Az e-mail végén található aláírással megadhatja a címzettnek a címét és a törvény által előírt kötelező információkat. Az aláírást ajánlatok, promóciós információk vagy egyéb üzenetek továbbítására is használhatja.
Állítson be aláírást
Az aláírást az Outlook programban állíthatja be a következőképpen:
- Hívja meg a TOOLS >> OPTIONS parancsot.
- Nyissa meg az E-MAIL FORMAT lapot, és kattintson az aláírásokra, majd az ÚJ gombra.
- Adjon nevet az új aláírásnak. Tartsa meg az aláírás létrehozása sablon nélkül beállítást (ez a lehetőség már nem érhető el az Outlook 2007 -ben), majd kattintson a KÖVETKEZŐ gombra.
- Írja be és formázza az aláírás szövegét. Ha szeretné, hozzáadhatja cégének logóját is.
Ne feledje, hogy a címzett csak akkor látja a formázást, ha a HTML-t vagy az RTF-et állította be e-mail formátumként. A sima szöveges formátumú e-mailek esetében természetesen nem látható vastag betű vagy hasonló.
Ha az Outlook 2003 -as verzióig bezárólag rendelkezik, kövesse az alábbi lépéseket:
- Kattintson a FINISH, majd az OK gombra.
- Az E-MAIL FORMAT fül Az Aláírások alatt válassza ki azt az e-mail fiókot, amelyhez az új aláírást használni szeretné. Az Outlook ezután automatikusan beilleszti az aláírást minden új e-mail vagy minden válasz és továbbítás végén, amelyeket ezen a fiókon keresztül küld.
- Zárja be a párbeszédpanelt.
Ha Outlook 2007 van, kérjük, tegye a következőket:
- Kattintson a "Mentés" gombra.
- A párbeszédpanel jobb felső sarkában, az E-mail fiók mezőben válassza ki azt a fiókot, amelyhez az új aláírást automatikusan használni szeretné.
- Ez alatt kiválaszthatja az aláírás nevét az ÚJ ÜZENETEKhez és a VÁLASZOK / ELŐREJELZÉShez.
- Zárja be a párbeszédpanelt az OK gombbal.
Mivel az Outlook az aláírást az üzenetmezőbe másolja, az e -mail elküldése előtt még módosíthatja azt - például illessze be a közvetlen telefonos mellékét egy fontos ügyfélhez, míg a normál aláírás tartalmazza a kapcsolószekrény számát.
Írja aláírását névjegykártyájához
Ha létrehozott egy digitális névjegykártyát adataival az Outlook programban, csatolhatja azt az e-mail aláírásához. A névjegykártya címzettje dupla kattintással átviheti a névjegyadatokat a címjegyzékébe.
Fontos: Az Outlook a 2003-as verzióig vCard fájl formájában küldi el a névjegyet, amelyet az Outlookon kívül más e-mail kliensek is olvashatnak. Az Outlook 2007 ezzel szemben a VCF formátumot használja, amelyet csak az Outlook 2007 és a közelgő Outlook 2010 használ.
Névjegykártya hozzáadása az Outlook aláírásához:
- Ha még nem tette meg, hozzon létre egy új bejegyzést az elérhetőségeivel a címjegyzékben.
- Hívja a TOOLS >> OPTIONS >> EMAIL FORMAT parancsot.
- Kattintson a SIGNATURES gombra.
- Ha már beírt egy aláírást, válassza ki azt a bal felső mezőben. Az Outlook 2003 -ig most a Szerkesztés gombra kell kattintania. Ha még nem írta be az aláírást, tegye meg az ÚJ gombbal.
- Az Outlook 2003 vagy korábbi verzióiban válassza ki a vCard -ot a Névjegykártya hozzáadása (vCard) ehhez az aláírás mezőhöz. Az Outlook 2007 programban az Alapértelmezett aláírás szerkesztése területen kattintson az ÜZLETI KÁRTYA lehetőségre. Válassza ki a kapcsolattartó bejegyzést a címjegyzékből, majd kattintson az OK gombra. A VCF fájl ezután automatikusan létrejön, és az előnézet beillesztésre kerül az aláírásba.
- Zárjon be minden párbeszédpanelt.
JOGI KÖVETELMÉNYEK
2007. január 1-je óta Németországban törvényileg szabályozzák, hogy mely információkat kell feltüntetni a kereskedelmi levelezésben, beleértve az e-maileket is:
- a teljes cégnév, beleértve az üzleti formát
- az ág helye a helyes helyesírással, amely megidézhető
- az illetékes helyi bíróság
- a kereskedelmi nyilvántartási szám
- a forgalmi adó azonosító száma
- az ügyvezető igazgató, a tulajdonos vagy az igazgatótanács és a felügyelőbizottság elnöke
Szigorúan véve az adószámot is (sok vállalat ezt csak kérésre adja ki a visszaélések elkerülése érdekében)
További információk, például telefon- és faxszámok, e-mail cím, webcím, az osztály adatai stb., Önkéntesek. A törvény szerint a kötelező információknak „olvashatónak” kell lenniük a képernyőn és a nyomatokon. Ezeket a követelményeket a következők szabályozzák:
- Kereskedelmi törvénykönyv, HGB, 37a
- GmbH törvény (GmbHG), 35a
- Stock Corporation Act (AktG), 80. szakasz
