4 módja a Word dokumentumok védelmének

Csak olvasható dokumentum beállítása

Újra és újra sok projektszerző különböző szerzője dolgozik együtt egy Word dokumentumon. Különféle lehetőségek állnak rendelkezésre a Word dokumentumok védelmére, hogy csak azok a módosítások és szerkesztések történjenek, amelyekről közösen állapodtak meg. Bizonyos biztonsági mentési lépésekkel megelőzheti a Word fájlok működési vagy hardverhibák miatti elvesztését is.

Word dokumentumok mentése és védelme: miért olyan fontos

A Microsoft szövegszerkesztő programjával való együttműködés A Word a szakmai és a magánélet szerves részévé vált. A Word egyike azon programcsomagoknak, amelyek közös irodai feladatokból származnak, és először Microsoft Office néven jelentek meg.

A Microsoft rendszeresen frissíti az Office programok verzióit hasznos új funkciókkal. A Word kezelés megfelelő háttérismeretével a Word egyrészt személyre szabható, másrészt Word bővítményekkel bővíthető. Lehetősége van kifejezetten a Word -verziók kompatibilitásának megállapítására és a szövegfájlok védelmére is.

A Word dokumentumokat védeni kell, különösen fontos ügyekben. Nem csak a mentés elfelejtése miatti váratlan veszteség, hanem az illetéktelen harmadik felek általi feldolgozás is elkerülhető kellemetlenségeket okoz. Ezenkívül a Word dokumentumok hardverproblémák miatti károsodása vagy elvesztése megfelelő gondossággal és előrelátással is elkerülhető.

A mentés egyszerű: Soha ne veszítse el a Word -fájlokat 4 trükkel

A Word feladatterületen a verziótól függően különböző, de ugyanolyan hatékony lehetőségek állnak rendelkezésre a Word dokumentumok biztonsági mentéséhez.

A klasszikus „CTRL + S” billentyűkombinációval, vagy a „Fájl” és „Mentés másként” lap alatt található mentési folyamat mellett a Word más elegáns lehetőségeket is kínál a dokumentumok védelmére.

1. Az összes dokumentumot kényelmesen elmentheti egyetlen egérkattintással

A használt Word verziótól függően az adott időpontban megnyitott összes dokumentum egyszerre menthető. Nem kockáztatja többé, hogy véletlenül elfelejtsen egy szöveges fájlt, és elveszíti a szerkesztéseket.

Míg a Word 2003 és régebbi verziók billentyűparancs segítségével hajtják végre ezt a parancsot, az összes dokumentum mentése újabb verziókban megköveteli a gombbeállítás hozzáadását.

2. Automatikusan készítsen biztonsági másolatot egy helyi biztonsági másolat segítségével

Lehetőség van biztonsági másolatokkal való munkavégzésre is. Ez ismét a használt Word verziójától függ. Mindazonáltal mindig van lehetőség az "automatikus biztonsági mentés" beállítására. Ez a dokumentum biztonsági másolatával vagy automatikus helyreállítással működik.

Az első változatban a WBK kiterjesztéssel egyszer mentett Word fájl másolata létrejön a számítógépen, amint az eredeti dokumentum feldolgozásra kerül. Ha az eredeti dokumentum megsérül vagy elveszik a feldolgozás során, akkor a másolat felhasználható.

Ennek a funkciónak a háttérben történő telepítése kevesebb egérkattintást igényel, és kismértékben eltér a Word 2007 vagy újabb és régebbi verziói között. Néhány kattintás után a Word állandó automatikus biztonsági másolatot hoz létre, és megvédi Önt az adatvesztéstől.

3. A Word gondoskodik a fájlok biztonsági mentéséről automatikus helyreállítással

Az automatikus helyreállítás egy Word funkció is, amely segít megvédeni a szövegfájlokat. Míg a megfelelő biztonsági mentési fájlok 2007 -re és későbbre manuálisan vannak beállítva az "Extrák" vagy a "Word -beállítások" alatti automatikus visszaállítási funkcióval, az újabb verziók egy speciális gombot tartalmaznak a gombon.

A funkció egyszeri aktiválása után minden további művelet nélkül biztonsági mentési fájlok jönnek létre a következőkben létrehozott minden Word dokumentumhoz. A legújabb Word verziók felhasználói megtalálják az „automatikus mentés” vezérlőt közvetlenül a „Start” alatt a tálca bal felső részén. Az automatikus védelem a vezérlő jobbra mozgatásával aktiválódik. Néhány lépésben azonban személyre szabhatja a másolat feltöltésének időközét:

1. Válassza a „Fájl” lehetőséget, majd kattintson a „Beállítások” gombra.

   

2. Kattintson az ablak bal oldalán található „Mentés” gombra.

   

3. És állítsa be a kívánt időt az "Automatikus helyreállítási információ XY percenként" alatt.

   

4. Ellenőrizze, hogy bejelölte -e a bal oldali két kullancsot a szövegsor előtt, és erősítse meg a bevitelét az "OK" gombra kattintva.

Bármelyik módszert is választja - a Word megbízhatóan támogatja Önt minden dokumentum védelmében.

4. Kerülje az adatvesztést: Könnyen megtalálja a nem mentett Word szövegeket

Az is előfordulhat, hogy véletlenül bezár egy Word -dokumentumot, miután hosszú ideig szerkesztette, anélkül, hogy közben mentette volna. A "Mentés másként" funkcióval végrehajtott módosítások egyikét sem mentette külön. Ez nagyrészt problémamentes, mivel a Word 2010 és a későbbi verziók olyan dokumentumokat tárolnak, amelyekről azt gondolták, hogy több napig elvesznek a háttérben.

A Word dokumentumot a "Fájl", "Verziók kezelése" és "Nem mentett dokumentumok visszaállítása" alatt találja. Itt talál információt a nem mentett dokumentumok visszaállításáról. A létrehozott szövegek általában nem a végleges állapotukban vannak, de általában megkímélik a teljes új produkció számos munka lépésétől. Az olyan alapvető dolgokat, mint a formázás, általában megőrzik.

Írásvédelem dokumentumokhoz és szakaszokhoz: Jelszavak beállítása a Wordben

Különösen a projektcsapatokban dolgozva bonyolult és néha több részből álló dokumentumok merülnek fel. Jelszavakkal állítható be, hogy megvédje ezeket a Word dokumentumokat az illetéktelen hozzáféréstől és a jogosulatlan változtatásoktól. Csak azok jogosultak a szöveges dokumentum szerkesztésére, akik rendelkeznek a helyes és aktuális jelszóval. A dokumentumok olvasható módban történő mentésének módját az alábbiakban ismertetjük a Word 2010-től kezdődő összes verzióhoz.

1. Lépjen az „Információ” menüpontra a „Fájl” alatt.

   

2. Kattintson a „Dokumentum védelme” elemre, és válassza a „Titkosítás jelszóval” lehetőséget a legördülő menüből.

   

3. Írja be a kívánt jelszót a megadott mezőbe, és erősítse meg.

   

Fontos tipp, hogy írja le a jelszót biztonságos helyre. Mert ha nincs jelszava, akkor az eredeti dokumentum szerkesztése is tilos. Ekkor csak az írásvédett verzió nyílik meg.

Az egyes dokumentumterületek jelszóval is védhetők. Ha csak bizonyos részeket módosít egy munkacsoportban, de mások már a végleges változatban vannak, ez nagyon hasznos lehet.

Tipp: Egyébként eltávolíthatja a dokumentumvédelmet, ha megismétli a fenti lépéseket, és csak üresen hagyja a jelszómezőt. A dokumentum titkosítása helyett dekódolja - de a folyamat ugyanaz marad. Ezt követően különleges hozzáférési engedély nélkül újra kinyitható.

Word dokumentumok védelme: Korlátozza a szerkesztést és a hozzáférést a Microsoft Word alkalmazásban

A „Fájl” és az „Információ” alatt más módokat is talál a dokumentum védelmére. Például korlátozhatja a szerkesztést vagy a hozzáférést.

Ha korlátozza a szerkesztést, a megengedett és nem megengedett módosítások közül választhat:

• Lehet -e írni, válaszolni vagy gondoskodni a megjegyzésekről?
• Használhatók bizonyos stílusok, mások nem?
• Melyik formázást kell megadni a címsoroknak, melyiket a folyamatos szöveggel együtt?

Ön dönti el, hogy a szöveges dokumentum mely elemei és szempontjai milyen módon módosíthatók.

Ha azonban a hozzáférési jogokat néhány projekt kivételével visszavonják egy projektcsapat alkalmazottaitól, a hozzáférési jogok személyre szabhatók is. Mindössze annyit kell tennie, hogy a "Dokumentum védelme" területen megadja a szervezeti hovatartozást vagy a megfelelő jogosult személyek nevét. A többi kolléga ettől kezdve kizárt a Word dokumentum szerkesztéséből. Ez különösen hasznos az adatvédelem szempontjából releváns szempontok tekintetében.

Következtetés: Word dokumentumok védelme - nagyon egyszerű a megfelelő trükköknek köszönhetően

A Word dokumentumok különböző szinteken védhetők - a befejezés előtt, alatt és után is. Vannak lehetőségek az elveszettnek vélt dokumentumok helyreállítására és biztonsági másolatok automatikus létrehozására.

Ezenkívül csak olvasható dokumentumok hozhatók létre, és meghatározhatók olyan szempontok, mint az engedélyezett feldolgozás típusa vagy a hozzáférés engedélyezése. A megfelelő trükkökkel többé nem veszíti el a Word dokumentumokat - legyen szó privát vagy szakmai környezetről.

GYIK

Milyen lehetőségek vannak a Word dokumentumok védelmére?

Egyrészt lehetősége van arra, hogy az egérkattintással mentse az összes dokumentumot, automatikus biztonsági másolatokat készítsen, és automatikusan visszaállítsa a korábbi verziókat és az elveszettnek hitt Word fájlokat. Másrészről a kezdetektől csak olvasható dokumentumok hozhatók létre, és a szerkesztés és a hozzáférés is korlátozható.

Hogyan védi a dokumentumokat jelszóval?

Jelszó hozzárendeléséhez a dokumentumhoz a következőképpen járjon el:

1. A Start gombon kattintson a "Fájl", majd az "Információ" gombra.
2. Lépjen a „Dokumentum védelme” pontra, és válassza a „Titkosítás jelszóval” lehetőséget a legördülő menüből.
3. Írja be a jelszót, és erősítse meg.