Az AutoArchive - alapbeállítások és egyedi beállítások

Az automatikus archiválás egyedileg konfigurálható. Először is határozza meg a szabványos beállításokat: Milyen gyakran archiválják, milyen "régi" legyen az adat, hogy archiválható legyen, milyen fájlban kell tárolni az adatokat

Az archiválási funkció standard beállításait az alábbiak szerint határozza meg:

1. Az Outlook programban a 2007 -es verzióig hívja az EXTRAS >> OPTIONS parancsot, és nyissa meg a TOVÁBB regisztert. Az Outlook 2010 programban hívja meg a FÁJL >> OPCIÓK parancsot, és nyissa meg a KIEMELT fület.
2. Az Outlook programban 2007 -ig kattintson az AUTOARCHIVE gombra, az Outlook 2010 -ben pedig az AUTOARCHIVE SETTINGS menüpontra. Az archiválási beállítások minden Outlook modulra érvényesek - kivéve, ha módosítja azokat egyes modulok vagy mappák esetén.
   
3. Aktiválja az AUTOARCHIVE MINDEN X NAP opciót, és adja meg az archiválás időközét.
4. Ha bosszantónak találja, hogy minden egyes archiválási folyamathoz meg kell erősítenie egy párbeszédpanelt, kapcsolja ki az AUTOARCHIVING INDÍTÁSA A MEGFIGYELÉS UTÁN opciót.
5. Ha az Outlook-ban lejártként jelöli meg azokat az e-maileket, amelyekre már nincs szüksége, és nem szeretné archiválni őket, aktiválja a LEJÁRT TÉTELEK TÖRLÉSE lehetőséget (csak e-mail mappában).
6. Mindenesetre aktiválja a Régi elemek archiválása vagy törlése opciót.
7. Ha aktiválja az ARCHÍVUMMAPPA MUTATÁSA MAPPALISTÁBAN opciót, az Outlook archiválás után automatikusan megnyitja az archívumfájlt, és megjeleníti azt a mappalistában. Ez azt jelenti, hogy továbbra is azonnal hozzáférhet az archivált adatokhoz, de akkor le kell mondania a kiszervezés gyorsaságáról.
8. Az ELEMEK TÖRLÉSE HA RÉGIEBB mezőben adja meg, hogy az adatok hány évesek legyenek, hogy az archívumba kerüljenek (vagy teljesen törlődjenek).
9. Ha az adatokat át szeretné vinni az archívumba, aktiválja a RÉGI ELEMEK MOVE MOVE opciót, és válassza ki a kívánt mappát a SEARCH segítségével, vagy írja be az Outlook által létrehozandó új archív fájl nevét a gomb melletti mezőbe.
10. Ha helyette vissza akarja törölni a régi adatokat, aktiválja a RÉGI ELEMEK VÉGLEGES TÖRLÉSE opciót. Annak érdekében, hogy az összes régi elem azonnal eltávolításra kerüljön, kattintson a BEÁLLÍTÁSOK ALKALMAZÁSA MINDEN MAPPARA lehetőségre - de ne feledje, hogy ezt nem lehet visszavonni.
11. Zárja be a párbeszédpaneleket.

Egyedi beállítások az egyes modulokhoz

Feltételezve, hogy szabványos beállításként megadta, hogy az elemeket egy év elteltével át kell helyezni az archívumba, de továbbra is szeretné, ha a találkozók naptárában szerepelnének a korábbi évek találkozói. Ezután módosítsa a naptár beállításait:

1. Nyissa meg a naptárat.
2. A MY CALENDAR alatt kattintson a jobb gombbal a CALENDAR elemre, és hívja meg a PROPERTIES parancsot. A példában a naptár nincs archiválva.
   
3. Nyissa meg az AUTOARCHIVE fület.
4. Ha nem szeretné archiválni a naptárat, akkor aktiválja a NE ARCHÍVÁLJON EZT A MAPPÁT lehetőséget, és folytassa a 6. lépéssel. Ha nem az alapértelmezett beállításokat kívánja használni, akkor aktiválja a KÖVETKEZŐ BEÁLLÍTÁSOK HASZNÁLATA opciót ehhez a mappához.
5. Módosítsa a beállításokat, például az archiválandó elemek korát, vagy adjon meg egy másik archívumfájlt.
6. Zárja be a párbeszédpanelt.

Egyedi beállítások az egyes mappákhoz, találkozókhoz vagy e -mailekhez

Az Outlook lehetőséget ad arra, hogy kizárja ezeket az elemeket az automatikus archiválásból. Ehhez a következőképpen járjon el:

1. Nyissa meg a kívánt elemet, például egy fontos e -mailt vagy egy találkozót.
2. A levél, találkozó vagy feladat ablakában hívja elő a "Fájl, tulajdonságok" parancsot.
3. Aktiválja a „Nincs ezen elem automatikus archiválása” opciót, és zárja be a párbeszédpanelt.