Különféle lépésről lépésre szóló utasítások és tippek
A szakmai vagy magánszféra számos tevékenysége felesleges. Ez vonatkozik a kézműves ágazatban végzett kézi munkákra, valamint a PC -n végzett feladatokra. Az egyik folyamatosan ismétlődő tevékenység a levél tervezése a Microsoft Office segítségével. Az idézetek, a számla kísérőlevelei vagy a magánokmányok gyakran ugyanazt vagy hasonló megfogalmazást tartalmaznak, és szövegük, szerkezetük és formázásuk tekintetében azonosak.
Hatékonysági okokból célszerű automatizálni ezen üzenetek írását sablonok létrehozásával az Outlook programban. A Microsoft Office -felhasználók különösen jól ismerik a Microsoft Word vagy a PowerPoint prezentációs program sablonjainak használatát. A szövegszerkesztő programban vagy a prezentációs szoftverben szabványként sablonokat kell használni. Specifikus sablonok vagy sablonok megkönnyítik a prezentációk kialakítását vagy üzleti levelek összeállítását. Hasonló módon járhat el a Microsoft Outlook programban is, hogy elkerülje a levelek létrehozásának feleslegességeit.
Lépésről lépésre: sablonok létrehozása az Outlook programban
Sablon létrehozásához az Outlook programban tegye a következőket:
-
Nyisson meg egy „Új e-mailt” az Outlook „Start” lapján, és tervezze meg egyenként szöveggel és más stílusos eszközökkel, hogy sablonként használható legyen. A CTRL + N billentyűkombinációval új levelet is megnyithat.
-
Az e-mail létrehozása után mentse el a „Fájl” fülre kattintva a „Mentés másként” menüpontban, ahelyett, hogy az üzenetet a szokásos módon a „Küldés” mezőben küldi el.
-
Megnyílik egy ablak, amelyben elmentheti az üzenetet. A levél sablonként történő mentéséhez elengedhetetlen a megfelelő fájltípus kiválasztása. Ezt a "Fájltípus" alatti párbeszédpanelre kattintva találja meg. Válassza ki az "Outlook sablon" bejegyzést fájltípusként. Az Outlook -sablonokat mindig * .oft fájlkiterjesztéssel rövidítik. Ha a Microsoft Word programot állította be levelezőszerkesztőként, az OFT formátum (Outlook sablon) nem választható ki. Opcióként elmentheti a leveleket Outlook üzenetformátumban, vagy fájlokat HTML formátumban. Ebben az esetben nem használható sablonként az Outlook programban.
-
A "Mentés" gombra kattintva elmentheti az új sablont a személyes sablonmappájába. A sablonok nevének megfelelő, érthető leírást kell választania. Alapértelmezés szerint a személyes sablon mappa a Windows következő helyén található: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."
Fontos: Ha a létrehozott e -maileket kizárólag újraküldésre kell használni, és nem sablonként menti, használja a Microsoft Outlook nyomkövetési funkcióját.
Az Outlookban létrehozott sablon azonnal használható.
Hozzon létre egy új e -mailt egy sablonból - ez így működik
Ha új e-mailt szeretne létrehozni egy korábban létrehozott sablonból, akkor használja a következő sémát:
-
Ahelyett, hogy új e-mailt nyitna az „Új e-mail” gombbal, navigáljon a menü „Új tételek” gombjához. Az Elemek területen válassza ki a következő mezőt: "További elemek> Űrlap kiválasztása".
-
A következő ablakban kattintson a "Form kiválasztása" mezőre a Keresés listában a "Sablonok a fájlrendszerben" lehetőségnél.
-
Ezután megnyílik a szabványos "Sablonok" mappa. Ebben a mappában megtalálhatja az Outlook sablonokat a fájltípussal *.gyakran hasonlóan más Office -sablonokhoz Word, Excel vagy PowerPoint számára. Ha a sablont egy másik mappába menti, kattintson a "Tallózás" gombra, és válassza ki a kívánt sablont.
-
Az utolsó lépésben válassza ki a kívánt sablont, majd kattintson a "Megnyitás" gombra.
A sablon megnyílik az Outlook e -mail szerkesztőben. Ezt személyre szabhatja küldés előtt, és gyors modulokat adhat hozzá. A szöveges változtatásokon kívül be kell írnia a címzett (eke) t a Címzett, Másolat vagy Titkos másolat mezőkbe. Szintén elengedhetetlen, hogy értelmes tárgyat írjon be, és küldés előtt ellenőrizze, hogy az üzenetben nincs -e helyesírás és karakter. Miután elkészült a sablonból létrehozott e-mailje, a szokásos módon elküldheti.
Az Outlook sablonokat általában nem kell e-mailekhez használni. Ha a feladatai között szerepel az azonos vagy hasonló tartalmú értekezlet -összehívások napi küldése egyenértékű címzetteknek, akkor a sablonok is hasznosak lehetnek, és időt takaríthatnak meg.
Érdemes az ismétlődő folyamatokat és rendeléseket hatékonyabbá tenni az Outlook sablonok létrehozásával. Ahelyett, hogy ugyanazt vagy hasonló szöveget írna naponta többször, a sablonok időt takarítanak meg, és biztosítják az analógiát az e-mailekkel. Ez különösen hasznos üzleti környezetben, például az ügyfeleknek és az érdekelt feleknek szóló ajánlatoknál.
Összegzés és következtetés: Hatékony és egyszerű sablonok létrehozása és használata az Outlook programban
Annak érdekében, hogy elkerüljük a redundanciákat a napi munkafolyamatban, célszerű sablonokat létrehozni. A Microsoft Wordhez vagy a PowerPointhoz hasonlóan ez a Microsoft Outlook programban is lehetséges, mindössze néhány egérkattintással.
Néhány lépésben elmenthet egy sablont a szabványos sablonmappába. Az új üzenetek sablonokból történő tervezése is csak néhány kattintással történik. Ez az eljárás időt takarít meg, megfelel a kérdések megválaszolásának és csökkenti a hibákat a levelek létrehozásakor. Az Outlook sablonok értekezletekre vagy találkozókra is használhatók. Azok a felhasználók, akik kifejezetten sablonokat használnak, hatékonyabbak és professzionálisan használják az Outlook funkcióit.
