Csökkentse az Excel munkafüzetek méretét

Hogyan lehet csökkenteni az Excel fájlok fájlméretét és törölni a felesleges tartalmat

Az egyre nagyobb tárolóeszközök és a gyorsabb kapcsolatok idején a fájlméretek már nem játszanak olyan szerepet, mint néhány évvel ezelőtt. Mindazonáltal az Excel fájlokat a lehető legkisebbre kell tartani. Ekkor nem csak gyorsabban mennek és küldődnek, hanem gyorsabban is működnek.

Ha hosszú időn keresztül szerkesztette az Excel táblákat, és újra és újra hozzáadja őket, akkor azok gyorsan olyan méretűre nőnek, amely jelentősen korlátozhatja a velük való munkát.

Számítógép fájlméretének csökkentésére többféle módon is lehetőség van. Itt bemutatjuk a legfontosabbakat. Mielőtt bármit csinálna, készítsen biztonsági másolatot a munkafüzetről, hogy ne veszítsen el adatokat, ha valami baj történik.

1. tipp: távolítsa el a felesleges sejteket

Alapvetően csak a ténylegesen használt cellák szerepelnek a fájlméretben. Ha például ideiglenes számításokhoz használta a cellatartományokat, akkor azok továbbra is használatosnak minősülnek. Ez akkor is érvényes, ha törölte a tartalmat.

A CTRL END billentyűkombinációval ellenőrizheti, hogy az Excel mely területet használja használatosnak. Az Excel ezután a használt terület jobb alsó sarkába ugrik.

Ha a jobb alsó sarok messze alatta és / vagy jobbra van a ténylegesen használt celláktól, törölnie kell a felesleges sorokat vagy oszlopokat. Ehhez jelölje meg a sorokat, és távolítsa el őket a CTRL MINUS billentyűkombinációval. Ezután ismételje meg ezt az oszlopoknál.

Ismételje meg a lépéseket az érintett munkafüzet összes munkalapjára. A törlés után zárja be a mappát, mentse el a módosításokat, és nyissa meg újra. A CTRL END gombbal ellenőrizheti, hogy a törlés sikeres volt -e.

2. tipp: törölje a felesleges formázást

Egyes listák nagyszámú üres sort tartalmaznak - ez a szélsőséges fájlméretek másik oka. Ez különösen akkor fordulhat elő, ha listákat importált más programokból. Ez nemcsak bosszantó, hanem bizonyos értékelésekben helytelen eredményekhez is vezethet. Az üres sorok eltávolításának számos módja van a listákról.

1. lehetőség: Törölje az üres sorokat a "Tartalom" párbeszédpanellel

Az Excel minden verziójában használja a CTRL G billentyűt az UGRÁS párbeszédpanel megnyitásához.

Kattintson a TARTALOM gombra.

Ekkor megjelenik egy másik párbeszédpanel. Jelölje ki a BLANK opciót.

Erősítse meg definícióját az OK gombbal.

Törölje teljesen az üres cellákat

Az összes üres cella meg van jelölve. Ezeket a cellákat most gond nélkül teljesen törölheti a felesleges formázás vagy egyéb dolgok eltávolítása érdekében. Kovesd ezeket a lepeseket:

Az Excel 2007 vagy újabb verziójában aktiválja a START fület, és kattintson a SZERKESZTÉS csoportban a TÖRLÉS, majd az ÖSSZES TÖRLÉS elemre.

Ha az Excel 2003 -as vagy újabb verziót használja, hívja elő a SZERKESZTÉS menüben a TÖRLÉS parancsot, az elágazó menüben az ÖSSZES parancsot.

A törlés után zárja be a mappát, mentse el a módosításokat, és nyissa meg újra.

Instrukciós videó: Törölje a felesleges formázást az Excelben

2. lehetőség: Törölje az üres cellákat az Excel szűrővel

1. Először válassza ki a lista teljes adatterületét, beleértve az oszlopfejléceket is.

2. Hívja meg a DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel 2003 -ig) vagy az DATA - FILTER (Excel 2007 -es verziójú Excel) parancsot.

3. A lista első sora ezután kis lista nyilakkal látja el a szűrési lehetőségeket.

   

4. Tehát az Excel szűri a listát. Kattintson az egérrel annak az oszlopnak a lista nyíljára, amelyben üres cellákat szeretne keresni.

5. Most kiválaszthatja a bejegyzést (EMPTY) a szűrési feltételek használatával. Az Excel 2003 -ban ezt külön szűrőpontként találja meg. Az Excel 2007 és 2010 esetén a SELECT ALL alatt találja a bejegyzést (EMPTY).

6. Kattintson az OK gombra.

Ha szükséges, ismételje meg ezt más oszlopokban, amíg csak az üres adatrekordok (és a segédoszlop megfelelő számai) láthatók.

Most jelölje ki ezeket a rekordokat, és nyomja meg a DELETE gombot a törléshez. A cellákban saját maga végezze el a jelölést, és ne jelölje a koordináta oszlopban található sorszámokkal.

Ezután használhatja az (ALL) opciót az AutoFilter listában, hogy megjelenítse a teljes listát az üres sorokkal. Törlés után állítsa vissza a rekordok eredeti sorrendjét úgy, hogy a listát a segédoszlopban található számok szerint rendezi újra.

Ha zavarja a bekapcsolt szűrőket, akkor az DATA - FILTER - AUTOFILTER segítségével újra kikapcsolhatja őket.

3. tipp: makrók importálása és exportálása

A nagy táblázatok harmadik oka a bennük lévő makrók lehetnek. Távolítsa el azokat, amelyek nem szükségesek, exportálja az összes másikat, majd importálja újra. Ehhez a következőképpen járjon el:

Hívja meg a Visual Basic Editor programot az ALT F11 billentyűkombinációval. Ott megtalálja a Project Explorer programot, amelyet a képen láthat.

Kattintson a makró modulokra egymás után a jobb egérgombbal, és válassza a REMOVE parancsot. Erősítse meg az exportálási lekérdezést az OK gombbal.

Az összes makró eltávolítása és exportálása után térjen vissza az Excel programba, zárja be a fájlt, mentse el a módosításokat, és nyissa meg újra.

Ezután hívja újra a Visual Basic Editor -t az ALT F11 billentyűvel. Válassza ki az aktuális mappa projektjét a Project Explorerben. A FÁJL menüben hívja elő az IMPORT FILE parancsot, és egymás után importálja az összes szükséges makrót.

4. tipp: csökkentse a pivot táblák fájlméretét

A pivot tábla jelentősen megnövelheti a fájlméretet. Ennek oka az, hogy a pivot tábla alapjául szolgáló forrásadatokat is egy külön rejtett memóriába, az úgynevezett „pivot cache” -be másolják. Végül a pivot tábla ezt a pivot gyorsítótárat éri el, és nem a tényleges forrásadatokat.

Ezért mindig kattintson a "Frissítés" gombra a pivot táblázat frissítéséhez, ha valami megváltozott a forrásadatokban. Mert csak így lehet frissíteni a pivot gyorsítótárat. A gyakorlatban ezzel csökkentheti a pivot táblák fájlméretét.

Csökkentse a pivot táblák fájlméretét

A pivot táblákban van egy beállítás, amely törli a pivot gyorsítótárat a fájl mentésekor. Maga a pivot tábla megmarad.

Kattintson a jobb gombbal a pivot táblázatra, és válassza ki a "Pivot Table Options" bejegyzést a helyi menüből.

Nyissa meg az „Adatok” fület, és törölje a jelet a „Forrásadatok mentése fájllal” jelölőnégyzetből. Ehhez jelölje be a „Frissítés a fájl megnyitásakor” jelölőnégyzetet.

Most a pivot gyorsítótár törlődik a fájl mentésekor - a tényleges adattábla természetesen megmarad.

A fájl mérete jelentősen csökken, és majdnem eléri a fájlméretet a pivot tábla nélkül.

5. tipp: csökkentse vagy törölje a grafikákat és a képeket

A háttérképek, logók vagy beszúrt képek gyakran szükségtelenek, és sok tárhelyet foglalnak el. Ezért ne vegyen be háttérképeket a táblázatba. A cég logóját csak az egyik oldalon tüntesse fel. Ne illessze be a képeket eredeti méretükbe, hanem csökkentse őket. Az Excel ilyen funkciót kínál: Kattintson a képre. Az „Igazítás” csoport „Formátum” menüpontjában található a „Képek tömörítése” funkció. Alapvetően, amikor kicsinyíti vagy törli a grafikákat, ügyeljen arra, hogy ne távolítsa el a szükséges grafikákat.

6. tipp: távolítsa el a felesleges képleteket

Sok bonyolult képlet befolyásolja az Excel fájl méretét is. Tehát próbálja meg eltávolítani a nem kívánt képleteket az Excel munkafüzetből. Vannak esetek, amikor van adatkészlete, és nincs szüksége a benne található képletekre, jobb, ha ezeket a képleteket értékekkel helyettesíti. Ehhez kövesse az alábbi utasításokat:

1. Nyissa meg az Excel fájlt, és nyomja le a Ctrl + A billentyűkombinációt a teljes munkalap / adatkészlet kiválasztásához. Ezután nyomja meg az F5 billentyűt.

2. Nyissa meg az Ugrás opciót, és kattintson a „Speciális” gombra.

3. Válassza ki a képleteket, és kattintson az OK gombra, most kiválasztotta az összes cellát, amely rendelkezik képlettel.

4. Ezután konvertálja a kiválasztott képleteket értékekké: Nyomja meg a Ctrl + C billentyűkombinációt a kijelölt cellák másolásához.

5. Ezután kattintson a Kezdőlap fülre, majd a Vágólap csoportba a Beillesztés gombra.

6. Ezután kattintson az Érték beszúrása ikonra. A képletekkel rendelkező összes cella átalakul az értékekre.

7. tipp: A fájltípus konvertálása bináris formátumba (XLSB)

A kiterjedt számításokhoz ajánlott .xlsb formátumban menteni. Ezzel binárisan menti a fájlt. Masszívan kisebb lesz, és gyorsabb lesz a hozzáférés. Általában ez nem okoz hátrányt. A házon belüli programozáshoz és speciális alkalmazásokhoz részletes teszt ajánlott.

GYIK: Csökkentse az Excel munkafüzetek fájlméretét

1. Miért olyan nagy az Excel fájlom?

Alapvetően egy több mint 100 000 sort és sok oszlopot tartalmazó munkalap sok memóriát igényel. Minél több adatot és grafikát helyez be az Excel -táblázatba, annál nagyobb és lassabb lesz a fájl idővel. Ezért ellenőrizze, hogy nem tudja -e egy kicsit csökkenteni a beillesztett képek pixelszámát, vagy valóban szüksége van rájuk. A pivot táblák és a helytelen formázás szintén növelheti a fájlméretet.

2. Hogyan csökkenthetem grafikonjaimat Excel -ben?

Egy egérkattintással jelöljön be egy beillesztett grafikát a táblázatba úgy, hogy az Excel 2010 és az Excel 2007 programban a "Képeszközök" fül jelenik meg a menüsávban. Az Excel 2003 esetén a "Grafika" eszköztár jelenik meg helyette. Most kattintson a „Képek tömörítése” ikonra.

3. Hogyan tömöríthetem az Excel fájlomat?

Könnyen tömörítheti az Excel fájlt a „Zip File” opció segítségével. Ehhez kattintson a jobb gombbal a tömöríteni kívánt Excel fájlra. Most kattintson a Küldés lehetőségre, majd válassza a „Tömörített mappa” lehetőséget.