Íme egy kényelmes módszer a címjegyzék tisztítására Excel segítségével

A digitális címjegyzékek többé -kevésbé konzisztens kapcsolattartási adatok gyűjteményét tartalmazzák. Néha hiányzik a köszöntés vagy a cég neve, gyakran több helyesírás is van, például telefonszámok esetén.

Ha a címjegyzékét Excelbe exportálja, gyorsan láthatja, hogy az adatrekordokban hol vannak hiányosságok vagy akár hibák. Ez kényelmesebben javítható az Excelben: Itt könnyebb másolni a mezőket, és van egy keresési és csere funkció is.

Kapcsolati adatok exportálása

A címjegyzéket a következőképpen exportálhatja Excelbe:

1. Nyissa ki a modult névjegyek.
2. Az Outlook 2007 -es verziójáig meghívja a parancsot Fájl → Importálás / exportálás tovább. Az Outlook 2010 -ben hív Fájl → Megnyitás → Importálás tovább.
3. Választ Exportálás fájlba és kattintson További.
4. Válassza ki a fájltípust Microsoft Excel 97-2003 és kattintson a gombra További.
5. Választ névjegyek és kattintson További.
6. Adja meg, hogy hol és milyen néven kell menteni az Excel fájlt, majd kattintson a gombra További.
7. kattintson Térképmezők. Ellenőrizze, hogy az Outlook mezői helyesen vannak -e leképezve az Excel -táblázat mezőire. A feladatok általában megegyeznek. Ha nem, egyszerűen húzza az egyik mezőt a bal oldali ablakból a jobb oldali mezőbe. Ha végzett, zárja be a párbeszédablakot a gombbal rendben.
8. kattintson teljesígy létrejön az Excel fájl.

Adatok szerkesztése Excel segítségével

Nyissa meg a kapcsolattartási adatfájlt az Excelben. A táblázatban gyorsan azonosíthatók a tipikus következetlenségek, hozzárendelési hibák és a különböző helyesírások. Gyakran hiányzik az üdvözlet, néha a név egyes részei helytelenül vannak hozzárendelve:

Itt egyszerűen másolhatja és beillesztheti az oszlopot üdvözlés töltse ki a helyes üdvözletet és javítsa ki a helytelen hozzárendeléseket a drag & drop segítségével.

A paranccsal Keressen és cseréljen a telefon- és faxszámok helyesírásának helyesbítése. Ehhez jelölje ki a megfelelő oszlopokat a parancs meghívása előtt, hogy a keresést csak rájuk korlátozza. Ily módon beillesztheti az országkódot (+49 Németországhoz) a telefonszám elé, és eltávolíthatja az első nullát a körzetszámból.

Annak elkerülése érdekében, hogy a telefonszámok és irányítószámok véletlen cellaformázással (pl. Dátumformátum hozzárendelésével) megváltozzanak, ezeket a mezőket aposztróf előzte meg az Outlookból történő exportáláskor. Az Excel ezeket a számokat szövegként értelmezi, nem pedig számértékként. Excelben történő kereséskor nem szabad beírni az előző aposztrófot, különben az Excel nem találja a keresési kifejezéseket.

A szerkesztés befejezése után mentse el az Excel fájlt formátumban Excel 97-2003 munkafüzet és zárja be.

Importálja újra a névjegyeket

A módosított Excel fájlt a következőképpen exportálhatja az Excelbe:

1. Hívja meg a parancsot az Outlook programban a 2007 -es verzióig Fájl → Importálás / exportálás vagy az Outlook 2010 -ben Fájl → Megnyitás → Importálás tovább.
2. Választ Importálás más programokból vagy fájlokból és kattintson a Tovább gombra.
3. Válassza ki a fájltípust Microsoft Excel 97-2003 és kattintson a gombra További.
4. Válassza ki az Excel fájlt. Alatt Lehetőségek választ Ismétlődések az importált elemek miatt cserélje ki. Ezután kattintson a gombra További.
5. Válassza ki célmappaként névjegyek majd kattintson További.
6. kattintson teljeshogy az adatokat importálja.