Szöveg és gyors részek - A szöveg automatizálása az Outlook programban

Hogyan lehet a legjobban dolgozni a gyors alkatrészekkel az Outlook programban?

Az Outlook e-maileinek koncepciójának nem kell minden esetben egyedinek lennie. A szakmai és privát környezetben folyamatosan terveznek hasonló vagy összehasonlítható e-maileket. Például az ajánlatot kísérő e -mail általában analóg szöveges összetevőket tartalmaz. A megkeresésre adott válasz szintén nem specifikus, és meg kell változtatni a számokat vagy legfeljebb a terméket. A levelek fogalmának hasonlósága alapvetően ésszerű, és olyan előnyöket tartalmaz, amelyeket nem szabad alábecsülni. Ez akkor érhető el, ha többet dolgozik előre gyártott szöveges modulokkal. Az Outlook 365 jelenlegi verziójában a szöveges modulok és azok funkciói gyorsmodulként állnak rendelkezésre, amelyek különböznek a többi programtól és az Outlook verziótól.

Videó bemutató: Szöveges modulok létrehozása és használata az Outlook programban

Gyors alkatrész létrehozása az Outlook programban - 5 alapvető lépés az automatizáláshoz

Gyors összetevőt tervezhet a Microsoft Outlook programban pillanatok alatt:

1. Nyisson meg egy új levelet a „Fájl” lapon. A következő lépésben írjon egy konkrét szöveget, amelyet gyors részként szeretne menteni.

2. Válassza ki a szöveget a Microsoft Outlook programban, és másolja azt. Ehhez használja a Ctrl + C billentyűkombinációt parancsikonként vagy parancsikonként.

   

3. A következő lépésben, miközben a szöveg továbbra is meg van jelölve, navigáljon a „Beszúrás” fülre, és váltson a „Szöveg” menüre.

   

4. A "Gyors alkatrészek" gombra kattintva egy új kiválasztási ablak nyílik meg, amelyben "Mentheti a választását a gyorsalkatrész -katalógusban".

   

5. Miután rákattintott a "Kijelölés mentése a gyorsalkatrész -katalógusban" gombra, egy másik opcióablak nyílik meg. Itt lehetősége van további információkat adni a szöveges modulról.

   

Többek között a következőket teheti:

• Rendeljen értelmes nevet a szöveges modulhoz.
• Válasszon egy kategóriát, vagy hozzon létre egy új kategóriát, például "Ajánlatok" vagy "Szerződés".
• Írjon be egy leírást, hogy tájékoztassa a kollégákat a szöveges modul tartalmáról.
• A beállításokban válassza ki, hogyan kell a szöveget gyors részként beszúrni.

Az "OK" gombra kattintva elmentheti a gyors részt, és bármikor beszúrhatja azt egy új levélbe.

Szúrjon be egy gyors részt egy e -mailbe - ez így működik

Az új e -mailhez hozzáadott építőelem számos előnnyel jár. Időtakarékos és hatékony szöveges modulok beépítése az e-mailbe. Ezenkívül a kimenő üzenetek tartalmukat és formátumukat tekintve hasonlóak. Ez különösen fontos a szakmai környezetben, egy megkereséssel vagy ajánlattal.

Két lehetősége van egy létrehozott szöveges modul beágyazására egy e -mailbe:

1. alternatíva: helyezzen be egy szöveges modult, például automatikus szöveget

Az "1. szövegmodul" nevű gyors rész automatikusan megjelenik a beillesztési lehetőségként, amint beírja a gyors rész nevének első néhány karakterét a szövegbe.

A "Szöveg" karakterlánc elegendő ahhoz, hogy az Outlook megtalálja a gyors részt. A gyors rész az Enter billentyűre kattintva kerül beillesztésre. Ez sok időt takarít meg az e-mailek kialakításában.

2. alternatíva: A gyorskomponens manuális integrálása

Az automatizált változaton kívül manuálisan is integrálhat egy gyors összetevőt. Ez könnyedén működik, ha új e -mailt nyit meg, és a kurzor segítségével navigál a szöveg azon pontjához, ahová be szeretné illeszteni a szöveget.

A következő lépésben váltson a „Gyors alkatrészek” fülre a „Beszúrás” lapon. Kattintson a menüpontra az összes beszúrható gyors alkatrész megjelenítéséhez.

Miután rákattintott a kívánt gyors összetevőre, megjelenik az e-mail szövegében.

Gyors alkatrészek rendszerezése, szerkesztése és törlése

Idővel elkerülhetetlenné válik, hogy az önállóan tervezett gyors építőelemeket módosítani vagy törölni kell. A szöveg egyes részei, beépített számok vagy százalékok változhatnak. Szöveges modul módosításához vagy törléséhez tegye a következőket:

1. A "Beszúrás" lapon navigáljon a "Gyors alkatrészek" menüponthoz.

2. Nyissa meg a "Gyors alkatrészek" menüt, és kattintson a módosítani kívánt modulra. Egy új kiválasztási menü nyílik meg, amelyben szerkesztheti a szöveges modult.

   

3. Többek között lehetősége van a szövegmodul tulajdonságainak szerkesztésére. Módosíthatja a blokk nevét vagy leírását. A „Szervezés és törlés” alatt a „Szervező modulokhoz” eljut, ahol szerkesztheti az összes tárolt szöveges modult, és szükség esetén törölheti azokat.

   

4. A "Bezárás" gombra kattintva elmenti a személyes szöveges moduljaiban végrehajtott összes módosítást. A szöveges modulok módosítása csak az Outlook újabb verzióiban lehetséges. Az Outlook 2007 -ben vagy 2010 -ben nincs hivatalos módja a gyors alkatrészek utólagos szerkesztésének. Egy olyan trükkel, amelyben a szövegmodult más néven menti el, továbbra is szerkesztheti és módosíthatja.

Összefoglalva, a Gyors alkatrészek és az Autotext funkciók alapvető lehetőségeket tartalmaznak a szövegek létrehozásának részleges automatizálásához. Mindkét funkció használata ideális üzleti levelekhez, amelyekben különleges vagy közös üdvözletet kell használni, például "Kedves". A személyes üdvözletek automatikus szövegként is menthetők.

Hasonló a helyzet a meghívóval, a születésnapi vagy évfordulós ismétlődő kívánságokkal vagy a gyakran ismételt kérdésekkel. A rövidítések és megfogalmazások bármikor gyors építőkövekké alakíthatók. Ily módon az aláírások beágyazhatók a tényleges aláírás cseréjekor is. A betűkhez és az üzleti levelekhez, amelyeket szóról szóra kell írni, van egy modul is.

Az Outlook gyors alkatrész -funkcióján kívül a vállalatok és üzletemberek a Text Expander from Smile termelékenységi eszközt használják. Ezzel a fizetős alkalmazással az üzleti levelek és e -mailek tovább professzionalizálhatók az Autotext tekintetében. A Text Expander segítségével Windows és Mac rendszeren is dolgozhat.

Tipp:

Annak érdekében, hogy mindig áttekintést kapjon a gyors építőelemekről, ésszerű és gyakorlatorientált, hogy érthető kategóriákba rendezze őket.

Következtetés

Gyors alkatrészek létrehozása a Microsoft Outlook programban nem nehéz. Egy új blokkot 5 egyszerű lépésben menthet. Az érthető kategóriák kiosztása, a világos modulnevek és a világos leírás fontos a gyors modulok hatékony beépítése érdekében az e-mailekbe. Ez az eljárás az ismétlődő e -mailekhez sok időt takarít meg a koncepció során. Ezenkívül ez az eljárás garantálja, hogy az ajánlatokra vagy a megkeresésekre hasonló választ kapnak és elküldik egymásnak.