Excel fájlok mentése és megosztása: gyors és egyszerű

Fontos információk, amelyek segíthetnek

Ha több kolléga dolgozik egy projekten vagy feladaton, gyakran szükség van arra, hogy együtt dolgozzanak egy Excel munkafüzeten vagy az Excel program táblázatán. A kiadás előtt azonban győződjön meg arról, hogy a megfelelő formátumot választotta, és az Excel -fájlt megfelelően mentette. Ezenkívül a felhasználóknak figyelniük kell a fájlméretre, és lehetőség szerint fel kell osztaniuk. Néha azonban az adatok közzététele elegendő ahhoz, hogy hozzáférjenek.

Excel fájl mentése: Így működik

Az Excel billentyűkombinációjával "Ctrl + S" vagy a "Fájl> Mentés" vagy "Mentés másként" segítségével lehetséges az aktuális Excel fájl mentése egyedi fájlnév alatt. A szabványos .xls és .xlsx fájltípusokon kívül az Excel OpenDocument vagy PDF formátumban is kínál mentést.

Az Excel -munkafüzeteket elmentheti a kívánt tárolási helyre, ha előre megadja a szabványos tárolási helyet. A tárolási hely is néhány lépésben megváltoztatható. Néha hasznos, ha a dokumentum mappája vagy tárolási útvonala megjelenik a munkafüzet egyik cellájában. Ez az, amit ez a táblázat funkció lehetővé tesz.

Mentse az Excel fájlt egy biztonsági másolattal

Célszerű biztonsági másolatot készíteni a fontos Excel fájlokról, mielőtt módosítja a dokumentumot. Biztonsági másolat létrehozható néhány Excel funkcióval vagy makróval. Az Excel -munkafüzetet úgy is konfigurálhatja, hogy minden módosításkor a rendszer elmentse az előző munkafüzet -verzió biztonsági másolatát.
Az adatok és az értékes munkaidő elveszhetnek áramkimaradás vagy egy nem mentett Excel fájl akaratlan bezárása következtében. Ezért ajánlatos aktiválni az "AutoRecover" Excel funkciót az automatikus adattárolás elindításához.

Instrukciós videó: Microsoft Excel: Mentsen el egy fájlt, és ossza meg más felhasználókkal

Excel fájl megosztása: a lehetőségek

Ha egy Excel munkafüzet vagy egy dokumentum adatait szeretné megosztani más felhasználókkal, akkor az integrált kiadási funkciókon kívül más lehetőségek is rendelkezésre állnak:

• A tárolt adatokból származó diagram például közzétehető a vállalat intranetjén vagy egy webhelyen. Ehhez bizonyos funkciókat kell használnia az adatok Excel listából történő grafikus exportálásához. Az Excel lehetőséget kínál arra is, hogy a kívánt alterületet grafikusan átmásolja egy Excel táblázatból, hogy beszúrja és megjelenítse azt egy prezentációban vagy egy másik alkalmazásban.
• Az Excel -listák vagy az egyéni táblázatok könnyen és gyorsan elküldhetők a munkatársaknak e -mailben. Egy megfelelő gomb integrálása az Excel eszköztárba megkönnyíti a hasznos makró küldését és használatát.
• Az Excel munkafüzetet hálózaton keresztül is megoszthatja, és így több felhasználó is szerkesztheti. Ezt megelőzően a munkafüzet makróval másolható, és más fájlnévvel menthető el.
• Végül megoszthatja az Excel -fájlt úgy, hogy a munkafüzetet egy online felhőbe, például a OneDrive -ba menti. Ez lehetővé teszi más felhasználók számára a fájl szerkesztését.

Az Excel fájl megosztása biztonságosabb

Az Excel adatokon kívül néhány funkció védi a megadott információkat is:

• A digitális aláírások kényelmesen integrálhatók Excel fájlba vagy mappába az adatok integritásának és hitelességének biztosítása érdekében. A digitális aláírás azt jelzi másoknak, hogy a munkafüzet vagy a dokumentum tartalmát ellenőrizték és aláírták.
• Mielőtt Excel -táblázatot vagy munkafüzetet bármilyen formában átadnak a csapattársaknak vagy bárki másnak, meg kell tisztítani a személyes adatokat és információkat.
• Az Excel táblázatban vagy mappában található képletek védelme megakadályozza a nem kívánt változtatásokat, amikor többen dolgoznak egy dokumentumon.
• A munkafüzet továbbítása előtt hasznos lehet az egyes munkalapokat egy új Excel munkafüzetbe másolni, és a képleteket értékekkel helyettesíteni.

A megfelelő formátum egy Excel fájl megosztásához

A cégek és a vállalkozások gyakran használják az Excel újabb és régebbi verzióit. Néha szükség lehet egy Excel fájl fájltípusának módosítására:

• Az Excel menü használatával a fájlok viszonylag könnyen menthetők PDF formátumban.
• Egy Excel fájl vagy táblázat CSV formátumban menthető mindössze néhány lépésben.
• Annak érdekében, hogy egy Excel fájl kompatibilis legyen a régebbi verziókkal, XLS fájlformátumban menthető.
• Egy mappa teljes tartalma konvertálható XLSX fájlformátumba egy Microsoft eszközzel.
• Kézi kompatibilitási ellenőrzés végezhető el, hogy a mentett Excel fájlokat a régebbi programverziók is el tudják olvasni.

Csökkentse az Excel munkafüzet méretét

Nem olyan könnyű megosztani egy több ezer soros Excel -táblázatot. Nagy Excel fájl felosztása előtt szükséges pl. B. felosztás makró segítségével. Ezekkel a tippekkel azonban jelentősen csökkentheti a fájlméretet. Az Excel régebbi és újabb verzióival is tömöríthet egy képet vagy a mappában található összes grafikát, és választhat a különböző felbontások közül.

Következtetés: Mentsen el egy Excel fájlt, és ossza meg más felhasználókkal

Ha másoknak szüksége van az Excel -munkafüzet adataira, a felhasználóknak több lehetőségük van. Először a felhasználóknak el kell menteniük az Excel fájlt. Ehhez különféle fájltípusok állnak rendelkezésre. Az Excel fájl megosztásához előre meg kell adni az egyedi fájlnevet. Ezenkívül biztonsági másolat készíthető a lehetséges változtatások előtt, például makrók segítségével. Az Excel program lehetővé teszi az Excel fájlok méretének csökkentését vagy a munkafüzet felosztását, a fájlformátum megváltoztatását vagy a digitális aláírás beszúrását, mielőtt a felhasználók megosztják az Excel fájlt másokkal.

További érdekes cikkek az Excel -ről

• Ha többen dolgoznak egy Excel -táblázaton, hasznos felismerni a tartalom vagy képletek változásait.
• A munkafüzet teljes Excel -lapja gyorsan áthelyezhető vagy másolható egy másik Excel -munkafüzetbe.
• Az üres sorok véglegesen eltávolíthatók egy automatikus szűrő funkcióval.
• A felesleges tartalom törlése csökkenti az Excel fájl fájlméretét.
• A munkafüzet Excel -képletei egy mozdulattal számokká alakíthatók.
• Az Excel fájlokhoz előnézeti grafika tárolható.
• Ennek a naplófunkciónak a segítségével mindig láthatja az időt és azt a személyt, aki megváltoztatta a cella tartalmát.

GYIK

Hogyan oszthatok meg egy Excel táblázatot?

Nyissa meg a munkafüzetet, majd kattintson az Áttekintés fülre. Navigáljon a "Módosítások" menüpont alatt a "Felhasználók szerkeszthetik a területeket" kiadási opcióhoz. A megosztott táblázat meghatározása előtt válassza ki az "Új" lehetőséget a Felhasználói engedélyek menüből.

Hol találom az Excel automatikus biztonsági mentéseit?

Az AutoRecover funkció aktiválásával az Excel tíz percenként menti a jelenleg nyitott munkaterületet a standard beállításban. A biztonsági másolatnak ugyanabban a mappában kell lennie, mint az eredeti fájl.

Hogyan kapcsolhatom ki a munkafüzet írásvédelmét?

Nyissa meg a munkafüzetet. Kattintson a fájlmenüben az "Információ" elemre, majd deaktiválja a "Zárolt" mezőt az általános területen.