Tartalomjegyzék
Telefonos vagy videokonferencia -rendszerrel találkozókat is lehet tartani más városokban vagy országokban tartózkodó emberekkel. Ez utazási költségeket és időt takarít meg. Vannak azonban technikai és kommunikációs kihívások is
A telefonos és videokonferenciák természetesen alkalmasak olyan találkozókra, amelyeken a résztvevők nincsenek egy helyen. További előnyei vannak:
- Rövid időn belül össze lehet hívni.
- Később vagy a megbeszélés egy részéhez hozzáadhat személyeket.
Ezt szem előtt kell tartania telefonos és videokonferenciák esetén
- Technikai teszt (vezető): Vezetőként előzetesen elindítja a rendszert, és a többi résztvevő csatlakozása előtt teszteli, hogy meg van -e a kapcsolat. Ellenkező esetben rögös indulást kockáztat, mert először hangvizsgálatra lehet szükség, vagy módosítani kell a beállításokat.
- Technikai teszt (résztvevők): Kérje meg az összes résztvevőt, hogy előtte végezzen rendszer tesztet. A videórendszerek általában tartalmaznak erre hivatkozást, amelyet elküld a résztvevőknek. Ellenkező esetben az első néhány percet a résztvevők technikai problémáinak megoldásával tölti.
- Bevezetés: Ha szükséges, röviden ismertesse a technológiát: Hogyan beszéljek? Hogyan forduljak fel / le? Hogyan lehet elnémítani a mikrofont / telefont? Milyen lehetőségeim vannak még, pl. B. fájlok feltöltésére vagy saját képernyő megosztására?
- Az interferencia kiküszöbölése: Győződjön meg arról (és a résztvevőkről), hogy nincs háttérzaj. Ez azt jelenti: zárja be az ablakokat, kapcsolja ki a légkondicionálót vagy a nyomtatót, kerülje a visszhangzó szobákat, kapcsolja ki az okostelefont.
- Beszédszünetek: Mutassa be a résztvevőknek, hogy van értelme másoknak hosszabb ideig válaszolni, mint a személyes találkozókon. Ha valaki túl gyorsan kezd beszélni (ahhoz, hogy beszélni tudjon), előfordulhat, hogy az első néhány szó nem érkezik meg (például azért, mert a személy túl későn nyomja meg a beszéd gombot).
- Közvetlen megközelítés: Ha egy adott személyt szeretne megszólítani, akkor név szerint szólítsa meg. Így az illető tudja, hogy szándékuk volt, és nem kell megismételnie a kérdést, mert az illető rájött, hogy túl későn beszél velük.
A konferenciahívások elsajátításának módja
- Név neve: A résztvevők nem látják egymást. Ha a résztvevők még nem ismerik egymást, az első néhány hozzászólásban meg kell adniuk a nevüket. Ellenkező esetben a többiek nem tudják, ki beszél.
- Verbalizáló gesztusok / arckifejezések: A többi fél nem láthatja egymást egy konferenciahívásban. Tehát nem látja a többiek arckifejezéseit és gesztusait sem. Ezért fontos, hogy tisztában legyünk mindennel, amit kifejezni akarunk.
Tippek a videokonferenciák különlegességeihez
- Fejhallgató hangszóró helyett: Ha PC -n videokonferencia van, tájékoztassa a résztvevőket, hogy kapcsolja ki a számítógép hangszóróját, és használjon headsetet. Ellenkező esetben visszhanghatások lépnek fel, amikor a résztvevő megszólal, és hangját a hangszórón keresztül reprodukálja, és a mikrofon felveszi.
- Beszéd moderálása: Bizonyos rendszereknél egyszerre csak egy személy beszélhet; a moderátornak kell megadnia a szót (olvassa el: engedje fel a mikrofont). Ez csodálatos, mert gyorsan kaotikussá válik, ha több résztvevő beszél egymással. Ezenkívül időnként késések is előfordulhatnak, ami bizarr, mert késleltetett kommunikációhoz vezet. Ha a technika lehetővé teszi, hogy egyszerre beszéljen: Nézze meg, hogy a résztvevők kellően fegyelmezettek -e. Ha nem, váltson moderált beszédre.
