Ahelyett, hogy ugyanazokat az e-maileket írná újra és újra, például az ügyfelek kérdéseire válaszolva, elmentheti a már megfogalmazott e-maileket sablonként, és bármikor újra felhívhatja őket.
Függetlenül attól, hogy a támogatási osztályon, az ügyfélszolgálaton, az emberi erőforrások osztályán, a számvitelben vagy szabadúszóként dolgozik: minden bizonnyal újra és újra el kell küldenie az azonos vagy hasonló tartalmú és esetleg ugyanazokkal a mellékletekkel ellátott e-maileket . Ezek lehetnek válaszok az ügyfelek kérdéseire, jelentkezések elutasítására, rendszeres jelentésekre (mindegyik új mellékletekkel) vagy megbeszélésekre.
Ilyen esetekben az Outlook lehetőséget kínál a kész (vagy félkész) e-mailek sablonként történő mentésére és bármikor történő visszakeresésére. Szükség esetén kiegészítéseket írhat az e-mailekhez, csatolhat fájlokat vagy hasonlókat. Az Outlook sablonfunkciója akkor is megfelelő, ha kiterjedtebb információkat tárol a találkozó- vagy feladatbejegyzésekben vagy a megbeszélésekben, amelyek gyakran ugyanazt a mintát követik. A jegyzetekhez sablonok is létrehozhatók és letölthetők.
Sablonok meghatározása az e -mailekhez
Az e-mailek sablonját az alábbiak szerint határozza meg:
- Írja és formázza az e -mailt. Ha hasznos, csatolja a szükséges fájlokat. Számos levélsablon segítségével praktikus lehet a címzettek azonnali megadása.
- Amint befejezte az e-mailt, hívja a FÁJL >> MENTÉS másként parancsot.
- A FÁJLTÍPUS mezőben válassza az OUTLOOK SEMPLATE (* .oft) lehetőséget.
- Adjon meg egy értelmes fájlnevet, majd kattintson a MENTÉS gombra.
- Most már elküldheti vagy megnyithatja a megnyitott levelet.
A sablonok meghatározásának eljárása ugyanaz a különböző Outlook modulokban. Ezért ebben a cikkben csak e-mail sablonok segítségével írjuk le őket.
Ha a Word programot használja levelezőszerkesztőként, akkor a formázott e-maileket nem tudja sablonként menteni az Outlook programban a 2003-as verzióig bezárólag. Ha a FÁJL >> MENTÉS parancsot hívja meg az Outlook üzenetablakában, a fent leírtak szerint, a fájlformátumok széles választéka közül választhat, de nem az OFT formátumból (Outlook sablon).
Természetesen elmentheti a formázott üzenet szövegét egy Word fájlba, és később letöltheti. A Word nem rögzít olyan beállításokat, mint a tárgy, a címzett vagy a fájlmellékletek, ezért ezeket az adatokat kézzel kell megadnia.
Egy kis trükk azonban segít abban, hogy az e-maileket sablonként mentse el, még akkor is, ha a Word-t használja levelezőszerkesztőként: ideiglenesen kapcsolja ki a Word-t levelezőszerkesztőként. Ehhez hívja az EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT parancsot az Outlook programban, és deaktiválja a megfelelő opciót az ÜZENETFORMÁTUM alatt.
Ha már összeállította és formázta az e-mailt, továbbra sem tudja menteni Outlook-sablonként-a Word deaktiválása csak az új e-mailekre érvényes.
A már elvégzett munka azonban nem volt hiábavaló:
- Először mentse el a levelet vázlatként a CTRL + S billentyűkombinációval vagy a FILE >> SAVE paranccsal.
- Ha még nem tette meg, deaktiválja a Word -t levelezőszerkesztőként a fentiek szerint.
- Most nyissa meg a mentett e -mailt a „Piszkozatok” mappában, majd hívja elő a FÁJL >> MENTÉS másként parancsot - az „Outlook sablon (* .oft)” már elérhető mentési formátumként.
- Ha minden sablont definiált, aktiválja újra a Word -t levelezőszerkesztőként.
Gyors hozzáférés a sablonokhoz
Ha az Outlook sablonokat használja az e-mail kommunikáció hatékonyabbá tételéhez, akkor valószínűleg már bosszantotta magát a sablonok nehézkes meghívási módja miatt.
Sokkal kényelmesebben érheti el sablonjait, ha külön mappát állít be a beérkező levelek között. Ezután egyszerűen nyissa meg a sablonokat, kattintson duplán a kívánt bejegyzésre a sablonmappában.
A többi Outlook modulban is létrehozhat mappákat a megfelelő sablonokhoz. A sablon mappát így szerezheti be:
- A Fájl >> Új >> Mappa vagy a CTRL + SHIFT + E billentyűkombinációval hozzon létre egy új mappát a beérkező levelek között vagy a személyes mappában. Annak érdekében, hogy a mappa a mappalista tetején legyen, írjon aláhúzást első karakterként, például "MINTÁK".
- Nyissa meg az újonnan létrehozott mappát az Outlook programban.
- A Windows Intézőben nyissa meg azt a mappát, amelybe az Outlook -sablonok vannak mentve. Általában ez a "C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates" mappa.
- Most rendezze el az Explorer és az Outlook ablakokat úgy, hogy mindkettő egymás mellett látható legyen a képernyőn.
- Válassza ki az e-mail sablonokat az Intézőben, és húzza őket a bal egérgombbal lenyomva az új Saját sablonok csoportba.
Az Outlook 2007 -ben a sablon megnyitásakor a képen látható biztonsági kérdésre kell válaszolnia. Annak érdekében, hogy ez a lekérdezés ne jelenjen meg minden alkalommal, amikor sablont hívnak le a mappából, kapcsolja ki a MINDIG MEGERŐSÍTÉS opciót, mielőtt megnyitja ezt a fájltípust. Ügyeljen azonban arra, hogy a sablonokat e -mailben kapja meg, és csak jól ismert forrásokból nyisson sablonokat.
