A Microsoft Outlook használata: tippek és beállítások

Ezen útmutatók segítségével Outlook pro lesz

Az Outlook megvásárlása az Office csomag részeként vagy egyetlen változatként az első lépés a professzionális e-mail kommunikációhoz, feladatok létrehozásához vagy találkozók kezeléséhez. Az Outlook helyes és intuitív használatának ismerete fontosabb, mint a kezdeti telepítés.

Az Outlook lehetőségei változatosak, és lehetővé teszik a felhasználók számára a professzionális kommunikációt. A Microsoft PowerPoint, Excel vagy Word integrálása jelentős hozzáadott értéket eredményez a Microsoft Office felhasználói számára. Ezen kívül vannak olyan fontos funkciók, amelyek lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy gyorsan, hatékonyan és magas szintű kompetenciával kommunikáljanak a Microsoft Outlook programmal. Az Outlook professzionális használata érdekében érdemes megismerkedni az Outlook és a bennfentes funkciók alapjait ismertető írásos utasításokkal és digitalizált kézikönyvekkel.

Videó bemutató az Outlook programban: Hogyan hozhatja ki a legtöbbet az Outlookból

Keresse meg és rendezze az üzeneteket, találkozókat és elemeket

A Microsoft Outlook alapvetően megkönnyíti a felhasználók számára a szoftver használatát. Az önmagyarázó menüstruktúra mellett a felhasználók megtalálják a programba integrált utasításokat és egy világos súgófunkciót, amely külön menüponton keresztül választható ki. Ezt bármikor előhívhatja a menüszalag „Súgó” menüpontján keresztül.

E felhasználóbarát struktúrák ellenére egyes funkciók rejtettek, az új felhasználók számára ismeretlenek vagy első pillantásra nem ismerhetők fel alapvető fontosságúnak.

A súgóoldalon, képzéseken és oktatóanyagokon kívül lényeges segítség az Outlookba integrált keresőfunkció, amelyet állandó mezőként mindig megtalálhat a menüsor felett:

Az Outlook -ban történő keresés kényelmes, és lehetővé teszi a felhasználók számára egyéni keresési paraméterek beállítását. Lehetőség van például bizonyos kifejezések keresésére, több mappában való keresésre, archív mappák közötti keresésre, vagy e-mail aláírás beolvasására a keresési kifejezések egyidejű keresésére, vagy a speciális keresési lehetőségek megjelenítésére.

Míg a speciális keresés jól láthatóan megtalálható az Outlook jelenlegi verziójának felső menüjében, például a korábbi verziókban rejtve volt. Ha nem ismerte a CTRL + SHIFT + F billentyűkombinációt, nehéz volt irányítani a speciális keresést. Az Outlook 2010 és az összes későbbi verzió azonnali keresését könnyedén személyre szabhatja.

Fontos tipp az Outlook 2007 és 2010 felhasználói számára

Nem találja a fontos e -maileket annak ellenére, hogy a keresési funkció be van kapcsolva? Ebben az esetben újra kell indítani az Outlook indexelését. Ez különösen igaz az Outlook 2007 -es és 2010 -es verzióira, mivel mindkét program a Windows keresési indexét használja a keresésekhez. Ha ez a keresési index sérült, a keresés már nem fog megfelelően működni. Az újraindexelés után a rendszer a szokásos módon megtalálja az összes e-mail üzenetet.

A felhasználóknak rendkívül óvatosnak kell lenniük az elemek közvetlen törlésekor az Outlook keresési mappájából. Mivel a keresési mappák kizárólag virtuális mappák, amelyek a fizikai mappákhoz vannak kapcsolva, a keresési mappában lévő minden törlés „valódi” törlést vált ki. Ily módon szándékosan töröl elemeket az Outlookból.

Az Outlook rendezési funkciójának használata - tippek és trükkök

Minden Outlook -felhasználó tudja: Ha elfelejti folytatni a bejövő üzenetek olvasását és rendezését az Outlook -ban, gyorsan elveszíti a nyomát. Ahhoz, hogy szembenézzünk ezzel a kihívással, mindenekelőtt ismerni kell és használni kell az Outlook rendezési lehetőségeit. Például a beérkező levelek makróit és szabályait definiálhatja a bejövő hírlevelek megfelelő rendezéséhez és rendszerezéséhez.

Az a funkció, hogy az elküldött üzeneteket egy speciális ügyfélmappában tárolja, nem pedig általában az „Elküldött tételek” mappában, izgalmas és különösen hasznos professzionális környezetben. Az automatikus rendezés funkció időt takarít meg, és világosan megjeleníti az összes üzenetet, amelyet egy ügyfélnek küldött egy mappában. A címjegyzékben lehetőség van a vezetéknév vagy más, számodra fontos kritériumok szerinti rendezésre is.

Bárki, aki több e-mail fiókot kezel a Microsoft Outlook segítségével, nagyra értékeli, hogy az Outlookban kapott e-maileket az e-mail küldése szerinti fiók szerint rendezheti. Ezt a hasznos funkciót az Outlook 2003 -ban vezették be, és segít a bejövő üzenetek világosabb megjelenítésében. Lehetőség van a feladó összes üzenetének megjelenítésére is.

A kapcsolódó e-mailek vitafába rendezett megjelenítésének funkciója rendkívül praktikus. Ez a fajta elrendezés áttekintést nyújt az összes üzenetről és azok tartalmáról, különösen a hosszú projekteknél, amelyek nagyszámú e -mailt tartalmaznak.

Összefoglalva, az Outlook rendezési funkciója kiegészíti a szoftver számos előnyét. A rendezés és a kiterjedt és logikusan felépített keresési funkciók révén Ön, mint felhasználó, áttekintést tart. Az e -mailek, a feladatok, a tételek és a találkozók, valamint a beérkező levelek mindig rendben vannak.

Az Outlook használata - professzionálisan küldjön e -maileket

Az e-mailek küldése és fogadása a legtöbb Outlook-felhasználó napi rutinja. Az is érdekes, hogy az Outlook nézeteit rugalmasan módosíthatja. Például lehetőség van csak az olvasatlan üzenetek megjelenítésére, hogy ne hagyjon ki egyetlen új e -mailt sem. Ez egy vagy több e -mail fiókkal működik. Nem számít, hogy több különböző fióktípust és különböző postafiókot, például IMAP -ot és Exchange -t használ az Outlook -ban.

Ugyanebben a lépésben lehetősége van arra is, hogy üzeneteit különböző színekben jelölje meg a nyomon követés érdekében. A különböző színű zászlókkal ellátott jelölések bármikor kipipálhatók egy "kész" pipa segítségével. Ily módon egy pillantással vizuálisan láthatja, hogy mely üzeneteket kell még feldolgozni a nyomon követés érdekében.

Az olvasott és olvasatlan e -mailek hozzáértő kezelése

Praktikus továbbá bizonyos beállításokat elvégezni, és például csak az elmúlt 7 nap üzeneteit vagy elsősorban a mellékletekkel ellátott e -maileket megjeleníteni. Ha azt is szeretné tudni, hogy hány üzenet van egy mappában, akkor ezt néhány beállítással megjelenítheti az Outlook beállításaiban.

A fontos, elküldött e-mail üzenetek másolatai is elhelyezhetők bármely mappában. Az új e-mailek elolvasása után több üzenetet vagy teljes mappát jelölhet meg, és teljes egészében olvasottként vagy olvasatlanként jelenítheti meg őket. Ugyanilyen könnyen visszaállíthatja az egyes olvasott e -maileket eredeti állapotukba, és kiemelheti őket olvasatlanként. Ha olvasatlan üzeneteket szeretne törölni, például a spam mappában, ez felhasználóbarát billentyűkombinációkkal működik.

Szinkronizálási problémák és elégtelen internetkapcsolat

Ha az Outlook régebbi verzióiban szinkronizálási problémák merülnek fel, előfordulhat, hogy az egyes üzenetek gyorsítótárazásra kerülnek a Konfliktusok mappában. Érdemes ezt a mappát rendszeres időközönként megtekinteni. Nem megfelelő a WiFi vétel, vagy problémái vannak a mobilkapcsolattal, és csak nem tudja megfelelően letölteni az e-maileket az Outlook programban. Ebben az esetben alternatívaként offline is olvashatja és írhatja üzeneteit. Miután feldolgozta az összes e -mailt, lépjen online és küldje el üzeneteit. Ez a beállítás az Európán kívüli üzleti utak számára is érdekes lehet, ha az internet-hozzáférés költséges.

Praktikus tipp:

Ha nagyítani szeretné az e-maileket olvasáshoz, ezt billentyűparanccsal teheti meg. Alternatív megoldásként egy csúszkát talál az Outlook főablakának jobb alsó sarkában, amellyel a nagyítási tényezőt egérrel állíthatja be.

Általános Outlook funkciók és alapvető optimalizálási lehetőségek

Az e-mailek, találkozók vagy feladatok könnyű megtalálásához az Outlook alapvető funkciója a fenti részben említett integrált keresési funkció. Az Outlook jelenlegi verziójában könnyedén használhatja a teljes szövegű keresésekhez a menüsor feletti keresőmezőt. A billentyűparancsok és a keresési korlátok még kényelmesebbé teszik a keresést. A kedvencek mappáinak létrehozása gyakorlatilag releváns és hatékony is. A kedvenc mappák garantálják, hogy a rendszeresen használt mappák bármikor megtalálhatók legyenek. Húzza a kedvenc mappákat egy lépésben az egérrel az általános mappastruktúra feletti területre. Ennek eredményeként általában látni fogja kedvenc mappáit a nézet felső részén.

A kedvenc mappák és az e-mailek professzionális elrendezése mellett érdemes folyamatosan archiválni a kapott üzeneteket. A szoftverbe integrált automatikus archiválási funkció rendszeres időközönként automatikusan biztonsági másolatot készít az adatokról. Az üzeneteket az Outlookból egy külső archív fájlba helyezi át.

Ily módon Ön, felhasználó, biztos lehet abban, hogy a fontos üzenetek bármikor nem veszhetnek el vírusok vagy felhasználói hibák miatt. Az automatikus archiválás problémamentesen leállítható és kikapcsolható az egyes mappákhoz vagy modulokhoz. Ha kifejezetten archív fájlokban szeretne keresni, akkor ezeket az archív fájlokat az Outlook programban kell megnyitnia. Ezt először a Fájl gombra kattintva teheti meg. Ezután válassza a Megnyitás, majd az Outlook Data Files bejegyzést. A következő lépésben használhatja a speciális keresést.

Zárja be az összes ablakot egy lépésben

Tudod, azt? Különböző ablakokat nyitott meg a Windows és az Outlook programokban, és egymás után be kell zárnia őket. Ez könnyebb az Outlook programban az „Összes ablak bezárása” paranccsal. A legújabb Outlook 365 -ben az egyszerűsítést a "Nézet> Ablak> Összes elem bezárása" menüben találja.

Testre szabhatja a feladatokat, a jegyzeteket és a naptárat

Különösen azokban az időkben, amikor sok találkozót és feladatot kell egyszerre elvégezni, fontos, hogy mindig áttekintést tartsunk. Az Outlook ezt a naptár és a feladatlisták különböző beállításain keresztül garantálja. Például az összes fontos feladatot egyértelműen megjelenítheti a határidő szerint.

Szakmai környezetben elengedhetetlen, hogy rövid időn belül választ kapjunk a megbeszélésekre. Az Outlook világosan bemutatja az értekezlet -összehívásokat, és további hozzáadott értéket kínál a felhasználóknak: Az Outlook 2010 -ből világosan láthatja, hogy mely meghívottak fogadták el, és melyek még nem erősítették meg a találkozót. Ez a funkció megkönnyíti az alapértelmezett kollégák vagy üzleti partnerek nyomon követését és a közös kinevezések végrehajtását.

Az Outlook jegyzetfunkciója hasznos és praktikus is. Papír-posta helyett ez:

• Tedd rendetlenné az irodát és az asztalt,
• Figyelmen kívül hagyja az adatvédelmi szabályokat és
• Kinek a tartalma figyelmen kívül hagyható,

lehetősége van a jegyzet funkció használatára az Outlook használatakor. A jegyzetek a képernyőn hasonló módon jelennek meg, mint a papír utólagos nyomtatása, és szükség esetén és a jobb megkülönböztetés érdekében különböző színekben jeleníthetők meg.

A jegyzet funkció segíthet a felhasználóknak, hogy fontos kulcsszavakat vagy feladatokat távolítsanak el az Outlook naptárától vagy feladatlistájától.

Ürítse ki a "Törölt elemek" mappát

Ha sok üzenetet és spam e-mailt kap, az Outlookba integrált „Törölt elemek” mappa gyorsan megtelik. A mappa minden erőfeszítés nélkül törölhető. A jobb egérgombbal történő kattintás elegendő a törlési folyamat elindításához az "Empty mappa" paranccsal. Fontos, hogy a mappa csak a törölni kívánt objektumokat tartalmazza. Ezért van értelme a végső törlési folyamat előtt végigmenni a mappán, és ellenőrizni, hogy nincs -e helytelenül törölt e -mail.

Azt is beállíthatja, hogy az Outlook automatikusan törli az összes törölt e -mailt, amikor kilép a szoftverből.

Tervezzen makrókat és jelenítse meg őket az Outlook programban

A Microsoft Outlook -ban és más szoftveralkalmazásokban mindig vannak egyenértékű munkasorozatok. Ebben az esetben az Outlook lehetőséget kínál a makrók beállítására a hatékonyabb munkavégzés érdekében. A makrók olyan parancsok, amelyek automatikusan végrehajtódnak. A makrók mellett az Outlook segítségével is beszúrhatja őket a szalagba. Így egy kattintással kéznél vannak a személyes makrók. A makrókat digitálisan is aláírhatja.

Formázza az üzeneteket, mint a Microsoft Wordben

Az Outlook 365 felhasználók szeretik használni a „Szöveg formázása” menüpontban megjelenő formázási beállításokat, amint új e-mail üzenetet írnak. A felhasználók eldönthetik, hogy HTML -ként vagy szöveges üzenetként kívánnak -e üzenetet küldeni, és milyen betűtípussal vagy betűméretben kell összeállítani az e -mailt.

A régebbi Outlook verziókban, mint például az Outlook 2007 és 2010, a szoftver saját levelezőszerkesztővel rendelkezett. Ez a Microsoft Wordhez hasonlóan volt felépítve. A szerkesztő segítségével a felhasználók különféle tervezési funkciókhoz férhettek hozzá anélkül, hogy Word -t kellett volna használniuk. Egy megjegyzési funkció is hozzáadható a későbbi beállításokkal.

Könnyen megtalálhatja a sablonokat

Az Outlook továbbfejlesztése során megváltozott az e-mailek vagy a Wordből és Excelből származó sablonok tárolási helye. A legtöbb esetben a személyes sablonokat az alábbi keresési útvonalon találhatja meg:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Egy másik forrás, amelyben az Outlook beállításai tárolódnak, a rendszerleíró adatbázis. További információ a rendszerleíró adatbázis megtalálásáról és a mentett adatokról az alábbi linken található.

Forrásszöveg megjelenítése

A tapasztalt programozók számára érdekes funkció az üzenetek forrásszövegének megjelenítése. Az Outlook korábbi verzióiban az üzenet jobb gombbal történő kattintása elegendő volt a forrásszöveg megjelenítéséhez. A funkció el van rejtve az Outlook 365 jelenlegi verziójában, de néhány kattintással megtalálható:

1. Kattintson duplán egy olyan üzenetre, amelynek forrását meg szeretné tekinteni.

2. A keresőmező tetején írja be a "forrásszöveget".

3. A "További mozgatási műveletek" lehetőség.

4. Kattintson a linkre, és a következő ablakban válassza ki: "Egyéb műveletek"> "Forráskód".

5. Megtekintheti az üzenet forrásszövegét, és szükség esetén másolhatja vagy módosíthatja.

Összefoglalás, és következtetés

A Microsoft Outlook használata nem nehéz. A szoftveralkalmazást úgy állították be és fejlesztették tovább, hogy könnyen használható legyen minden napi kommunikációs alkalmazáshoz. A legtöbb funkció intuitív módon vezérelhető, és felhasználóbarát menükbe rendeződik. Az Outlook a következőkkel is lenyűgöz:

• Kifinomult keresési funkció is
• A funkciók összekapcsolásának lehetősége az Office család más programjaival, például az Excel vagy a PowerPoint.

A névjegyek, jegyzetek, egyéni beállítások, találkozók és sok más funkció kiegészíti az Outlook funkcióit. A felhasználók célszerűen cselekednek, amikor új funkciókat próbálnak ki, tanulmányozzák az utasításokat és kézikönyveket, valamint tippeket használnak annak érdekében, hogy folyamatosan jobban és hatékonyabban tudják használni az Outlook programot.