Hogyan küldjön professzionálisan PowerPoint prezentációkat

Küldjön prezentációkat rövid időn belül

A prezentáció logikus felépítése és a diák professzionalizálása szövegekkel, grafikákkal, animációkkal és videókkal a PowerPoint legfontosabb célja az előadók számára. A prezentációnak hozzáértéssel kell megérintenie, tájékoztatnia és közvetítenie a tartalmat. Ugyanakkor a prezentáció koncepciója csak akkor értékes, ha a diákat a címzett úgy tudja megtekinteni, ahogyan létrehozták.

Ez könnyen megvalósítható, ha közönség előtt mutatkozik be, vagy olyan video platformon keresztül, mint a Skype vagy a Zoom. A kollégák, üzleti partnerek vagy barátok közvetlenül a prezentációs teremben vagy a virtuális konferenciateremben ülnek. Ebben az esetben minden erőfeszítés nélkül lehetséges a közönség arckifejezéseinek interakciója és értelmezése.

Más a helyzet, amikor a tervezett prezentációt el kell küldeni. Itt az alkotó vagy az előadó nem tudja biztosítani, hogy a diákon lévő összes információt megértsék. Emiatt a tartalom döntő fontosságú. A figyelem felkeltése érdekében elengedhetetlen a közönség és a címzettek célzott megcélzása, és például a további hiperhivatkozásokkal való interakció biztosítása. Ezenkívül kompatibilitási problémák merülhetnek fel az értékes tartalom ellenére. Többek között ezek kapcsolódnak ahhoz a tényhez, hogy a feladó és a címzett különböző PowerPoint verziókat használ, vagy más programot használ a prezentációkhoz, például az Apple Keynote -ját.

Annál is fontosabb, hogy a PowerPoint bemutató vagy az egyes diák küldésekor ügyeljen arra, hogy a diák olvashatóak legyenek és felhívják magukra a figyelmet. A prezentáció küldésekor vagy elküldésekor a PowerPoint számos olyan kipróbált funkciót kínál, amelyekkel minden címzett, műszaki felszereltségétől függetlenül, megértheti és megértheti a PowerPoint prezentáció lényeges információit. A PowerPointban az a lehetőség, hogy elküldés előtt ellenőrizze a prezentációt az esetleges kompatibilitási problémákkal kapcsolatban, praktikus. Ha értesítést kap a kompatibilitási problémákról, ezeket a szállítás előtt el lehet távolítani.

Videó bemutató: Hogyan menthetjük, exportálhatjuk és küldhetjük el a PowerPoint prezentációkat

Hogyan és milyen formátumban lehet a PowerPoint prezentációkat mellékletként küldeni

A kompetenciával létrehozott prezentáció legegyszerűbb és leggyakoribb módja az e -mailhez csatolása. A naponta küldött e -mailek milliárdjai közül sok különböző formátumú prezentációs fájlokat tartalmaz. A PowerPoint a következő fájlformátumokat kínálja az átalakításhoz:

Fájlformátumok	használat
pptx	Standard formátum a PowerPointban a prezentációk mentéséhez.
pptm	Standard formátum a PowerPointban a prezentációk makróval történő mentéséhez.
ppt	Korábbi szabványos formátum a PowerPointban a 97-2003 verzióban. Ez még mindig gyakori fájlformátum, mivel sok vállalat és magánszemély még mindig a PowerPoint régebbi verzióit használja.
xps	Az XPS fájlok az XML Paper Specification fájlformátumban vannak. Ez a PDF (Portable Document Format) formátumhoz hasonló fájlformátum, amelyet a Microsoft fejlesztett ki. Ezt közvetlenül a Microsoft Edge vagy az Internet Explorer programban lehet megnyitni.
potx, potm, pot	Létrehozza a megfelelő formátumú PowerPoint sablonfájlokat.
wmf, jpeg.webp, gif.webp, png, tif, bmp.webp, wmf	A prezentációt a kiválasztott fájlformátumtól függően egyes képekben menti. Ezek a grafikák statikusan megtekinthetők képfeldolgozó szoftverrel.
pdf	A fájlt a jól ismert és világszerte használt PDF fájlformátumban menti. A prezentáció statikusan mentésre kerül, a diaátmenetek vagy az animált GIF.webp -ek nem jelennek meg animálva. Bármilyen eszközről nyitható.
odp	Ha a PowerPoint prezentációt ODP fájlként menti, akkor az nyílt forráskódú szabványban kerül mentésre. Az "OASIS Open Document Format for Office Applications" az ingyenes irodai szoftverek, például az Open Office vagy a LibreOffice segítségével olvasható.

Az említett fájlformátumokon kívül a PowerPoint más speciális fájlformátumokat is kínál, amelyekben diavetítés menthető.

Szakértői tipp:

Ha a prezentációt ppsx kiterjesztésű fájlba menti, a fájl Open XML formátumban kerül mentésre. A ppsx kiterjesztésű fájl küldése a legjobb megoldás, ha nem ismeri a címzett műszaki követelményeit. A fájl elküldése után megnyithatja a fájlt a PowerPoint 2007 -es vagy újabb verziójával vagy a PowerPoint -megtekintővel.

Tipp:

Ha a prezentációfájl nagyon nagy, például PDF formátumban, akkor néhány kattintással megtalálhatja a prezentáció zsírját. Ennek eredményeként csökkentheti a sok memóriát elfoglaló képek méretét, és kicsinyítheti a fájlt.

Diavetítés mentése alternatív fájlformátumban, 5 lépésben

A Microsoft PowerPointban létrehozott diavetítés más formátumban is elmenthető néhány kattintással. Ehhez a következő 5 pont elengedhetetlen:

1. Lépjen a "Fájl> Mentés másként" elemre.

2. Válassza ki a fájl mentési helyét. A PowerPointban például lehetősége van arra, hogy a fájlt az asztalon tárolja, egy felhőszolgáltatónál, például a OneDrive -nál, vagy a személyes dokumentumok mappájában.

3. Ha a kívánt tárolási hely nincs felsorolva, navigáljon a „Tallózás” menüponthoz.

4. Megnyílik egy párbeszédpanel, amelyben megadhatja a tárolási helyet és a fájlformátumot. A fájlformátumot a "Fájltípus" választómező kiválasztásával módosíthatja. Például a prezentációt a szabványos pptx formátum helyett pdf fájlformátumban mentheti.

   

5. Az utolsó lépésben mentse el a fájlt a "Mentés" gombra kattintva. Ha e-mail mellékletként szeretné elküldeni a fájlt, akkor különböző lehetőségek közül választhat:

   • Írjon e -mailt a Microsoft Outlook programban, és csatolja a prezentációt fájlként.
   • Kattintson a jobb gombbal a mentett diavetítésre, és válassza a "Küldés" menüpontot.
   

• Helyezze át a fájlt egy felhőmeghajtóra, például egy üzleti partner megosztott Dropbox -jára, vagy használja a Wetransfer szolgáltatást nagyméretű fájlok küldésére a gigabájtos tartományban.

Bemutatók exportálása közvetlenül a PowerPointból - nem probléma!

Az asztalon vagy más tárolóhelyen létrehozott prezentáció klasszikus mentése, majd elküldése mellett a PowerPoint lehetőséget kínál arra is, hogy a diavetítéseket különböző formátumokban közvetlenül a programból exportálja. Néhány fájlt ideiglenesen tárolnak vagy közvetlenül elküldenek, például a "Küldés a Microsoft Streambe" opcióval. Az exportálás elindításához navigáljon:

1. Lépjen a "Fájl> Exportálás" menüpontra.

2. Az exportálási menüben különböző lehetőségek közül választhat a prezentáció exportálni kívánt fájlformátumához:

Az alábbi lehetőségek közül választhat:

PDF / XPS fájlformátum

Olyan PDF- vagy XPS -fájlba exportálva, amely nem módosítható, és megőrzi a formázást, a betűtípust és a PowerPoint -elrendezést, mint egy kép.

Videó létrehozása

A "Videó létrehozása" alatt kivonhat egy videofájlt a diavetítésből. A párbeszédpanelen kiválaszthatja, hogy a rögzített időszekvenciákat és megjegyzéseket használja -e, valamint a mentendő fájl minőségét. Ezzel egyidejűleg lehetőséget kap a videofájl tömörítésére. A videofájlok előnye, hogy azokat is lejátszhatják, akik nem férnek hozzá a PowerPointhoz, a PPTX -megjelenítőhöz vagy más prezentációs szoftverhez, mert nem rendelkeznek rendszergazdai jogokkal.

Hozzon létre egy animált GIF.webp -et	Az animált GIF.webp olyan funkció, amelyben egy grafikus fájl több egyedi képe kerül mentésre meghatározott sorrendben. A videókhoz hasonlóan mozgóképeket hoznak létre. Ily módon az egyes prezentációs diákat érdekes és élénk módon lehet bemutatni.
Csomag diavetítés CD -hez	Létrehoz egy csomagot, amelyben a diák és a beágyazott elemek egységként kerülnek mentésre, mint egy DVD -re, és bármilyen eszközön lejátszhatók.
Készítsen segédanyagokat	Ezzel a funkcióval egyes diákat vagy a teljes prezentációt elküldheti a Microsoft Word -be. Ott tovább dolgozhatja fel a szövegeket és a jegyzeteket.
Fájltípus módosítása	Egyszerű módja a meglévő fájltípus, például a pptx formátumú prezentáció ppt formátumra történő megváltoztatásának.
Közzététel a Microsoft Streamben	A Microsoft Stream egy fizetős streaming portál, amely lehetővé teszi a prezentációk vagy videók elérését az emberek nagy csoportja számára. A Microsoft Stream ideális például vállalati prezentációkhoz vagy vállalati rendezvényekhez, és a meghívott résztvevők könnyen elérhetik az internetes böngészőn keresztül.

Bemutatók megosztása - egy másik lehetőség a mentésre és a küldésre

Mellett:

• Klasszikus módon mentse el a diavetítést különböző fájlformátumokban is
• Exportálás a Microsoft PowerPointból

A PowerPoint felhasználók is megoszthatnak egy prezentációt.

Ehhez navigáljon a „Fájl” alatti „Megosztás” részhez. Megnyílik egy új ablak, amelyben lehetősége van menteni prezentációját az Ön által választott OneDrive meghajtóra, vagy elküldeni PDF -ben vagy diavetítésként e -mailben.

Alternatív megoldásként egy prezentáció külsőleg is elküldhető vagy menthető a „Release” menüpont segítségével. A címzettek e -mailben, vagy kényelmesen felhőalapú tárolási szolgáltatáson keresztül kapják meg a fájlt.

Következtetés: A PowerPoint -prezentáció elküldéséhez használjon különböző lehetőségeket

Professzionális prezentációs programként a Microsoft PowerPoint várhatóan képes lesz a képernyő -bemutatókat érdekessé és élénkké tenni a benne található lehetőségeknek és funkcióknak köszönhetően. A tartalom mellett fontos, hogy az egyes prezentációkat a címzett ugyanúgy láthassa, mint a felépítését. Ez nem mindig lehetséges probléma nélkül, mivel minden felhasználónak más és más műszaki követelményei vannak.

Ezért a PowerPoint képes tárolni és küldeni diavetítéseket különböző fájlformátumokban. Ezenkívül a prezentációk különféle módon exportálhatók vagy megoszthatók. Ezekkel az exportálási és tárolási lehetőségekkel lehetőség van arra, hogy a prezentációk a címzett technikai felszereltségétől eltekintve mindig professzionálisnak és informatívnak tűnjenek.