Koordinálja a találkozókat megosztott naptár nélkül

Bárki, aki valaha is megpróbálta egyeztetni a találkozókat több emberrel, tudja, hogy ez hány e-mail és hívás költsége lehet, különösen akkor, ha nem mindenkinek van hozzáférése megosztott naptárhoz az Exchange-en keresztül. Olvassa el ezt a bejegyzést, hogy megtudja, hogyan lehet kilépni

Ha az Exchange -en keresztül hozzáfér az összes résztvevő naplójához, nem nehéz (a terheléstől függően) találni egy olyan találkozót, amire mindenkinek van ideje. Nehéz lesz azonban, ha közös találkozót kell találnia "repülő vakon". Akkor először is: tegyen javaslatokat időpontra, gyűjtse a visszajelzést, esetleg telefonon tisztázza, hogy a résztvevő nem tudja -e elhalasztani a máshol tervezett találkozót, majd állítsa be a közös találkozót. Az Outlook verziójától függően több lehetősége is van a javasolt dátumok elküldésére:

A résztvevők e -mailben elküldik a lehetséges dátumokat - de ennek csak akkor van értelme, ha minden résztvevő az Outlookot használja.

A résztvevőknek válogathat a lehetséges találkozókról iCalendar fájlok formájában, amelyek megnyithatók az Outlook és más naptárprogramok segítségével. Ez a régebbi Outlook verzióknál is lehetséges.

Részletet küld a naptárából a megfelelő időszakkal a többi résztvevőnek. Vagy láthatják, hogy hol vannak még találkozók a naptárban, vagy mely találkozókat javasol. Mivel az adatokat közvetlenül az e-mail szövegébe írják és iCalender fájlként csatolják, ez a leginkább "felhasználóbarát" változat, aminek a papírnaptárat vezető felhasználók is örülnek. Ez a lehetőség azonban csak az Outlook 2007 -től érhető el.

Alternatív megoldásként a webes találkozószervező eszköz, a "Doodle" is rendelkezésre áll-ez megfelel azoknak is, akik elutasítják az elektronikus naptárakat.

Egy svájci felmérés szerint az internethasználók körülbelül felének van papírnaptára - különösen a nők részesítik előnyben a papírnaptárokat. Természetesen az Outlook vagy az iCalendar fájlokból származó naptárkivonatok nem importálhatók egy ilyen „analóg” naptárba. Egy webszolgáltatás, például a www.doodle.com segíthet itt. Ebben létrehoz egy táblázatot a lehetséges dátumokkal, és elküldi a táblázat linkjét minden címzettnek. Megnyitják a linket, és kipipálják az összes dátumot, amire van idejük. Amint az egyik meghívott személy megadta a dátumokat, értesítést kap a meghívó félként. Ez lehetővé teszi a kérdőív kitöltését, miután mindenki válaszolt.

Most már vannak Doodle beépülő modulok az Outlook, az Exchange és más naptári eszközök számára. Ezzel szinkronizálhatja a Doodle -bejegyzéseket az elektronikus naptárral. Egy további böngészőbővítmény lehetővé teszi az Outlook címjegyzékhez való hozzáférést, megkönnyítve a meghívók küldését a résztvevőknek.

Küldje be a kiválasztott dátumokat

A legegyszerűbb változat, feltéve, hogy minden címzett használja az Outlook programot: A javasolt dátumokat beírja a naptárba, és elküldi azokat a meghívni kívánt személyeknek. A találkozókat Outlook találkozófájlként csatolják az e-mailhez, és a címzett dupla kattintással átviheti őket a naptárba. Ha a feladó Outlook 2007 -es vagy 2010 -es verziójú, akkor a találkozó adatait szöveges formában is beszúrhatja az üzenetbe (és / vagy Outlook fájlként csatolhatja).

1. Először írja be a javasolt dátumokat a naptárba.
2. Nyisson meg egy új üzenetet.
3. Töltse ki a feladót és a tárgyat.
4. Az Outlook 2003 -as verziójáig kattintson a zárójel ikon jobb oldalán található kis nyílra (Fájl beszúrása), majd tovább elem (ban,-ben Beszúrás-Menu nincs parancs elem). Az Outlook 2007 és 2010 rendszerben kattintson a fülre Beszúrás a csoportban Bezárni tovább Outlook elem.
5. Válassza ki a naptárat.
6. Az Outlook programban a 2003 -as verzióig csak a jobb oldalon található lehetőség található a gombok alatt Beszúrás: mellékletként kiválaszt. (Mire való a második lehetőség? Csak szöveg ami többnyire szürkén jelenik meg, nem tudtuk megtudni.) Ez azt jelenti, hogy a találkozók Outlook naptárfájlként vannak csatolva. Ha az Outlook 2007/2010 programot használja, akkor az opcióval megadhatja a megbeszélés adatait (tárgy, dátum, idő) Beillesztés: Csak szöveg másolja az üzenet törzsébe.
7. kattintson rendbena párbeszédpanel bezárásához és az üzenetablakhoz való visszatéréshez.
8. Ha rendelkezik Outlook 2007/2010 programmal, akkor a találkozókat fájlként csatolhatja, és az adatokat szövegként beírhatja az e-mailbe. Ehhez ismételje meg a 4-7. Lépést, és tárcsázzon egyszer Illessze be egyszerű szövegként és egyszer Beszúrás: mellékletként vége.
9. Fejezze be és küldje el az üzenetet.

Naptárkivonatok küldése az Outlook 2007/2010 programmal

Az Outlook 2007-ben és 2010-ben nemcsak az egyes találkozókat lehet e-mailben elküldeni, hanem a naptárkivonatokat is, azaz a kijelölt időszak összes találkozóját. Pontosan megadhatja, hogy mely adatokat kell továbbítani:

1. Nyisson meg egy új üzenetet.
2. Töltse ki a feladót és a tárgyat.
3. Válassza ki a lapon Lehetőségek az HTML formátum - A naptárkivonatok csak HTML -mailben küldhetők el.
4. Kattintson a szövegmezőre.
5. Nyissa meg a regisztert Beszúrás és kattintson ide Bezárni tovább naptár.
6. Válassza ki a kívánt naptárat.
7. Írja be a mezőbe Időintervallum figyelembe veendő időszak. Ha itt van lehetősége Adja meg a dátumot szabadon választhatja a kezdési és befejezési időt.
8. a területen Részlet jelezze, hogy a találkozók minden részlete, csak a rendelkezésre állás és a tárgy, vagy csak az állapot (Ingyenes, lefoglalt, hiányzó illetőleg. Foglalással) fel kell tüntetni.
9. Az alábbi mezőben meghatározhatja, hogy csak az Outlook -ban meghatározott munkaidőn belüli találkozókat kell -e közölni.
10. Ezután kattintson a gombra Fade be.
11. Itt lehetősége van a privátként megjelölt találkozók részleteinek megjelenítésére és a találkozók mellékleteinek elküldésére.
12. Végezetül határozza meg, hogy a találkozókat napi ütemezés formájában vagy egyszerűen listaként kell megjeleníteni. A lista nézet tisztább.
13. Zárja be a párbeszédablakot a gombbal rendben.
14. Az Outlook most beilleszti az adatokat az üzenet szövegébe egy iCalendar fájl (".ICS" kiterjesztés) formájában, amelyet más naptárprogramok is olvashatnak. Fejezze be és küldje el az üzenetet.

Koordinálja a találkozókat

Az Ön preferenciáitól és a meghívottak számától függ - és persze attól is, hogy milyen formában érkeznek vissza a válaszok - hogyan értékeli a meghívottak válaszait, hogy lássa, mikor mindenki szabad.

• Ha a válaszok többsége Outlook vagy iCalendar fájlokat tartalmaz, javasoljuk, hogy írja be őket egy második Outlook naptárba, pl. B. A "tervezést" hívják meg, és erre a célra nyitják meg a tényleges naptár mellett.
• Ha ötnél több meghívott és több javasolt dátum van, az Outlook megoldás zavaróvá válik. Akkor a legjobb Excel táblázatot készíteni: a résztvevő vízszintesen nevez, a javasolt dátum függőlegesen (vagy fordítva, ha több találkozó van, mint résztvevő). A cellákban jelölje meg, hogy melyik személy melyik találkozón vehet részt.

Küldjön megerősített találkozókat

Amint eldöntötte a találkozót, tájékoztassa a többi résztvevőt. Célszerű a találkozót iCalendar fájl formájában elküldeni a résztvevőknek. Az ICS fájlra duplán kattintva átviheti a naptárába. Ezenkívül írja be a találkozó adatait az e-mailbe azoknak az embereknek, akik nem rendelkeznek elektronikus naptárral.

Természetesen a találkozót elküldheti értekezlet -kérés formájában. De csak az Outook felhasználói tehetnek vele valamit. Ezenkívül néhány címzett kissé furcsa, ha e-mailt kap az „Elfogadom”, „Foglalással”, „Elutasítás” és „Máskor javasol” opciókkal, annak ellenére, hogy már beleegyezett.

Ez egyébként nem csak az újabb Outlook verziókban működik, hanem már az Outlook 2000 -ben is.

Az iCalendar fájlt az alábbiak szerint hozhatja létre:

1. Nyissa meg a találkozót.
2. Hívja a parancsot Fájl → Mentés másként tovább.
3. Válassza ki a fájltípust iCalendar formátum (* .ics).
4. Győződjön meg róla, hogy van lehetősége Mentse az aktuális találkozót van kiválasztva (az Outlook 2007/2010 programban).
5. Írja be a fájl nevét, és válassza ki a helyet.
6. Mentse a fájlt.
7. Az ICS -fájlt csatolja mellékletként a résztvevőknek küldött e -mailhez.