Hogyan kell megfelelően felépíteni a Word dokumentumokat?
A Word sokféle lehetőséget kínál a felhasználóknak a szöveges dokumentumok különböző követelményeknek vagy elképzeléseknek megfelelő kialakításához. Nem csak a betűtípusok beállításai, hanem a dokumentumok elrendezése és formázása is módosítható. Különösen akkor, ha gyakran használja a Word -t, és rendszeresen használ egy bizonyos szövegszerkezetet, nagy hasznát veheti a "formátum sablon" funkciójának. De hogyan hozhat létre sablont a Wordben? És hogyan szerkeszti őket?
Sablon Wordben: mi ez valójában?
Nem korlátozódik a munkája egy bizonyos formátumra? Váltania kell a különböző típusú szövegek között? Különféle felhasználói sablonokat menthet a Wordben, és bármikor elérheti őket. Ez lehetővé teszi, hogy kis erőfeszítéssel dokumentumokat készítsen, és gyorsan megtöltse azokat a megfelelő tartalommal.
Bizonyos körülmények között néhány sablon halmozódik fel az iktatási rendszerben. Az áttekintés érdekében rendezheti ezeket a minta dokumentumokat a megfelelő feladatterületen. Ily módon még gyorsabban megtalálhatja, ha egy adott stílust keres. De hogyan integrálhatók a formátum sablonok a dokumentumba?
Röviden: világosan strukturálja és szerkessze a szövegeket
A formázási sablonok választékát a „Start” fül menüszalagjában találja. Alapértelmezés szerint a Word különböző szinteket határoz meg a különböző betűtípusú és méretű címsorokhoz, így segítve a szöveges dokumentumok szabványosítását. Ezenkívül a címsorok olyan jól kiemelkednek a szöveges vagy képi tartalomból.
A sablonok használata gyorsabb navigációt is lehetővé tesz a dokumentumon belül. Általában a Word bal oldalán találja az úgynevezett "navigációs területet". Ha ezt nem látja, akkor a következőképpen járjon el:
-
Válassza a "Nézet" lapokat.
-
A "Kijelző" területen ellenőrizheti a "Vonalzó", "Rácsvonalak" és "Navigációs terület" mezőket.
-
Amint bejelöli a "Navigációs terület" lehetőséget, megjelenik a navigációs sáv a bal oldalon.
-
Kattintson ide a "Címsorok" gombra, hogy a címsor szerkezete megjelenjen a navigációs sávon.
A Word itt mutatja az összes meghatározott címsort és alcímet. A navigációs területen a megcélzott szövegmezőre kattintva könnyedén válthat a létrehozott rétegek között.
Követnie kell a törzsszöveg és a címsorok formázására vonatkozó speciális irányelveket? Kapott konkrét utasításokat arra vonatkozóan, hogy milyen legyen a dokumentum vége? A Word javaslatai nem mindig felelnek meg a vállalatok, iskolák vagy személyes ízlés követelményeinek. Ha ezután a testreszabott sablont használja, biztos lehet benne, hogy egységes lesz, és megfelel az előírásoknak.
Praktikus és egyéni: a Word formátumellenőrzője
Emiatt a sablonok testreszabhatók. Míg a Microsoft Word gyakran megad egy bizonyos betűméretet, betűtípust, adott sortávolságot és az indokolt, jobbra vagy balra igazított választást, itt még mindig van lehetőség: tetszés szerint módosíthatja a beállításokat.
Formátumsablon szerkesztéséhez vagy új minta létrehozásához nyissa meg a "Start" fület a menüszalagon. Itt találja a "Sablonok formázása" mezőt. Kattintson a kis nyílra a jobb alsó sarokban. A Word verziójától függően ezen a ponton különböző lehetőségek közül választhat. Az alábbi funkciók állnak az Ön rendelkezésére:
- Új stílus sablon
- Formátumellenőr
- Ellenőrizze a stílusokat
- Lehetőségek
A felsorolt kifejezések helyett itt csak szimbólumokat láthat. Például az „A +” az „Új formátum sablon” kifejezést jelenti. Kattintson a szimbólumra a megfelelő ablak megnyitásához.
Az "új formátum sablon" alatt új sablonokat határozhat meg a szövegformázáshoz saját elképzelései szerint vagy a munkáltatójával konzultálva. A „Format Inspector” viszont egy asszisztens, amely ellenőrzi, hogy betartják -e a korábban meghatározott formátum sablonokat - hasonlóan a „Formátum sablon ellenőrzése” -hez. Az "Opciók" alatt például az aktuális dokumentumot használhatja új sablon létrehozásához.
Jól szervezett: Így követheti nyomon a dolgokat a Wordben
Ha úgy döntött, hogy egyéni felhasználói sablonokat hoz létre a Microsoft Word programban, a minta dokumentum elmenthető egy megfelelő tárolási helyre. Annak érdekében, hogy a fájlokat a megfelelő pillanatban gyorsan meg tudja nyitni, a megfelelő mappának könnyen megtalálhatónak kell lennie.
Mivel nagy mennyiségű adat gyorsan felhalmozódhat a számítógépen, itt különösen fontos a szervezete. A Word különböző tárolási helyeket javasol a fájl típusától függően. Ugyanakkor az Office program lehetőséget kínál az összes elérhető formátum sablon megjelenítésére.
Azonban nem csak a felhasználói sablonokhoz férhet hozzá, hanem egyéni, kész szöveges modulokat is használhat a lista kiválasztásával. A grafikák mellett a dokumentumokat egy mappába lehet összerakni, és el lehet helyezni egy külön, megfelelően felcímkézett tárolóhelyen a felhasználó neve alatt.
Használja ki a potenciált: Használja helyesen a Word funkciókat
A változó szöveges moduloknak köszönhetően a szöveget nem csak néhány lépésben lehet létrehozni, hanem néhány egyéb funkciót is használhat további személyre szabásokhoz. Attól függően, hogy a dokumentumnak végül milyen követelményeknek kell megfelelnie, beilleszthet néhány elemet, amelyek vonzóbbá teszik a szöveget.
A grafika, a különálló szövegmezők, idézetek és hiperhivatkozások, amelyek kiemelkednek a szöveg többi részéből, gyakran különösen az olvasókat vonzzák, és felkeltik érdeklődésüket. A tartalomjegyzék, a források listája, a szerzők neve, valamint a dátum és az oldalszám általában a formai alapok részét képezik, amelyeket a legtöbb dokumentum tartalmaz.
Ha egynél több személy dolgozik egy fájllal, segíthet, ha a szöveg fejlécébe vagy láblécébe beírja azt az elérési utat, amelyről a dokumentum fájlhelye elérhető. Lehet, hogy a felhasználóneve látható lesz a menüben, így mindenki, aki a szövegen dolgozik, láthatja, hogy ki készítette vagy szerkesztette a dokumentumot.
Sablonok és egyéb funkciók: tegye vonzóvá a dokumentumokat
A Word különféle funkciói lehetővé teszik a meglévő sablonok felülvizsgálatát is. Ha javítani szeretne, használhatja például a "Find & Replace" funkciót. Ha hibát észlel a sablonban, miután már elmentette egy mappába, akkor is integrálhatja a módosításokat, és frissítheti a dokumentumot. A bejegyzés ezután megnyitható a jelenlegi verzióban.
Amikor beállít egy oldalt, a gombbal különféle terepi funkciókat használhat. A makrók mellett például néhány kattintással beilleszthet a szövegébe autós szövegeket, amelyeket előre megfogalmazott, és gyakran szeretne használni. Bár gyorsan előhívhatja és aktiválhatja a makrókkal rendszeresen használt parancsokat, ezzel a funkcióval szövegmezőket vagy grafikákat illeszthet be a dokumentumba.
Jó tudni: Hogyan dolgozhat hatékonyan a Microsoft Word alkalmazással?
A mindennapi szakmai életben nemcsak a sablonok és funkciók, például a makrók vagy a szöveges modulok hasznos elemei a Wordnek. Bármilyen fájlt menthet PDF -ként. A dokumentumokat ezután gyorsan el lehet küldeni, és mások már nem tudják könnyen megváltoztatni.
Az Office program lehetővé teszi fordítások elvégzését és űrlapbetűk létrehozását is. Így nemcsak gyorsan, hanem hatékonyan is elérhet sok címzettet. Mindent összevetve a Microsoft Word praktikus módszert kínál a szövegkészítési követelmények széles skálájának kezelésére. Strukturált áttekintést kaphat a funkciókról az Office program menüszalagjában.
Kérdések és válaszok
Hogyan hozhatok létre formátumsablont vagy felhasználói sablont a Wordben?
Válassza a "Start" fület a menüszalagon. Ezután keresse meg a "Sablonok formázása" mezőt a felső sávon. Itt talál egy kis fekete nyilat: Ha erre kattint, egy másik mező nyílik meg. Az alsó területen megtalálja a sablonok szerkesztésére rendelkezésre álló lehetőségeket. Az "új formátum sablon" vagy a plusz szimbólum jelzi az új sablon létrehozásának lehetőségét.
Milyen beállításokat tudok elvégezni a sablonjaimhoz?
Először adja meg a formázási sablon felhasználónevét. Ily módon később újra megtalálhatja a mintát a menüben vagy a kívánt fájltárolási helyen. Ezután megadhatja, hogy milyen típusú dokumentumról van szó. Táblázat sablont hoz létre? Vagy minta lista? A többi beállításban a betűtípus és a méret, valamint a távolság és a jelölések is megadhatók.
