Biztonsági mentés az Outlook programban - professzionálisan készítsen biztonsági másolatot az adatfájlokról és mappákról

Praktikus tippek és általános információk az adatok biztonsági mentéséről

A Microsoft Outlook felhasználók idővel hatalmas mennyiségű adatot küldenek, archiválnak és továbbítanak. Ezenkívül naptárbejegyzéseket, személyes feladatokat, mellékleteként elküldött fájlokat és a címjegyzékből származó személyes adatokat gyűjtenek.

Aki elvesztette papírfüzetét vagy analóg naptárát, megértheti, milyen fontosak a címek, telefonszámok vagy üzenetek. A veszteséget nehéz elviselni. Ugyanez vonatkozik a digitális verzióra és a Microsoft Outlookban tárolt adatokra is. Ha a rendszer összeomlása, vírus vagy más esemény miatt a számítógép újraindul, az fájdalmas lehet. Különösen akkor, ha a fontos adatokról, hozzárendelésekről, címekről és egyéb információkról nem készítettek biztonsági másolatot, és elvesznek.

Az ilyen forgatókönyvet mindenáron meg kell akadályozni. Emiatt kulcsfontosságú, hogy az Outlook felhasználók rendszeresen készítsenek biztonsági másolatot személyes adataikról. Hasznos tudni az adatfájlok helyét is. A felhasználóknak felületesen meg kell érteniük, hogy az Outlook hogyan és hol tárolja a címeket, találkozókat és feladatokat. Ez a tudatosság és a szisztematikus adatmentés garantálja, hogy minden lényeges Outlook adatról biztonsági másolatot készítenek, és rendszerproblémák esetén továbbra is rendelkezésre állnak.

Útmutató videókhoz - Outlook: Hogyan készítsen biztonsági másolatot az Outlookról, és készítsen biztonsági másolatot e -mailjeiről

Praktikus tipp: Ha csak néhány fontos e-mail üzenetet szeretne menteni, és nem szeretne teljes biztonsági mentést készíteni, akkor ideális az archiválás PDF-üzenetként. Az ingyenes PDF Creator szoftver segít az e-mailek fájlként történő mentésében, hasonlóan a nyomtatási folyamathoz. A PDF fájlok minden programmal és végberendezéssel problémamentesen olvashatók, ami nem mondható el az Outlook saját MSG formátumáról. Ugyanakkor lehetőség van arra is, hogy a fontos leveleket egy Windows mappába mentse MSG formátumban.

Az MSG vagy PDF formátumban történő mentés másik alternatívája lehet a szövegfájlba mentés. Az Outlook felhasználóbarát lehetőséget kínál több e-mail archiválására egyetlen TXT fájlban. Ily módon célzottan és együtt mentheti a kapcsolódó üzeneteket.

Hogyan menti a Microsoft Outlook az adatait Annak érdekében, hogy rendszerproblémák vagy vírusos támadások esetén azonnal cselekedni tudjon, fontos, hogy ismerje a hátteret és a beállítási lehetőségeket, valamint hogy az Outlook hogyan menti az adatait. Alapvetően az Outlook két különböző fájlkiterjesztéssel archiválja az adatait:

1. Outlook offline fájlok (OST fájl).
2. Személyes tároló fájlok (PST fájl).

Az Outlook offline fájljai

Az Outlook offline fájljait a rendszer a következőkre használja:

• IMAP -fiókok,
• Microsoft 365 -fiókok,
• Exchange számlákat is
• Outlook.com -fiókok

létrehozták. Az összes említett e-mail fiókra jellemző a decentralizált, kiszolgáló által támogatott tárhely. Ennek a tárolási módnak számos előnye van. A különböző végberendezésekről való gyors hozzáférés mellett az adatokat védett szervereken tárolják, és védik a vírusok vagy rosszindulatú programok ellen.

A szerver eredeti fájljain kívül az Outlook offline adatfájlokat hoz létre, amelyek rövidítése "OST" fájlkiterjesztés. Ezek folyamatosan szinkronizált másolatok, amelyeket a postafiók internethez való csatlakoztatása után kicserélnek. Internet -hozzáférés nélkül a felhasználók továbbra is az OST -fájlok segítségével dolgozhatnak, mivel minden lényeges adat és információ a merevlemezre kerül. Ha létrejött az internetkapcsolat, minden módosítás, például az időközben létrehozott e-mail üzenetek feldolgozásra kerülnek. Az OST fájl automatikusan frissül. Ha az OST fájlt manuálisan törli, az Outlook újat hoz létre. Ez akkor történik meg, amikor a számítógép és a szerver újra csatlakozik.

Az Exchange szerverről véletlenül törölt adatok szintén könnyen aktiválhatók. Ennek előfeltétele, hogy a rendszergazda megőrzött házirendet hozott létre a törölt objektumokhoz. Ez az Exchange kiszolgálók számos előnye közül az egyik, és ezért sok vállalat használja az ilyen típusú e -mail kommunikációt.

Személyes tároló fájlok

Az Outlook offline fájljaival ellentétben a Personal Store fájljai csak központilag vannak tárolva a számítógépen. Az üzenetek, feladatok, beállítások és névjegyek alapvető adatarchívumaként írhatók le. Az Outlook adatfájl (.pst) összes üzenete és Outlook -eleme csak azon a számítógépen érhető el, amelyen a fájl tárolásra került.

Az adatok mellett az adott mappaszerkezetet PST fájlokba is elmenti. Lehetséges, hogy az Outlook különböző PST fájlokat hoz létre a rendszeroldalon. Ez többek között a felhasználói parancsra történik, a magán- vagy üzleti e-mailek elválasztása érdekében. Ha a PST fájlok másolatait nem menti rendszeresen, archiválja biztonsági mentésekben vagy manuálisan biztonsági másolatot készít, minden adat visszavonhatatlanul elveszhet számítógép -összeomlás vagy merevlemez -meghibásodás esetén. Mivel az összeomlások és a vírusos támadások figyelmeztetés nélkül történnek, fontos, hogy proaktívak legyünk.

A személyes tárolófájlokat főleg POP -fiókokhoz hozzák létre. Az Outlook 2013 verziójáig az IMAP -fiókokból származó összes információ PST -fájlokban is mentésre került. A régebbi Outlook verziók felhasználói jelentették, különösen IMAP-fiókok esetén, hogy az e-mail üzenetek megmagyarázhatatlan módon eltűntek majdnem 3 hónap után. A probléma megoldható a beállítások módosításával.

Fontos: A régebbi Outlook verziók felhasználóinak vagy a POP3 e-mail fiókokkal dolgozóknak mindig gondoskodniuk kell arról, hogy továbbra is készítsenek biztonsági másolatot PST fájljaikról az adatvesztés elkerülése érdekében.

Bennfentes tipp: Egyéni beállításokkal POP3 szerverről érheti el az e-mail üzeneteket egyszerre két különböző számítógépen. Ebben az esetben módosítania kell a postafiók fiókbeállításainak szabályait. Ezután minden PC -n létrejön egy egyenértékű adatokkal rendelkező PST fájl.

Információ: Az úgynevezett standard PST fájl elengedhetetlen az Outlook felhasználók számára. Elvileg a teljes postaládát és a kimenő üzeneteket, valamint az összes találkozót és névjegyet kezeli benne. Emiatt a szabványos PST fájlt soha nem szabad törölni. Mivel a PST fájlok érzékeny személyes adatokat tartalmaznak, opcionálisan jelszóval védheti őket. Ez az eljárás különösen akkor releváns, ha egy vállalat több alkalmazottja közös számítógépet használ, és nem férhetnek hozzá személyes e-mailekhez.

Az Outlook adatfájlok helyének megtalálása

Az Outlook adatfájlok manuális biztonsági mentése archiválási lehetőség. Ehhez hozzá kell férnie az adatfájlok helyéhez. Az adatfájlok helyét az Outlookban az alábbiak szerint találhatja meg:

1. Keresse meg a fiókbeállításokat az Outlook menü „Fájl” bejegyzésén keresztül.

   

2. Kattintson az „Importálás / exportálás” alkategóriára. Elindítja az Outlook importálási és exportálási varázslóját.

   

3. A Windows Intéző segítségével elérheti a számítógépén tárolt összes adatfájlt. Ezt manuálisan is beillesztheti a biztonsági mentésbe, vagy menthet egy másolatot egy pálcára vagy egy másik merevlemezre.

Így hozhat létre biztonsági másolatot adatairól a Microsoft Outlook segítségével

Az adatfájlok manuális biztonsági mentése célravezető és működőképes lehet, ha professzionális biztonsági mentési szoftverrel folyamatosan biztonsági másolatot készít az adatokról, dokumentumokról és beállításokról. Az OST vagy PST fájlok biztonsági mentésének elegánsabb és biztonságosabb módja az adatok biztonsági mentése az export varázslóval, közvetlenül az Outlookból.

Az exportálási varázsló segítségével az e-mailek, a naptárbejegyzések és a névjegyek egy új PST-fájlba másolódnak, és biztonsági másolatot készítenek. Az exportálási varázsló elindításához az Outlook programban a következőket kell tennie:

1. Navigáljon az Outlook fájlban a 2. menü „Megnyitás és exportálás” menüpontjához. Ez a parancs új ablakot nyit meg, több lehetőséggel.

   

2. Kattintson az „Importálás / exportálás” alkategóriára. Elindítja az Outlook importálási és exportálási varázslóját.

3. A megnyíló ablakban válassza az "Exportálás fájlba" lehetőséget az Outlookba mentett adatok biztonsági mentéséhez.

   

4. A következő lépés annak kiválasztása, hogy az adatokat vesszővel elválasztott CSV-fájlba vagy Outlook adatfájlba menti-e. Mindig itt válassza ki az Outlook adatfájlt, mivel adatvesztés esetén ezt a formátumot az eredetihez igazítva importálhatja az Outlookba.

   

5. A következő ablakban kiválaszthatja az archiválni kívánt postafiókot. Itt fontos, hogy csak egy e-mail postafiókot menthessen el a PST fájlban lévő összes adatával. Ha több e-mail postafiókot kezel az Outlook programban, meg kell ismételnie az exportálási folyamatot minden postafiókhoz.

6. A következő ablakban kattintson a "Tallózás" gombra az Outlook adatfájl tárolási helyének megadásához. Bármelyik könyvtárat kiválaszthatja, és kiválaszthatja az export fájl nevét a PST végződéssel. Ha korábban készített biztonsági másolatot az Outlook programban, akkor a korábban használt fájlnév alapértelmezés szerint megjelenik. Ha rendszeres biztonsági mentésről van szó, zárja ki az ismétlődések exportálását. Ebben az esetben az adatfájl folyamatos biztonsági másolata mindig a legfrissebb adatokat tartalmazza.

   

7. A "Befejezés" gombbal az Outlook adatfájlja biztonsági másolatként kerül mentésre. Az adatfájl másolható a tárolóhelyről, és ideiglenesen tárolható a felhőalapú tárhelyen, például a OneDrive -on.

Tipp: Általában aktiválja a jelölőnégyzetet "Tartalmazza az almappákat„Így az e-mail fiók minden almappából származó eleme archiválásra kerül. A menüpont alatt "szűrő„Lehetősége van részletesen meghatározni, hogy mely üzeneteket vagy egyes elemeket archiválja. A normál adatmentéshez általában nincs szüksége szűrőfunkcióra.

Praktikus tipp: Nem a teljes postafiókot szeretné archiválni, hanem csak egy fontos projektmappát? Ebben az esetben jelölje be a mappát vagy mappákat, amelyeket biztonsági másolatot szeretne készíteni, ahelyett, hogy a teljes postafiókról biztonsági másolatot készítene.

Információ: Tudta, hogy az Outlook terjesztési listáit Excelbe is exportálhatja? Olvassa el itt, hogyan működik.

Érdemes rendszeresen biztonsági másolatot készíteni az e-mail postaládájáról, ha nem IMAP- vagy Exchange-fiókkal dolgozik. A biztonsági mentési fájl ezután könnyen importálható a rendszerbe az Outlook import varázsló segítségével. Ez akkor is működik, ha az Outlook Expressről az Outlookra vált.

Praktikus tipp: Rendszeres naptárbejegyzést írjon be az Outlookba, például havonta, hogy exportálja a postaládát az összes adatgal. Az Outlook emlékeztető funkciójának köszönhetően nem fog hiányozni az archiválás, és általában olyan biztonsági másolatok lesznek, amelyek újszerűek.

Összefoglalva, nem nehéz használni az Outlook export funkcióját. Ezzel a POP3 e-mail fiókokról professzionálisan lehet biztonsági másolatot készíteni, és az Outlook PST fájlok biztonsági másolatait is létre lehet hozni. Az IMAP- és Exchange -postafiókok adatai is archiválhatók. Nem feltétlenül kell biztonsági másolatot készíteni, mivel minden eredeti adat a szolgáltató szerverén található. Ez azt jelenti, hogy adatvesztés esetén gond nélkül újra importálhatók.

Az aláírások kézi mentése

A személyesen létrehozott aláírásokról manuálisan készíthet biztonsági mentést, ha megnyitja tárolási helyüket. Ezt könnyedén megteheti a következő Windows parancsokkal:

1. Nyomja meg egyszerre a billentyűzet billentyűit [Ablakok] és [R]. A párbeszédpanel "Végezze el“, Amely a DOS alatt parancssorként volt ismert.

2. Írja be a következő parancsot a parancssorba: "% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures"(Idézőjelek nélkül).

3. A Windows mappa "Aláírások", Amelyben az összes mentett aláírás archiválva van. Az aláírásokat RTF formátumban, valamint HTM és TXT formátumban is megtalálja. Kényelmesen másolhatja az aláírásokat a tárolóhelyről, átviheti őket egy másik számítógépre, vagy ideiglenesen elmentheti a felhőtárolóba.

Automatikus archiválás az Outlook programban

A Microsoft Outlooknak hosszú évek óta lehetősége van az e-mailek automatikus archiválására egy előre meghatározott ütemezés alapján. Az automatikus archiválás különösen hasznos a postafiók tisztán tartásához és a postaláda méretének minimalizálásához.

Állítsa be az automatikus archiválás paramétereit az alábbiak szerint:

1. Keresse meg a Fájl / Beállítások lehetőséget.

2. Megnyílik a "Windows beállítások" választóablak. A Windows beállításaiban kattintással módosíthatja a kialakítást és a funkciókat, módosíthatja a menüszalagot, vagy kiválaszthatja a nyelvi beállításokat. Az automatikus archiválás beállítási lehetőségei az ablak közepén, a "Speciális" opció alatt találhatók.

   

3. Kattintson az „Automatikus archiválási beállítások” lehetőségre annak megadásához, hogy mely üzeneteket kell archiválni, és milyen időszakokban.

   

Ezután minden archivált üzenet megtalálható az archív mappákban, és újraaktiválható. Néhány kattintással megnyithatja és elérheti a régebbi fájlokat és üzeneteket az archívumból. Ehhez egyrészt használhatja az Outlook automatikus archiválását - vagy manuálisan is készíthet biztonsági másolatot az adatokról.

Következtetés az Outlook biztonsági mentéséről és annak relevanciájáról minden felhasználó számára

Fontos, hogy rendszeresen készítsen biztonsági másolatot személyes Outlook -adatairól és minden almappájáról. Az e-maileket, a naptárbejegyzéseket, a kézzel írt jegyzeteket tartalmazó névjegyeket és egyéb információkat a legkönnyebben archiválhatja az Outlook export varázslóval. Alternatív megoldásként a meglévő PST vagy OST fájlok kézi másolása is lehetséges. Ehhez a felhasználóknak meg kell adniuk az adatfájl pontos helyét az Outlook programban.

A varázsló segítségével minden archiválási folyamathoz egy fiók menthető. Ha több fiókot használ, a folyamatot meg kell ismételni. Mielőtt biztonsági másolatot készít az adatokról az Outlook programban, fontos megérteni, hogyan tárolja az Outlook az adatokat. Az adatok biztonsági másolata különösen fontos a POP3 e-mail fiókok esetében, ahol minden adat központilag tárolódik a helyi számítógépen. Ellenkező esetben minden fájl, névjegy, beállítás és információ visszavonhatatlanul törlődhet vírusos támadás esetén. Az ismétlődések létrehozásával garantáltan bármikor helyreállíthatja az adatokat.

A Microsoft Exchange-fiókok, az IMAP-fiókok felhasználói és az Outlook 2013 vagy újabb verzióját használó felhasználók előnyt élveznek adataik külső tárolásával az e-mail szolgáltató szerverein. Ez azt jelenti, hogy az ezekkel a fiókokkal tárolt adatok továbbra is rendelkezésre állnak egy számítógépes probléma után. Az Outlook biztonsági mentése nem elengedhetetlen ezen fiókok felhasználói számára. A szükségesség hiánya ellenére hasznos lehet, ha biztonsági okokból biztonsági másolatot szeretne készíteni adatairól egy pendrive -on vagy egy külső merevlemezen.

Kérdések és válaszok az Outlook biztonsági mentéséről

Mit tehetsz, ha a PST fájlok sérültek és olvashatatlanok?

Komoly problémája van az Outlook programmal, és a PST fájl súlyosan megsérült és elveszett? Az ilyen helyzet problémás, mivel a kapcsolattartási adatok vagy a fontos információkat tartalmazó e -mailek sok esetben visszavonhatatlanul elvesznek. Ebben az esetben az adatok proaktív biztonsági mentése mellett egy ingyenes ingyenes szoftver segíthet a sérült PST fájlok javításában.

Lehetséges a PST fájlok másik meghajtóra való áthelyezése és használata?

Problémája van azzal, hogy a merevlemezen nincs elegendő tárhely a Windows alatt a folyamatos archiválás és biztonsági mentések ellenére? Helyhiány miatt át kell helyeznie az Outlook PST fájlokat egy másik meghajtóra? Ezután egy jól átgondolt ötpontos terv az Outlook 2013-ból vagy az Outlook Express felhasználói számára készült utasítások támogatják Önt. Mindkét cikk megtanítja, hogyan lehet könnyedén áthelyezni a PST fájlokat egy másik meghajtóra.

Hogyan aktiválhatom újra a fontos mellékleteket a Windows rendszerben azok törlése után?

Sok esetben egy e -mail kevésbé releváns, mint a melléklete. Míg a levél csak megerősíti a feladást, a mellékelt PDF vagy Excel fájl rendkívül fontos. Ha az e -mailt törölték, a melléklet sem található. Windows alatt a törölt melléklet egy trükkel újraaktiválható az ideiglenes internetes fájlok keresésével.