Sok felhasználó használja az Excel programot mindenféle lista kezelésére. A címek, cikkek, árak, költségkeretek és egyéb adatállományok természetesen a vágólapon keresztül is átvihetők a Wordbe - így nem kell újból megadni az adatokat
Rendezze az Excel -adatokat az AutoFilter segítségével
Az első módszerrel válassza ki a kívánt információt, mielőtt átvinné a Wordbe egy szűrőfunkció segítségével közvetlenül az Excelben:
- Az Excelben nyissa meg azt a táblázatot, amelyről információt szeretne venni.
- Az Excel 2003, 2002 / XP és 2000 rendszerben kattintson a lista bármely cellájára, majd válassza ki az ADATSZŰRŐ-AUTOFILTER menüt.
Az Excel 2007 -ben a szűrési funkciót a SZERKESZTÉS csoport »Start« lapján találja meg. Kattintson a RENDEZÉS ÉS SZŰRÉS gombra a csoportban, majd kattintson a SZŰRÉS gombra. - Az Excel most a lista oszlopfejléceit úgynevezett »legördülő listákká« alakítja át, amelyeket a lefelé mutató nyilak alapján ismerhet fel. Ezekkel a listákkal kiválaszthatja azokat a kritériumokat, amelyeket alkalmazni kell a keresett cikkekre.
Az Excel 2007 -ben, amikor a lefelé mutató nyílra kattint, egy új menü jelenik meg a »Kategóriák« oszlopban, amelyben az összes bejegyzés ki van jelölve. Először kapcsolja ki a menüben a »Select all« (Összes kijelölése) előtti jelölőnégyzetet. Ezután ismét aktiválja a kívánt kategória előtti jelölőnégyzetet. - Az AutoFilter különösen alkalmas a mi céljainkra, mert most automatikusan elrejti az összes lista bejegyzést, amely nem felel meg a kívánt kritériumnak. Az eredmény pontosan az a táblázat, amelyet át szeretne vinni a Wordbe. Könnyen kiemelheti, másolhatja, majd beillesztheti őket a Word szövegébe.
Gyakran előfordul, hogy az Excel táblázatok egyes sorai színesen vannak kiemelve a jobb áttekintés érdekében, és néha feltételes formázással szeretné felhívni a figyelmet a cellák változására. Különlegességként az Excel 2007 szűrő lehetőséget kínál a sorok színe szerinti szűrésre. Ehhez válasszon ki egy cellát a cikklistából, és váltson a szűrési funkcióra a »Start« fülön a »Szerkesztés« csoportban. Hívja elő a RENDEZÉS ÉS SZŰRÉS-SZŰRŐ funkciót. Kattintson a lefelé mutató nyílra bármely oszlopfejlécben.
Most válassza ki a »Szűrés szín szerint« bejegyzést a megnyíló menüben. Ekkor a táblázat összes sorának színe közül választhat. Válassza ki a kívánt színt. Az AutoFilter technológiája alapvetően elég jól működik, de van néhány hátránya is: Egyrészt az adatok előkészítéséhez el kell hagynia a Word -et. Ezenkívül nem lehetséges kapcsolat a Word és az Excel között, ezért meg kell ismételnie a folyamatot, ha például az árak változnak, elemeket eltávolítanak a programból, vagy újakat adnak hozzá. Ezért ismernie kell egy második, kevéssé ismert alternatívát, amelynek nincsenek ilyen hátrányai, és amelyhez nem kell kilépnie a Wordből.
Az Excel táblázatok beszúrása adatbázisként a Word 2007 programba
Szigorúan véve az Excelben létrehozott lista nem más, mint egy adatbázistábla: a mezők oszlopokba, az adatrekordok (listabejegyzések) sorokba vannak rendezve. Ezért a Word adatbázis felületét is használhatja az Excel táblák eléréséhez.
A Word 2007 rendszerben az adatbázis eszköztárát eltávolították az új működési koncepció miatt. Ezért először be kell illeszteni az INSERT DATABASE gombot a gyorselérési eszköztárba a funkció kényelmes eléréséhez.
A következőképpen járjon el:
- Kattintson a jobb gombbal a szalagra, és válassza a SZERZŐSZÁM EGYESÍTÉSE GYORS BELÉPÉSRE lehetőséget a helyi menüből.
- Ezután adja meg a »Minden parancs« bejegyzést a PARANCSOK KIVÁLASZTÁSA legördülő menüben a most megnyíló párbeszédablakban.
- Keresse meg a listában az »Adatbázis beszúrása« lehetőséget, és vigye át ezt a bejegyzést az ADD gombbal a jobb oldali listába a gyorselérési sáv összes előző gombjával.
- Most zárja be a Word beállításai párbeszédablakot az OK gombbal.
Most újra a normál Word munkakörnyezetben van, és az imént létrehozott gombbal importálhatja az Excel munkafüzetben található cikklistát adatbázisként a Wordben.
Itt a pontos eljárás a cikklista adatbázisként történő importálásához a Word 2007 programban:
- Nyissa meg azt a dokumentumot, amelybe importálni szeretné a cikklistát, és vigye a kurzort a cikklista kívánt beillesztési helyére.
- Kattintson az újonnan hozzáadott ADATBÁZIS INSERT gombra a gyorsindító sávban.
- A következő párbeszédpanelen kattintson az ADATOK IMPORT menüpontra, majd válassza ki azt az Excel fájlt, amelyből adatokat szeretne importálni.
- A párbeszédablak mostantól tartalmazza a kiválasztott fájl munkalapjainak listáját. Válassza ki az adatlapot tartalmazó adatlap nevét, és győződjön meg arról, hogy az ADATOK ELSŐ sora jelölőnégyzet be van kapcsolva. Erősítse meg választását az OK gombbal.
- Az adatbázis párbeszédpanelen kattintson a KÉRDÉSI OPCIÓK gombra, hogy csak bizonyos sorokat illesszen be a dokumentumba.
- Az »Adatrekordok szűrése« lapon ezután definiálhatja a feltételeket, hogy a Word csak a kívánt sorokat olvassa be az Excel táblázatból.
- Ha szeretné, a párbeszédpanel többi lapjával meghatározhatja a rendezési feltételeket, és kiválaszthatja az importálandó mezőket. Végül erősítse meg beállításait az OK gombbal.
- Ezután kattintson az ADATOK BEADÁSA lehetőségre. Most korlátozhatja a beolvasandó adatrekordok számát. Kérjük, aktiválja az INSERT AS FIELD opció előtti jelölőnégyzetet, hogy a Word elmenthesse az adott lekérdezés összes paraméterét. Bármikor beolvashatja az adatok aktuális állapotát, ha egyszerűen frissíti a mezőfunkciót az F9 billentyű használatával.
- Végül erősítse meg a bejegyzéseket az OK gombbal. Az Excel -táblázat minden sora, amely megfelel a lekérdezési beállításoknak, most bekerül a kurzor aktuális pozíciójába.
