A címlisták kezelése a számítógépen praktikus. Néha azonban előnyös, ha kéznél van egy nyomtatott címjegyzék. A különböző megközelítéseknek nem kell kizárniuk egymást.
Csak használja a Word programot, hogy papírra vegye a címét - függetlenül attól, hogy az Outlookba, az Excelbe vagy más adatforrásba mentette őket.
Mindössze annyit kell tennie, hogy használja a levél -összevonási funkciót, és összeállít egy "könyvtárat" vagy "katalógust". Mivel a Word egyes verzióinak levél -összevonási parancsai nagyon eltérőek, itt csak az alapvető eljárások találhatók:
- Hozzon létre egy új Word -dokumentumot, és indítsa el a levél -összevonási funkciót:
A Word 2010, 2007 programban a STARTING MAILINGS-SERIES PRINTING-START SERIES PRINTING,
Word 2003, 2002 / XP rendszerben EXTRAS-BETTERS AND MAILINGS-SERIAL BETTER CREATION vagy SERIAL PRINT ASSISTANT segítségével
vagy Word 2000 -ben EXTRAS SERIES PRINT -el. - Most fontos, hogy az aktuális dokumentumot "könyvtárnak" vagy "katalógusnak" nyilvánítsa:
A Word 2010, 2007 programban válassza a KÖNYVTÁR lehetőséget a FOLYAMATOS NYOMTATÁS INDÍTÁSA gomb menüjében,
a Word 2003, 2002 / XP rendszerben aktiválja a KÖNYVTÁR lehetőséget a SOROZAT NYOMTATÁS feladatterületén
és a Word 2000 programban válassza a KATALÓGUS LÉTREHOZÁSA lehetőséget a levél -összevonási kezelőben. - Ezután folytassa, mint egy normál levél -összevonási dokumentum esetében, egy adatforrás (Excel fájl, Outlook címjegyzék stb.) Csatlakoztatásával, majd a nyomtatott címjegyzék bejegyzéseit tartalmazó levelezőmezők beillesztésével.
A könyvtár / katalógus különlegessége, hogy a Word nem indít új oldalt az adatforrás minden rekordjához. Ehelyett az összes adatrekord közvetlenül egymás alá kerül - csak a nyomtatott címjegyzékhez. Ezt azonban tartsa szem előtt, amikor a levélösszevonási mezőket rendezi a Word dokumentumban.
Ezenkívül üres bekezdést kell hozzáadnia az utolsó körlevél mező alá, hogy az egyes rekordok között legyen szóköz.
Hasznos továbbá a rekordok vezetéknév szerinti rendezése:
A Word 2010, 2007 programban válassza a MAILINGS-CONTINUUUS PRINTING-EDIT RECEIVER LIST elemet, és kattintson a RENDELÉS gombra a megjelenő párbeszédpanelen. Ezután kiválaszthatja a névmezőt első rendezési feltételként.
A Word 2003, 2002 / XP rendszerben lépjen a Levél -összevonás feladatablak „5. lépés a 6 -ból” pontjára, és kattintson a VEVŐLISTA SZERKESZTÉSE elemre. Ezután kattintson a névmező oszlopfejlécére, amely szerint rendezni szeretné.
A Word 2000 programban nyissa meg a SOROZAT NYOMTATÁSKEZELŐT a rendezéshez a KÉRDÉS OPCIÓK gombra kattintva. A következő párbeszédpanelen váltson a RECORDS RENDEZÉS lapra, és adja meg a megfelelő névmezőt rendezési kulcsként. (pbk)
