Szakértői tippek az Outlook használatához
A Microsoft Outlook az egyik legnépszerűbb kommunikációs program, amelyet emberek milliói használnak szerte a világon minden nap. Az Outlooknak többek között segítenie kell az e-mailben történő írásbeli kommunikáció hatékonyabbá és szakszerűbbé tételében. Ennek biztosítása érdekében az Outlook számos funkcióval rendelkezik. A válogatási funkció elengedhetetlen lehetőség a mindennapi munkához.
Az e-mailek, mellékletek és információk rendezése és célzott tárolása fontos mind az Outlookban, mind általában az analóg irodai kommunikációban. A nyilvántartások és mappák elengedhetetlenek az irodákban, például az offline dokumentumok érthető kritériumok alapján történő tárolásához. A jól átgondolt mappastruktúra és az Outlook rendezési funkciója is garantálja, hogy a legfontosabb információk és e-mail üzenetek csak néhány kattintással érhetők el.
A rendezési funkció használata az Outlook programban
Néhány Outlook -felhasználó naponta több száz e -mailt kap. Ennyi információ birtokában nehéz nyomon követni a dolgokat és kiválasztani a megfelelő nézetet. Alapvető fontosságú, hogy az üzeneteket meghatározott feltételek szerint automatikusan megjeleníthessük. A Microsoft Outlook beépített rendezési funkciója segíthet az üzenetek hatékony és felhasználó-orientált rendezésében. A rendezési funkciót a következőképpen használhatja:
-
Navigáljon bármelyik mappához. A könyvtárban található e-mailek felett találja a Microsoft Outlook rendezési és szűrési funkcióját.
-
Többek között az alábbi szempontok szerint szűrheti az üzeneteket:
- Olvasott vagy olvasatlan üzenetek.
- Elsőbbség szerint.
- Kezdés vagy határidő szerint.
- Méret szerint.
- Tárgy szerint.
- A feladó által.
- Típus szerint.
- A növények szerint.
- Számla szerint.
Ezenkívül a "Rendezés" párbeszédpanelen meghatározhatja, hogy a legfrissebb vagy a legrégebbi elem mindig a tetején jelenjen meg.
A kiválasztási lehetőségek sokasága, amelyeket kullancsok aktiválásával felismerhet, lehetővé teszi a mappa tartalmának speciális elrendezését. Ily módon egy pillanat alatt láthatja, hogy mely feladatok, információk és üzenetek fontosak, és amelyeket fel kell dolgozni. A szűrőfunkció beállításai magától értetődőek, és másodpercek alatt módosíthatók.
Az Outlook rendezése és felépítése - 2 fontos szakértői tipp
A Microsoft Outlook fontos rendezési funkcióján kívül néhány változtatással professzionálisan felépítheti a kommunikációs programot. A két alapvető szakértői tipp itt segíthet:
Szakértői tipp 1: hozzon létre mappákat az e-mailek tárolására a téma szerint
A sok száz üzenetet tartalmazó postaládával könnyen elveszítheti a nyomát. A "Rendezés" és a "Keresés" funkciók használata az Outlookban segíthet a keresett e -mailek gyorsabb megjelenítésében. Ugyanakkor mindkét funkció nem csodaszer, ha az Outlook -tal való strukturált munkáról van szó. Az Outlook struktúrájának felépítéséhez fontos, hogy személyes mapparendszerrel dolgozzon. A személyes mappák azért hasznosak, mert e-mailek témák szerinti rendezésére és tárolására használhatók.
Könnyedén létrehozhat személyes mappát a postafiók mappaszerkezetében. Ez úgy működik, hogy jobb gombbal kattint arra a területre, ahol a személyes mappát létre kell hozni. A megjelenő párbeszédablakban válassza az "Új mappa" lehetőséget, és rendeljen nevet. Ennek eredményeként a mappa a személyes mapparendszeréhez tartozik, és megjelenik a nézetben.
A jól átgondolt mappaszerkezet és a mapparendszer professzionálissá teszi az Outlook használatát, és egy előretekintő irodai szervezet része.
2. szakértői tipp: kategorizálja az e -maileket az Outlook programban
Nem rendezheti az e-mail üzeneteket a Microsoft Outlook programban kizárólag a fedélzeti rendezési funkció használatával. Ezenkívül a kategóriák segíthetnek az e -mailek osztályozásában és a postafiók rendszerezésében. Például nevezhet kategóriákat osztályok vagy vevőnevek szerint, vagy tisztázhatja a feldolgozás állapotát egy kategóriával. Az olyan kulcsszavak, mint a „kész” vagy a „fizetendő esedékes” olyan rendezési paraméterek, amelyek segítenek abban, hogy jobban szervezze magát.
Új kategória létrehozásához navigáljon a „Kategóriák” menüterülethez a „Kezdőlap” lapon, és válassza a „Minden kategória” lehetőséget a legördülő menüből. A párbeszédpanelen kattintson az "Új" gombra. Miután megadta az új kategória nevét, erősítse meg a folyamatot az OK gombbal. Ennek eredményeként az e-maileket meghatározott kategóriákba oszthatja, és pontosabban megjelenítheti őket a színkód használatával.
Az Outlook rendezési funkciója segíthet az e -mailek professzionális rendszerezésében
A Microsoft Outlook rendezési funkciója fontos eszköz az Ön rendelkezésére. Segít az e -mailek egyéni rendezésében és megjelenítésében a beérkező levelek között vagy más mappákban. A kategóriák kiválasztása garantálja, hogy a rendezés a terv szerint elvégezhető.
Ezenkívül értelmezhető mappastruktúrák beállítása a bejövő kommunikáció megszervezése érdekében az Outlook programban. Az Outlook kategóriák funkciója elengedhetetlen, ha az e -maileket témakör szerint szeretné szegmentálni. Minden lehetőség együttesen hatékony annak érdekében, hogy az e-maileket bármikor rendezhesse, tárolhassa és megtalálhassa az Outlook-ban.