Videokonferencia megvalósítás, eszközök és jogalap

Maradjon kapcsolatban a világgal otthonról

Legkésőbb a koronavírus -járvánnyal és a hozzá tartozó otthoni irodával a videokonferencia sok munkavállaló mindennapi munkájának szerves részévé vált. Ezért alaposabban megvizsgáljuk, hogy milyen technikai követelményekre van szükség, milyen eszközök alkalmasak és milyen jogi feltételek vonatkoznak a videokonferenciára.

Mi az a videokonferencia?

A videokonferencia két vagy több ember közötti találkozó, amely gyakorlatilag az interneten keresztül zajlik. A videokonferencia résztvevői webkamerán és mikrofonon keresztül kommunikálnak.

A videokonferencia megszervezéséhez szükség van egy videokiszolgálóra, amelyhez minden résztvevő hozzáférhet. A videótalálkozó során általában minden érintett látja egymást.

A moderátor gyakran átveszi a résztvevők meghívását a videokonferenciára és maga a konferencia moderálását is. Ez a személy például megengedheti, hogy a többi résztvevő elengedje monitorját vagy mikrofonját.

A videokonferencia -szoftvertől függően az emberek számítógépen vagy okostelefonon vehetnek részt az eseményen.

Ingyenes és fizetett videokonferencia -eszközök is vannak a piacon.

12 szolgáltató online találkozókhoz

1. Mikogo

A Mikogo német konferencia- és virtuális prezentációkszolgáltató. A Mikogo különlegessége, hogy a videokonferencián csak a képernyő van megosztva, de a résztvevők nem kommunikálnak egymással közvetlenül videón, hanem csak hangon keresztül.

A Mikogo találkozó házigazdájának fiókot kell létrehoznia. Ezután más felhasználókat e -mailben meghívhatnak a képernyő megosztására vagy vezérlésére. A részvétel a HTML megtekintőn keresztül lehetséges a böngészőn keresztül, okostelefonnal vagy asztali számítógéppel.

A Mikogón keresztüli kapcsolatok 256 bittel vannak titkosítva.

További információ: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

A GoToMeeting nagyfelbontású videokonferenciákhoz készült. A választott csomagtól függően akár 250 ember vehet részt egy videomegbeszélésen, és maximum 25 -öt lehet videóval összekapcsolni.

A találkozó létrehozása egyszerű, és spontán is megvalósítható. A moderátorok egyéni funkciókat aktiválhatnak a felhasználók számára, például a mikrofont vagy a képernyő megosztását.

A böngészőn vagy alkalmazáson keresztüli részvétel mellett telefonon is lehet tárcsázni.

További információ: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

A TeamViewer egy olyan eszköz, amelyet eredetileg a számítógépek távvezérlésére fejlesztettek ki. A TeamViewer mostantól saját eszközt kínál videokonferenciákhoz a "Találkozások" segítségével. A végpontok közötti titkosításnak köszönhetően a szoftver magas biztonsági szabványokat kínál, és lehetővé teszi a spontán találkozókat és a hanghívásokat. A kommunikáció közvetlenül audio vagy chat segítségével lehetséges. Akár 300 ember vehet részt egy videomegbeszélésben a TeamViewer programmal.

További információ: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

A Google Hangouts segítségével a Google fizetős eszközt kínál a vállalatoknak a G-Suite részeként. Ez lehetővé teszi a videokonferenciák közvetlen lebonyolítását. Alternatív megoldásként lehetőség van videomegbeszélések megtartására is a Google Meet segítségével. A felhasználóknak ezután lehetőségük van feliratozni a beszélgetéseket, vagy élőben lefordítani őket. A fordítási funkció azonban még nincs teljesen kifejlesztve.

A Google Meet használatához a felhasználóknak Google -fiókra van szükségük. A részvétel alkalmazás nélkül is lehetséges a böngészőben vagy a Gmailben. A Google videokonferencia -eszköz egyik előnye, hogy az összes többi Google -termék, például a Google -táblázatok, -dokumentumok és -naptárak könnyen kombinálhatók a videó eszközzel.

További információ: meet.google.com

5. Cisco Webex

A Cisco Webex professzionális használatra készült. Elméletileg akár 40 000 ember is részt vehet egy értekezleten, például nagy konferenciákon vagy vásárokon. A részvétel megfelelő fiók nélkül is lehetséges link meghívón keresztül. Regisztrált felhasználóként azonban további funkciók is rendelkezésre állnak.

További információ: www.webex.com

6. Nagyítás

A Zoom az egyik legnépszerűbb videokonferencia eszköz magán- és üzleti területen egyaránt. A találkozók szinkronizálhatók és azonnal létrehozhatók a saját naptárával. Valamennyi résztvevő beleegyezésével a videokonferenciák nagyon egyszerűen rögzíthetők. További előny, hogy a képernyőket több résztvevő is megoszthatja. Létrehozhat például saját tárgyalókat is.

A konferenciákon való részvétel asztali és okostelefonos alkalmazással, valamint böngészőn keresztül lehetséges.

További információ: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

A Microsoft Teams a Microsoft Office365 csomagjának része. Az eszköz elsősorban a csapatmunkára specializálódott. Tehát nem csak videokonferencia eszköz, hanem egyszerre kínál projektmenedzsment elemeket is.

Egy találkozón legfeljebb 10 000 ember vehet részt.

További információ: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Adobe Connect Meetings

Az Adobe videokonferencia eszközét elsősorban professzionális felhasználóknak tervezték. Például tárgyalótermek tervezhetők vállalati kivitelben. Az eszköz számos speciális funkciót is kínál, például névtelen konferencia -részvételt.

További információ: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

A Microsoft Skype -ját eredetileg chat- és videohívási szolgáltatásként indították. Az eszköz 2003 óta létezik. Most azonban sokan a Skype -ot is használják videokonferenciákhoz. Ez azt jelenti, hogy a fájlok itt is könnyen megoszthatók. A kommunikáció az integrált hírvivőn keresztül is lehetséges.

További információ: www.skype.com

10. Jitsi Meet

A Jitsi ingyenes szoftverek teljes gyűjteményét kínálja a kommunikációhoz. Ide tartozik a Jitsi Meet videokonferencia -eszköz is. A videomegbeszélések spontán elindíthatók alkalmazás vagy regisztráció nélkül. A találkozóhoz való csatlakozás egyénileg létrehozott alkalmazáson keresztül lehetséges.

A találkozókat a Jitsi útján közös naptárak segítségével lehet megtervezni és megszervezni. Az eszköz csatlakoztatható olyan projektmenedzsment szoftverekhez is, mint a Slack.

Az egyetlen hátrány: A gyártó szerint csak 35 résztvevő kommunikálhat jó minőségben.

További információ: meet.jit.si

11. Ezáltal

Ezáltal a videokonferenciák közvetlenül a böngészőben, fiók vagy alkalmazás nélkül indíthatók el. A részvétel egyszerűen lehetséges okostelefonon vagy asztali számítógépen.

További információ: howby.com

12. SocialHub Meet

A Németországban kifejlesztett SocialHub Meet eszköz mindenekelőtt lenyűgöz a GDPR-nek megfelelő megvalósítással. Ezért alkalmas azoknak a vállalatoknak, amelyek nagyra értékelik az adatvédelmet. Például minden szolgáltatás németországi szervereken található, és az egyes helyiségek jelszóval védhetők.

További információ: socialhub.io

A videokonferencia -eszköz fontos kiválasztási kritériumai

Először is fontolja meg, hogy mik a követelmények a virtuális értekezleti szoftverrel szemben. Szeretné használni az eszközt a kommunikáció fenntartására a hiányzó alkalmazottakkal? Vagy kommunikációs platformot szeretne létrehozni az ügyfelekkel folytatott részletes megbeszélésekhez? Annak érdekében, hogy az igényeinek megfelelően választhasson, pontosan tudnia kell, hogy mire van szüksége. Fontos szempontok, amelyeket figyelembe kell venni, amikor Funkciók köre figyelni kell a következőkre:

• Nagy felbontású vagy alacsony felbontású videó minőség,
• A potenciális résztvevők maximális száma,
• Funkció a képernyő felosztására,
• A dokumentumokkal való együttműködés lehetősége,
• Adatok titkosítása és
• Ár és kötelező szerződés.

Milyen előnyökkel jár a fizetett videokonferencia -eszközök?

Sok cég ingyen és akár regisztráció nélkül is kínálja videokonferencia eszközeit. Ezeknek az eszközöknek azonban gyakran korlátozott a funkcionalitása. Ezenkívül előfordulhat, hogy az ingyenes verziókat a programok által gyűjtött adatokkal „fizetik ki”.

A fizetős verzió esetében az eszközök „adatéhsége” általában korlátozottabb.

Ha a vállalatoknak rendszeresen szükségük van videokonferencia -eszközökre, akkor a legjobb, ha áttérünk a fizetős verziókra. A nagyobb adatbiztonság és az összes szükséges funkció előnyeit élvezi.

Milyen felszerelésre van szükségem egy videokonferenciához?

A videokonferencia sikeres lebonyolításához a következő műszaki követelményeknek kell megfelelni:

• kellően gyors internetkapcsolat
• kellően nagy felbontású kamera
• működő mikrofont

A videokonferencia lebonyolításához vagy abban való részvételhez legalább 3 megabites sávszélesség szükséges. Ez biztosítja, hogy a kép rángatás nélkül is látható legyen. Mindenesetre tanácsos minden olyan konferenciát kikapcsolni, amely sok sávszélességet igényel. Még a videó vagy a zene streamingjét sem szabad használni a videomegbeszélés során, ha a sávszélesség alacsony.

Netiquette a videomegbeszéléseken

A videokonferenciák zökkenőmentes lebonyolítása érdekében a résztvevőknek be kell tartaniuk bizonyos szabályokat. A legjobb, ha a moderátorok előre közlik a találkozó szabályait. A lehetséges szabályok a következők:

• Előzetes értesítés nélkül nem szólal meg. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy mindenki egyszerre beszél.
• Amikor egy személy bemutatja, a többiek kikapcsolják a mikrofont. Ily módon az előadót nem zavarják olyan zajok, mint a susogás.
• Ha mindenki, akinek van fényképezőgépe, részt vesz, mindenkinek be kell kapcsolnia a kameráját. Minden más durva lenne.
• Mindenkinek úgy kell öltöznie egy videótalálkozóra, mint egy helyszíni találkozóra. Hiszen senki nem jönne be az irodába kocogóruhában.

A videokonferencia előnyei és hátrányai

Sok cég kínál videokonferenciát előnyei:

• Helyek közötti kommunikáció hosszú utazás nélkül
• Utazási költségek megtakarítása
• rövidebb válaszidők
• optimalizált kommunikáció és gyorsabb döntéshozatal
• jobb válság- és projektmenedzsment

Vannak azonban olyanok is hátrány hogyan:

• nagyobb technikai erőfeszítés
• A kommunikáció csak segédeszközökkel lehetséges
• csökkent figyelem a képernyőn
• nem kötelező érvényű, mint a helyszíni élő találkozón

A videokonferencia jogi feltételei

Az adatvédelmi törvény szempontjából a videokonferenciákra az általános adatvédelmi rendelet vonatkozik. Ennek megfelelően a munkáltatók gyűjthetnek és használhatnak munkavállalói adatokat, ha azok a „munkaviszony célját” szolgálják (BDSG 26. § (1) bekezdés), vagy ha a munkáltatónak „jogos érdeke” van (GDPR 6. cikk (1) bekezdés).

A munkáltató érdekei ellentétesek a munkavállalók védelemre érdemes érdekeivel. Ezeket veszélyeztetné például, ha a videokonferencia eszközt nem csak értekezletekre, hanem az otthoni irodában végzett munka nyomon követésére is használják.

Kerülje a videokonferencia fáradtságát

Elméletileg a videokonferenciák bármikor és bárhol elindíthatók, de a gyakorlatban a videomegbeszélések halmozódása fáradtsághoz vezethet.

Ennek egyik oka az ingerek nagy sűrűsége, például nagy létszámú megbeszéléseken. Ugyanakkor egy videomegbeszélésen, amikor a kamera be van kapcsolva, soha nem lehet tudni, ki néz rád. Ez az állandó megfigyelés érzése még rosszabbá teheti a fáradtság tüneteit. Végső soron a képernyőre való folyamatos pillantás is fokozza a fáradtságot, anélkül, hogy túl sok figyelemelterelés lenne.

Ezt úgy lehet orvosolni, ha szünetet tartanak a hosszabb videokonferenciákon. Annak is értelme lehet, hogy a résztvevőknek nem kell egész idő alatt részt venniük a konferencián a videójukkal.

Videokonferenciák rögzítése - mi megengedett?

Míg a videokonferencia -rögzítés sok gyakorlatban bevettnek tűnik, számos eszköz kínálja ezt a lehetőséget, komoly jogi aggályok merülnek fel.

Az STGB szerint bűncselekmény lehet, ha nem nyilvános beszélgetéseket vagy videokonferenciákat engedély nélkül rögzítenek. A jelenlegi adatvédelmi törvények tiltják a videomegbeszélések rögzítését is a résztvevők beleegyezése nélkül.

A törvény elvben a videokonferenciát az élő találkozó helyettesítőjének tekinti. Ott bárki részt vehet videofelvétel nélkül.

A videomegbeszélés dokumentációjának a felvétellel való megvalósítására vonatkozó érv sem érvényes, mert a videokonferencián szöveges naplózás is lehetséges.

A videokonferencia rögzítéséhez a következőket kell megadni:

• Az összes érintett fél önkéntes hozzájárulása, amelyet a felvétel megkezdése előtt szereznek be.
• A hozzájárulás írásos formája vagy a hozzájárulás dokumentációja.
• A résztvevők magyarázata a felvétel értelméről és céljáról.
• Hivatkozás az elállási jogra a beleegyezéshez.

Alapvetően sem a moderátorok, sem a résztvevők nem rögzíthetnek videokonferenciákat a többi videokonferencia beleegyezése nélkül. Ez nem vonatkozik arra az esetre sem, ha a felvételt egyszerű dokumentációs célokra kell készíteni.

Melyik eszköz alkalmas a videokonferenciámhoz?

Ma a mindennapi élet része, hogy videokonferenciákat tartanak vállalatokban. A megfelelő eszközök piaca nagy, így gyorsan elveszítheti a nyomát. Az alábbi kérdések segíthetnek a megfelelő szoftver kiválasztásában:

• Átlagosan hányan vesznek részt a videokonferenciáimon?
• "Csak" szükségem van egy eszközre a videohívásokhoz, vagy tartalmaznia kell más funkciókat, például üzenetküldőt, projektmenedzsment funkciókat stb.?
• Lehetséges -e integrálni a videomegbeszélések időpontjait közvetlenül a naptárba?
• Szeretné, ha az eszköz szerverei Németországban lennének?
• Van valami módszer a találkozó rögzítésére?
• Létrehozhatok több tárgyalót?
• Lehet -e részt venni a megbeszéléseken a böngészőn keresztül?
• Mennyi pénzem van havonta a videomegbeszélési eszközre?
• Használok már olyan eszközöket, mint a G-Suite, az Adobe vagy a Microsoft?

A gyakorlatban érdemes először kipróbálni különféle eszközöket, például fizetett előfizetés megkötése előtt. A legtöbb szolgáltató 14 napos vagy annál hosszabb ingyenes próbaidővel dolgozik. Ez idő alatt széles körben tesztelheti az eszközöket különböző videokonferenciákkal, és meggyőződhet a megfelelő előnyökről.

Más szoftverekhez hasonlóan Ön és csapata is dolgozni fog vele. Ezért a vállalatoknak be kell vonniuk alkalmazottaikat a döntéshozatali folyamatba annak érdekében, hogy közösen konszenzust találjanak a végső soron használt eszközről.