Valóban szüksége van az öt évvel ezelőtti e-mailekre a postaládájában, vagy a 2008-as ütemtervére és teendőlistájára? Ha nem, akkor célszerű eltávolítani a régi előtétet az Outlookból. Ezáltal az Outlook újra gyorsabb lesz - u
Az Outlook AUTOARCHIVING funkciója erre a célra szolgál: a régebbi adatokat egy lekérdezés után vagy automatikusan áthelyezi egy archív fájlba. A személyes mappához hasonlóan az archívum PST formátumú fájlba kerül, így bármikor újra megnyithatja az archívumot az Outlook segítségével, és hozzáférhet az abban található e-mailekhez, találkozókhoz és feladatokhoz. Az archívumot több fájlra is fel lehet osztani, így például 2008 -ra, 2009 -re és 2010 -re különböző archív fájlokkal rendelkezhet.
Egyébként az egyes e -mailek vagy találkozók kizárása is lehetséges az archiválásból.
Egyébként az Outlook nem archiválja a névjegyeket, mert ennek nincs értelme.
Normál beállítások és egyedi beállítások
Az automatikus archiválás egyedileg konfigurálható. Először is határozza meg a szabványos beállításokat: Milyen gyakran archiválják, milyen "öregnek" kell lenniük az adatoknak az archiváláshoz, melyik fájlban tárolják az adatokat, törölni kell -e a régi adatokat az archiválás helyett?
Ezenkívül kiválaszthat beállításokat az egyes Outlook modulokhoz, például az e-mailekhez vagy a beérkező levelek mappájában lévő egyes mappákhoz, amelyek eltérnek a szabványos beállításoktól. Ily módon például évente egyszer archiválhatja a találkozók naptárát, míg a régebbi e-maileket hat hónap után kiszervezik. Vagy egy bizonyos projekt e-mailjei állandóan az Outlookban maradnak, míg a többi e-mailt egy év után archiválják.
Ha mindenképpen más beállításokat szeretne megadni minden Outlook modulhoz, kihagyhatja a standard beállításokat. Ha igen, olvassa el a következő szakaszt, mert itt minden beállítási lehetőség megtalálható.
Állítsa be az alapértelmezett beállításokat
Az archiválási funkció standard beállításait az alábbiak szerint határozza meg:
- Az Outlook programban a 2007 -es verzióig hívja az EXTRAS >> OPTIONS parancsot, és nyissa meg a TOVÁBB regisztert. Az Outlook 2010 programban hívja meg a FÁJL >> OPCIÓK parancsot, és nyissa meg a KIEMELT fület.
- Az Outlook programban 2007-ig kattintson az AUTO-ARCHIVING gombra, az Outlook 2010-ben pedig az AUTO-ARCHIVING SETTINGS menüpontra.
- Aktiválja az AUTOARCHIVE opciót minden X naponként, és adja meg az archiválás időközét.
- Ha bosszantónak találja, hogy minden egyes archiválási folyamathoz meg kell erősítenie egy párbeszédpanelt, kapcsolja ki az AUTOARCHIVING INDÍTÁSA A MEGFIGYELÉS UTÁN opciót.
- Ha az Outlook-ban lejártként jelöli meg azokat az e-maileket, amelyekre már nincs szüksége, és nem szeretné archiválni őket, akkor aktiválja a LEJÁRT ELEMEK TÖRLÉSE opciót (CSAK E-MAIL).
- Mindenesetre aktiválja a Régi elemek archiválása vagy törlése opciót.
- Ha aktiválja az ARCHÍVUMMAPPA MUTATÁSA MAPPALISTÁBAN opciót, az Outlook archiválás után automatikusan megnyitja az archívumfájlt, és megjeleníti azt a mappalistában. Ez azt jelenti, hogy továbbra is azonnal hozzáférhet az archivált adatokhoz, de akkor le kell mondania a kiszervezés gyorsaságáról.
- Az ELEMEK TÖRLÉSE HA RÉGIEBB mezőben adja meg, hogy az adatok hány évesek legyenek, hogy az archívumba kerüljenek (vagy teljesen törlődjenek).
- Ha az adatokat át szeretné vinni az archívumba, aktiválja a RÉGI ELEMEK MOVE MOVE opciót, és válassza ki a kívánt mappát a SEARCH segítségével, vagy írja be az Outlook által létrehozandó új archív fájl nevét a gomb melletti mezőbe.
- Ha helyette vissza akarja törölni a régi adatokat, aktiválja a RÉGI ELEMEK VÉGLEGES TÖRLÉSE opciót. Annak érdekében, hogy az összes régi elem azonnal eltávolításra kerüljön, kattintson a BEÁLLÍTÁSOK ALKALMAZÁSA MINDEN MAPPARA lehetőségre - de ne feledje, hogy ezt nem lehet visszavonni.
- Zárja be a párbeszédpaneleket.
