Az automatikus archiválás egyedileg konfigurálható. Először is határozza meg a szabványos beállításokat: Milyen gyakran archiválják, milyen "régi" legyen az adat, hogy archiválható legyen, milyen fájlban kell tárolni az adatokat
Az archiválási funkció standard beállításait az alábbiak szerint határozza meg:
- Az Outlook programban a 2007 -es verzióig hívja az EXTRAS >> OPTIONS parancsot, és nyissa meg a TOVÁBB regisztert. Az Outlook 2010 programban hívja meg a FÁJL >> OPCIÓK parancsot, és nyissa meg a KIEMELT fület.
- Az Outlook programban 2007 -ig kattintson az AUTOARCHIVE gombra, az Outlook 2010 -ben pedig az AUTOARCHIVE SETTINGS menüpontra. Az archiválási beállítások minden Outlook modulra érvényesek - kivéve, ha módosítja azokat egyes modulok vagy mappák esetén.
- Aktiválja az AUTOARCHIVE MINDEN X NAP opciót, és adja meg az archiválás időközét.
- Ha bosszantónak találja, hogy minden egyes archiválási folyamathoz meg kell erősítenie egy párbeszédpanelt, kapcsolja ki az AUTOARCHIVING INDÍTÁSA A MEGFIGYELÉS UTÁN opciót.
- Ha az Outlook-ban lejártként jelöli meg azokat az e-maileket, amelyekre már nincs szüksége, és nem szeretné archiválni őket, aktiválja a LEJÁRT TÉTELEK TÖRLÉSE lehetőséget (csak e-mail mappában).
- Mindenesetre aktiválja a Régi elemek archiválása vagy törlése opciót.
- Ha aktiválja az ARCHÍVUMMAPPA MUTATÁSA MAPPALISTÁBAN opciót, az Outlook archiválás után automatikusan megnyitja az archívumfájlt, és megjeleníti azt a mappalistában. Ez azt jelenti, hogy továbbra is azonnal hozzáférhet az archivált adatokhoz, de akkor le kell mondania a kiszervezés gyorsaságáról.
- Az ELEMEK TÖRLÉSE HA RÉGIEBB mezőben adja meg, hogy az adatok hány évesek legyenek, hogy az archívumba kerüljenek (vagy teljesen törlődjenek).
- Ha az adatokat át szeretné vinni az archívumba, aktiválja a RÉGI ELEMEK MOVE MOVE opciót, és válassza ki a kívánt mappát a SEARCH segítségével, vagy írja be az Outlook által létrehozandó új archív fájl nevét a gomb melletti mezőbe.
- Ha helyette vissza akarja törölni a régi adatokat, aktiválja a RÉGI ELEMEK VÉGLEGES TÖRLÉSE opciót. Annak érdekében, hogy az összes régi elem azonnal eltávolításra kerüljön, kattintson a BEÁLLÍTÁSOK ALKALMAZÁSA MINDEN MAPPARA lehetőségre - de ne feledje, hogy ezt nem lehet visszavonni.
- Zárja be a párbeszédpaneleket.
Egyedi beállítások az egyes modulokhoz
Feltételezve, hogy szabványos beállításként megadta, hogy az elemeket egy év elteltével át kell helyezni az archívumba, de továbbra is szeretné, ha a találkozók naptárában szerepelnének a korábbi évek találkozói. Ezután módosítsa a naptár beállításait:
- Nyissa meg a naptárat.
- A MY CALENDAR alatt kattintson a jobb gombbal a CALENDAR elemre, és hívja meg a PROPERTIES parancsot. A példában a naptár nincs archiválva.
- Nyissa meg az AUTOARCHIVE fület.
- Ha nem szeretné archiválni a naptárat, akkor aktiválja a NE ARCHÍVÁLJON EZT A MAPPÁT lehetőséget, és folytassa a 6. lépéssel. Ha nem az alapértelmezett beállításokat kívánja használni, akkor aktiválja a KÖVETKEZŐ BEÁLLÍTÁSOK HASZNÁLATA opciót ehhez a mappához.
- Módosítsa a beállításokat, például az archiválandó elemek korát, vagy adjon meg egy másik archívumfájlt.
- Zárja be a párbeszédpanelt.
Egyedi beállítások az egyes mappákhoz, találkozókhoz vagy e -mailekhez
Az Outlook lehetőséget ad arra, hogy kizárja ezeket az elemeket az automatikus archiválásból. Ehhez a következőképpen járjon el:
- Nyissa meg a kívánt elemet, például egy fontos e -mailt vagy egy találkozót.
- A levél, találkozó vagy feladat ablakában hívja elő a "Fájl, tulajdonságok" parancsot.
- Aktiválja a „Nincs ezen elem automatikus archiválása” opciót, és zárja be a párbeszédpanelt.