahétre, vagy egy egész hónapra.

Találkozókat Outlookon keresztül is küldhet. Ennek működéséről ebben a cikkben olvashat: Találkozók küldése

A régebbi Outlook -verziókban, például az Outlook 2007 -ben, a részletek nézettségének megjelenítése is lehetséges a havi nézetben. Ez a funkció három megtekintési lehetőséget kínál:

• "Alacsony",
• "Közepes" és
• "Magas".

Az "Alacsony" opció automatikusan előre be van állítva. Ha nem találja a megfelelő találkozókat az Outlookban a havi nézetben, akkor ennek oka lehet a részletek sűrűsége. Az Outlook alapvetően különböző és speciális nézetbeállításokat kínál a találkozókhoz. Többek között lehetőség van a jelenlegi, fontos jövő, vagy alternatív módon a múltbeli találkozók megjelenítésére.

Ismétlődő ismétlődő találkozók - az Outlook fontos funkciója

Az egyszeri találkozók mellett számos ismétlődő találkozó van, amelyeket hetente, havonta vagy évente ismételnek meg. Ahelyett, hogy minden találkozót kézzel adna meg az Outlook -ban, az ismétlődő találkozók megadása időt takarít meg. Ezenkívül biztonságot nyújt az Outlook felhasználóknak, hogy ne maradjanak le az alapvető találkozókról. Ismétlődő találkozót határozhat meg az Outlook programban közvetlenül az „Új találkozó” lapon a „Sorozat típusa” gomb segítségével. Emlékeztetőt valósíthat meg az Outlook -ban minden találkozóra.

A sorozat találkozók kiválaszthatók és megadhatók a párbeszédablakban. Probléma merült fel a munkanapok kiválasztásával az Outlook régebbi verzióiban. Ezt a problémát az Outlook jelenlegi verziójában megoldottuk, így alapvetően bármilyen kombináció lehetséges soros találkozásként.

Ha a találkozók teljes sorozatát szeretné szerkeszteni vagy törölni, ez is gond nélkül lehetséges. Ha például töröl egy találkozót a találkozók sorozatából, akkor a rendszer egy ablakban tájékoztatja Önt arról, hogy a teljes megbeszéléssorozatot is törölni kell -e. A kiválasztás után kattintson az "OK" gombra a párbeszédpanel bezárásához.

Ez a funkció gyakorlatorientált is, hogy törölni lehessen az egyes találkozókat a találkozók sorozatából. Ha például a társaságban nem került sor heti megbeszélésre, akkor a törölt megbeszélés később törölhető a naptárból anélkül, hogy törölnie kellene a teljes sorozatot, és újra be kellene állítania.

Használja az ALPEN módszert, és professzionalizálja az időgazdálkodást

Sok találkozót kell összehangolnia, és pontosan és szakszerűen meg kell terveznie minden munkanapot vagy magántevékenységet? Ebben az esetben érdemes a jól ismert ALPEN módszert használni, amelyet főként a vezetők használnak, vagy időgazdálkodási szemináriumokon tanítanak. Az ALPEN módszer a jól átgondolt időgazdálkodás módszertanát írja le. Az ismert szerző, Lothar J. Seiwert alapította. Az ALPEN módszer azon a feltételezésen alapul, hogy elegendő minden nap néhány percet írott napi terv elkészítésére fordítani. Ez az ALPEN módszer szerint működik az alábbiak szerint:

1. Írja le a feladatokat, találkozókat és tevékenységeket.

2. Becsülje meg a tevékenységek hosszát.

3. Tervezze meg a pufferidőket.

4. Hozzon döntéseket aznapra.

5. Követés és alkalmazkodás

Az ALPEN módszert hatékonyan támogathatja az Outlook naptára, a feladatterület vagy az "Outlook Today" nézet.

Gondosan rendszerezze a feladatokat az Outlook programban: ez így működik

A feladatok általában abban különböznek a kinevezésektől, hogy nincs kezdő dátumuk. Egy feladatban a tevékenység vagy a cél áll a középpontban. Összefoglalva, a találkozók egyértelműen meghatározott kezdő és célponthoz vannak kötve. Ezzel szemben a határidő a feladatok szempontjából meghatározó. Ha a feladatot kifejezetten elvégezték, nincs meghatározva.

Egy kattintással új feladatokat hozhat létre az Outlook programban a "Feladatok" lapon. Megjelenik egy szalag, ahol kezelheti, nyomon követheti vagy áthelyezheti a feladatokat.

Az összes releváns feladat jobb tájékozódása és áttekinthetősége érdekében az Outlookban választhat,

• A befejezett feladatok elrejtése az Outlook programban
• hogy csak azokat a feladatokat jelenítse meg, amelyeket az Outlook már befejezett.
• A befejezett feladatokat teljesen törölheti az Outlookból.

Ehhez válassza a „Feladatok” alatt a „Befejezett feladatok” lehetőséget. Ekkor megjelenik az összes elvégzett feladat. Ezeket egyszerűen törölheti a billentyűkombinációval vagy a CTRL + A paranccsal. Az Outlook lehetőséget ad egy adott feladatnézet megjelenítésére és mentésére is.

Kövesse nyomon a feladatokat és nyomtassa ki a feladatlistát

Minden feladat nyomon követése elengedhetetlen. Ezért van értelme a feladattervezőben a rendelkezésre álló oszlopok szerint rendezni a feladatokat. Alternatív megoldásként lehetősége van a feladatok szabad elrendezésére és a meghatározott ikonok megjelenítésére a tálcán. A feladatterület kiterjedt megjelenítési lehetőségei garantálják, hogy egy pillanat alatt meg tudja különböztetni a fontos és kevésbé releváns feladatokat. A feladatok sorrendjét úgy határozhatja meg, hogy számozza őket, és külön oszlopot tartalmaz a számokhoz. Egyidejűleg feldolgozhatja az összesített feladatait egy feladatlistába, megjelenítheti, megnyithatja vagy kinyomtathatja a heti naptárral együtt.

Feladatok átruházása és szűrése - különösen hasznos a szakmai területen

Ha nem személyesen kezeli az összes feladatot, akkor automatikusan kérhet állapotjelentéseket. Az automatizált állapotinformációk áttekintést nyújtanak a feladat befejezési szintjéről. Ez a lehetőség különösen fontos szakmai környezetben, amikor a vonatkozó feladatokat átruházzák. A már delegált feladatok bármikor átruházhatók egy másik alkalmazottra. A delegált feladatok állapotjelentésein kívül az Outlook professzionális szűrőfunkcióval rendelkezik a feladatokhoz. Ezzel szűrheti a feladatokat meghatározott feltételek szerint. Többek között konkrétan lehetséges:

• Tekintse meg az adott munkavállalóhoz rendelt összes feladatot
• Akiknek meghatározott esedékességük van, ill
• meghatározott bejegyzéssel rendelkezik a tárgyban.

A feladatok a drag & drop segítségével is átalakíthatók megbeszéléssé anélkül, hogy újra létre kellene hozni őket.

Tipp:

Speciális Outlook -sablonok használatával gyorsan létrehozhat találkozókat vagy feladatokat, amelyek alapvetően azonos szerkezetűek. Ily módon sok időt takaríthat meg, kiküszöbölheti az elbocsátásokat, és hatékonyan megtervezheti a találkozókat és feladatokat.

Az Outlook 2007-től az archívumba már áthelyezett feladatok továbbra is láthatók, ha megjelölték a nyomon követésre. Azok a felhasználók, akik sok feladatot kezelnek az Outlook programban, értékelik ezt a lehetőséget. Értékes, ha emlékeztet az archív mappában tárolt feladatokra, e-mailekre és találkozókra.

Az Outlook 2003 felhasználóknak különleges lehetőségeik vannak a feladatok és találkozók megjelenítésére vonatkozóan. Megjelenítheti a teendők listáját a naptárban. Ily módon egyszerre figyelemmel kísérheti a találkozókat és a feladatokat. Más Outlook verziók felhasználói a nézetbeállítások segítségével meghatározhatják, hogy az Outlook mely területei jelenjenek meg.

Szoftver tipp:

Szeretné látni Outlook feladatait, napirendjét és naptárát az asztalon az Outlook megnyitása nélkül? Ebben az esetben használhatja az ingyenes DeskTask programot. A DeskTask Windows 10 alatt fut, és az Outlook összes ismert verziójával használható.

Következtetés: tökéletesen megszervezi a találkozókat és feladatokat az Outlook programban

A Microsoft Outlook segítségével összetett és átgondolt szoftveralkalmazást kap, amely tökéletesen megszervezi a találkozókat és a feladatokat. Az Outlook különböző lehetőségeket kínál a találkozók, találkozókérések és ismétlődő találkozók végrehajtására. Ezenkívül a naptár nézetek testreszabhatók. A találkozókat csak néhány kattintással lehet megosztani vagy feladatokká alakítani. A felelősségi terület különösen értékes, ha a szakmai vagy a magánszektor különböző tevékenységeit és követelményeit ésszerűen kell irányítani. Felhasználóbarát felépítésének köszönhetően az Outlook hozzájárul a professzionálisan megszervezett naptárhoz.