Az Excel számos funkciója mellett, amelyekkel a professzionális táblázatok hatékonyan beállíthatók, a számformátumok is fontosak, hogy a táblázat nézője egy pillantással megértse annak hozzáadott értékét és az alapvető állításokat.
Ennek eléréséhez hasznos egyéni számformátumokkal dolgozni a Microsoft Excel programban. Az egyéni számformátumok akkor hasznosak, ha például bizonyos számú tizedesjegyet szeretne megjeleníteni, vagy a számokat különböző mértékegységekben szeretné formázni. Az egyes számformátumok is hasznosak lehetnek, ha az egyes kritériumokat kell hangsúlyozni, pl.B. negatív számok vagy értékek, amelyek kívül esnek egy bizonyos tartományon.
Ebből a cikkből két érthető gyakorlati példa alapján megtudhatja, hogyan jönnek létre az egyes számformátumok a Microsoft Excelben a cellaterületen, és hol rejlik az egyes számformátumok hozzáadott értéke.
Hogyan állíthat be egyedi számformátumokat az Excelben?
Az első gyakorlati példa részletesen bemutatja, miért lehetnek hasznosak és hatékonyak az egyes számformátumok az Excelben:
Egy vállalat a cikkadatok kiterjedt listáját kezeli Excel-táblázatban. Az első oszlopban egy cikkszámot adunk meg hatjegyű számként. Az árukezelő program szoftver-specifikus változása miatt minden cikkszám előtt azonnali hatállyal azonos betűkódot kell elhelyezni. Az új formátum úgy épül fel, hogy a betűket mindig pont választja el a számoktól.Ezenkívül a három számjegyet mindig pont választja el.
Az egyedi számformátum alkalmazása után a régi 730452 cikkszám lesz a cikkszám: ABC.730.452.
Az új cikkszám egyedi formázásához az Excelben néhány lépésben, használjon egyéni számformátumot, és járjon el a következőképpen:
A példában jelölje ki a B2-B8 cellákat. Példatáblázatunkban ezek tartalmazzák az átalakítandó cikkszámokat. A következő lépésben használja a CTRL 1 billentyűkombinációt a CELLOK FORMÁZÁSA párbeszédpanel megnyitásához. A parancs minden Excel-verzióban működik.
Aktiválja a SZÁMOK lapot.
A párbeszédpanel KATEGÓRIA alatt kattintson az EGYEDI elemre.
" A TÍPUS mezőbe írja be a következő formázási utasítást: ABC.."
Végül az OK gombbal erősítse meg a felhasználó által megadott formázást. A számok ezután a kívánt formában jelennek meg a táblázatban.
Fontos: Vegye figyelembe, hogy az egyéni formázás valójában nem ad hozzá szöveget és pontokat a számokhoz. Ezt láthatja, ha a beviteli sorba kattint.
A cikkszám eredeti formátumban jelenik meg ott. Ennek a megközelítésnek, amelyet az egyéni számformátumban idézőjelek használatával valósít meg, azzal az előnnyel jár, hogy továbbra is hozzáférhet a számokhoz az Excelben történő számításhoz. Ez már nem működne szöveggé konvertálva.
Hogyan konvertálható a tartalom táblázatfüggvény segítségével?
Abban az esetben, ha a betűk és pontok valóban megjelennek a cellában, nincs alternatíva a számformátum szöveggé konvertálására. A szövegben szereplő számok formázásához tegye a következőket:
Szúrjon be egy segédoszlopot a cikkszám oszlop mellé. Ebben a cikkszámokat szöveggel és pontokkal látjuk el egy képlet segítségével.
Ha az első szám az A2 cellában van, és azt szeretné, hogy a C oszlop segédoszlopként működjön, írja be a következő képletet a C2 cellába:
"=ABC.&LEFT(A2;3)&.&RIGHT(A2;3)"
A képlet a kívánt formában jeleníti meg a cikkszámokat a táblázatban, ugyanakkor a képlet használatakor a számértékek elvesznek, így a C oszlopban nem lehet további számításokat végezni ill. a számok tovább feldolgozhatók.
Másolja a képletet elég mélyre a súgó oszlopba. Ezután másolja a segédoszlopot a vágólapra, és illessze be újra a PASTE CONTENT paranccsal az ÉRTÉKEK opcióval. A képleteket a tényleges cikkszámok helyettesítik.A régi cikkszámokat tartalmazó oszlopot törölheti, ha már nincs rájuk szüksége.
2. Példa: Hogyan tárolhat felhasználó által megadott számformátumokat az Excelben?
A második példában láthatja, hogyan használhatja az egyedi számformátumot az Excelben a hitelkártyaszámok professzionális formázására az Excelben. A hitelkártyák egyre népszerűbbek, nélkülözhetetlenek a cégek és magánszemélyek fizetési tranzakcióiban. Az Excel nem biztosít integrált formátumot a hitelkártyaszámok helyes megjelenítéséhez, amelyek tizenhat számjegye általában négyes blokkokban jelenik meg. Menet közben a kívánt ábrázolásnak könnyen megvalósíthatónak kell lennie a következő egyéni számformátum használatával.
Ez a formátum azt eredményezi, hogy a blokkok a táblázat cellaterületén jelennek meg.Az utolsó számjegyet azonban mindig nulla helyettesíti. A nulla megjelenítésének oka, hogy az Excel maximum 15 számjegyet tud feldolgozni. Emiatt minden 16 jegyű hitelkártyaszám mindig nullával jelenik meg a végén.
A hitelkártyaszám helyes megjelenítéséhez a hitelkártyaszámokat szövegként kell megadni. Ezt úgy érheti el, hogy elé tesz egy idézetet, vagy előzetesen hozzárendeli a szövegformátumot.
A szöveges megjelenítés ellenére a hitelkártyaszámok négyes blokkokban való megjelenítésének tényleges célja nem érhető el a formátum megváltoztatásával. Az első példához hasonlóan a megoldás egy további segédoszlop beszúrása, amelyben egy képlet segítségével kiadhatja a kívánt megjelenítést.
Ha például beírta a hitelkártya számát a B1 cellába, akkor a következő képlet segítségével négyes blokkokban jelenítheti meg a C1 cellában:
"=BAL(B1;4)& &PART(B1;5;4)& &RÉSZ(B1;9;4)& &JOBB(B1;4)"
A súgó oszlop használatával a hitelkártyaszám helyesen jeleníthető meg, majd feldolgozható.
Függetlenül attól, hogy felhasználó által definiált számformátumot használ-e a cikkszámok egyenkénti megjelenítéséhez, a hitelkártyaszámok négyes blokkokban történő összeállításához – kulcsfontosságú, hogy a számformátumot úgy alakítsák ki, hogy a felhasználók gyorsan el tudják fogadni a legfontosabb információkat.
