Ismeri ezt: Ön fontos dokumentumot ír, és eszébe jut valami, amit feladatként szeretne rögzíteni az Outlook programban. Amint az Outlook programban van, tekintse meg gyorsan az e -maileket - és kilép a munkafolyamatból. Wi
Az időgazdálkodás egyik alapszabálya: „Írd le.” Azonnal írd le az ötleteket és a feladatokat, különben elfelejted őket, vagy koncentrációd egy részét a memorizálásra kell fordítanod. Egy papírra vagy egy második Word -dokumentumra való írás egy lehetőség, de ezt követően át kell vinnie a feladatokat az Outlookba, ami további erőfeszítéseket igényel.
A tapasztalat azt mutatja, hogy nem jó ötlet gyorsan az Outlookba ugrani, hogy belépjen a feladatba. És akkor nagy a kockázata annak, hogy „gyorsan” megnézi az e-mail postaládát. Gyakran nem marad a "gyorsan megnézem, hogy Meier kolléga válaszolt -e". Sok irodai dolgozó több e-mailt nyit meg, talán azonnal válaszol rájuk, megnyit egy linkelt webhelyet stb. Amint azt a Microsoft a vizsgálat során megállapította, egy ilyen megszakítás gyorsan akár 15-20 percet is igénybe vehet. És amikor visszatérnek ahhoz a dokumentumhoz, amelyen korábban dolgoztak, gyakran további 5–15 percbe telik, amíg újra fel tudják venni a fonalat. Minél összetettebb gondolatsorral foglalkozott, annál tovább tart, amíg produktív munkát folytathat.
Így könnyebb: hozzáadhat egy gombot a Wordhez, az Excelhez és a többi Office programhoz, amelyek segítségével gyorsan létrehozhat egy feladatot az Outlook programban az adott programból anélkül, hogy át kellene váltania az Outlook ablakba. Más szóval: az ismerős környezetben marad, és csökkenti a figyelemelterelés kockázatát.
Wordben és Excelben a 2003 -as verzióig adja hozzá a gombot Microsoft Office Outlook feladat létrehozása az egyik eszköztárban (csak a PowerPointban és a Publisherben az Office 2007 -ből). Az Office 2007 -ben a megfelelő gombot integrálja a gyorselérési sávba. Az Office 2010 -ben lehetőség van saját lap vagy csoport létrehozására is egy lapon, és a gomb beillesztésére. Az Onenote alapértelmezés szerint egy gombbal rendelkezik az Outlook -feladatokhoz.
Beszúrás gomb a Word / Excel programban 2003 -ig
Adjon hozzá egy ikont a Word és az Excel eszköztárához, amellyel létrehozhat feladatot az Outlook programban a megfelelő programból.
Ezt a következőképpen teheti meg:
- Hívja meg a parancsot Wordben vagy Excelben Eszközök → Testreszabás tovább.
- Nyissa meg a regisztert Parancsok.
- Válassza ki az ablakban Kategóriák az opció Minden megrendelés vége.
- Akkor nézz be az ablakon Parancsok A bejárat TaskCreate (a Wordben) vagy Microsoft Office Outlook feladat létrehozása (Excelben).
- Húzza ezt a bejegyzést az egérrel a Word vagy az Excel eszköztárai egyikére, és dobja el az ikon megjelenési helyén.
- Zárja be a párbeszédpanelt.
Beszúrás gomb az Office 2007 -ben
A Word, az Excel, a Powerpoint és a Publisher 2007 rendszerben csak a gyorselérési sávon telepítheti az ikont. Ehhez a következőképpen járjon el:
- Kattintson a gombra a Word (vagy a kívánt program) gyors elérési sávjában Testreszabhatja a gyors hozzáférési sávot és hívjon További parancsok tovább.
- Alatt Válassza ki a parancsokat választ Parancsok nem a szalagon (Office 2007) vagy Parancsok nincsenek a szalagon (Office 2010).
- A bejegyzés megkereséséhez görgessen lefelé a parancsok betűrendes listáján Microsoft Office Outlook feladat létrehozása.
- Válassza ki ezt a bejegyzést, és kattintson a gombra Hozzáadáshogy hozzáadja az ikont a gyorselérési eszköztárhoz.
- A nyílgombokkal mozgassa a bejegyzést a kívánt pozícióba.
- Ha nem kíván további módosításokat végezni a gyorselérési eszköztáron, zárja be a párbeszédpanelt.
- Ismételje meg az 1–6. Lépést más Office -programoknál is, amelyekből Outlook -feladatokat szeretne létrehozni.
Beszúrás gomb az Office 2010 -ben
A legegyszerűbb módja, ha hozzáadja a gombot a gyorselérési sávhoz, mint az Office 2007 -ben. Alternatív megoldásként az Office jelenlegi verziójában is lehetőség van egy gomb integrálására a menüszalagba. Előbb azonban létre kell hoznia saját lapját vagy csoportját egy meglévő lapon belül.
Feladat létrehozása
Amint rákattint a Word vagy az Excel ikonjára Microsoft Office Outlook feladat létrehozása új feladatablak nyílik meg az Outlook programban - még akkor is, ha az Outlook jelenleg nem fut. Az Outlook a Wordben vagy az Excelben éppen szerkesztett dokumentum nevét adja meg tárgyként; a dokumentum szintén kapcsolódik a feladathoz. Ha a feladatnak semmi köze a dokumentumhoz, amelyen éppen dolgozik, egyszerűen törölje a dokumentum ikont a feladatablakból, és adjon meg egy másik témát.
Ha az éppen megnyitott dokumentumnak még nincs neve a Wordben, megjelenik egy üzenet, amely szerint először el kell mentenie a dokumentumot, mielőtt feladatot hozhat létre belőle. Erősítse meg ezt az üzenetet a gombbal rendben, mentse el a dokumentumot (vagy váltson egy korábban mentett dokumentumra), majd kattintson ismét az ikonra Microsoft Office Outlook feladat létrehozása.
Az Excel viszont nem kéri a mentést, ha egy üres táblázatból az ikonra kattint. Ez akkor is érvényes, ha még nem mentette el a módosításokat az aktuális táblázatban. Ez sem jelent problémát, mert a táblázatból származó adatokat nem a feladattal együtt menti, hanem csak egy linket a táblázathoz.
