Ha a felhőalapú tárolásra és a külső adattárolásra és adatmentési megoldásokra gondol, a legtöbb felhasználónak először olyan termékek jutnak eszébe, mint a OneDrive, a Google Drive vagy az iCloud. Az amerikai Box és a Box Cloud cég többnyire ismeretlen a németországi magánfelhasználók számára. Mert a Box Cloud a maga funkcióival egy érdekes alternatíva a megszokott felhős megoldásokkal szemben, főleg cégek számára
A Box nem annyira egy klasszikus felhőtároló, hanem egy ECM szoftver, amelynek jellemzői és fő funkciói közé tartozik a Box Cloud nevű biztonságos felhőtárhely.
Mi különbözteti meg az ECM szoftvert a felhőtől?
ECM az angol Enterprise Content Management kifejezés rövidítése. Az ECM szoftvert tartalom létrehozására, rendszerezésére, tárolására és terjesztésére használják. Az ECM szoftver a folyamatok automatizálására és a különböző részlegek és szervezeti egységek közötti információáramlás egyszerűsítésére is használható.
Az ECM szoftver előnyei sokrétűek. Az ECM szoftver a tartalom digitalizálásával és automatizálásával segítheti a vállalatokat a költségek csökkentésében. Segíthet a hatékonyság növelésében és a munkafolyamatok hatékonyságának kiküszöbölésében is. Az ECM szoftvertermékek, mint például a Box, segíthetnek a vállalatoknak adataik jobb kezelésében és a biztonsági kockázatok minimalizálásában.
Az ECM-szoftvert a nagyvállalatok gyakran használják tartalmak és folyamatok professzionális és digitális kezelésére.Például a svájci biztosítótársaság, a Zürich, a német DEKA-Immobilien vagy a szintén németországi székhelyű MED EL elektromedicinális gyártó, valamint sok más ismert társaság dolgozik a Box-szal. A Box szerint világszerte több mint 100 000 vállalat támaszkodik a Boxra és a Box Cloudra. Az ECM szoftvereket kis- és középvállalatok vagy magánfelhasználók is használhatják. Az ECM Software egy rugalmas és testreszabható megoldás, amely megfelel bármely üzleti vagy otthoni felhasználó igényeinek.
A tipikus felhőalapú tárolással ellentétben az ECM-szoftverek, mint például a Box, átfogó szoftvermegoldást kínálnak az adatok biztonsági mentéséhez, a hálózati együttműködéshez és az egyszerűsített munkafolyamatokhoz – olyan feladatokhoz, amelyeket a tipikus felhőalapú tárolási megoldások önmagukban nem tudnak végrehajtani.
Mik a Box Cloud előnyei?
A Box Cloud egy tartalomfelhő. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy nem csak adattárként és adatmentésként működik, hanem a céges dokumentumokon való közös munkára is összpontosít.Ez az innovatív tartalom-megközelítés, amelyben a tartalomra és nem a dokumentumokra (fájlokra) helyeződik a hangsúly, különösen érdekes a globálisan aktív vállalatok számára.
Függetlenül attól, hogy a termékekkel kapcsolatos marketinginformációkról, beszerzési szerződésekről, a humánerőforrás részlegtől származó szerződéses dokumentumokról vagy képekről és videókról van szó – ezek a dokumentumok rendkívül fontosak egy vállalati szervezet számára. Különösen akkor, ha a különböző országok különböző részlegei ugyanazokkal a termékekkel és szolgáltatásokkal dolgoznak, kulcsfontosságú, hogy az azonos tartalom minden területen elérhető legyen. Ez nem csak az egységes arculat miatt fontos, hanem a felmerülő költségeket is megtakarítja. A Box Cloud biztosítja, hogy központi, digitális és biztonságos adattárolás álljon rendelkezésre a teljes cégcsoport számára.
A Box Cloud a teljes tartalomhasználati ciklusra is készült. Ez azt jelenti, hogy minden fájl a platformon marad, és közösen szerkeszthető és használható, az adatok kezdeti tárolásától és kiadásától az elektronikus aláírásig és minősítésig.
Tartalomfelhőként az ECM-szoftverek, mint például a Box with the Box Cloud, döntően hozzájárulnak ahhoz, hogy a folyamatok karcsúak maradjanak, az egyes részlegekből származó információk elérhetők legyenek, és az érzékeny vállalati adatok mindenkor védve legyenek.
Mi a Box Cloud 3 legfontosabb hozzáadott értéke?
ECM szoftveralkalmazásként a Box segíthet a különböző vállalati részlegeknek a hatékony és együttműködési munkában. Mindenekelőtt a következő négy hozzáadott érték a Box vállalati vagy magáncélú használatáról szól, ami a Box Clouddal is lehetséges:
1. Biztonság, megfelelőség és regionális tárolás
Minden vállalatban nagy mennyiségű adat van, amelyet védeni kell. Mind a HR részlegtől származó személyes adatokat, mind a fejlesztési vagy értékesítési részlegtől származó termékadatokat védeni kell és védeni kell az illetéktelen hozzáférés ellen.Ezen túlmenően a vállalatok kötelesek betartani a megfelelőségi követelményeket és az adatvédelmi előírásokat az adott felhasználási országban. Németország számára ez egyebek mellett az európai általános adatvédelmi rendelet (GDPR) követelményeinek való megfelelést jelenti.
A Box Cloud professzionális biztonsági architektúrájával, a biztonsági hiányosságok észlelésére mesterséges intelligenciát használó hozzáférés-vezérléssel és a jogi konfliktusokat elkerülő felhőalapú kormányzással nyűgöz le ezen a területen.
A beépített Zero Trust biztonsági vezérlők célja, hogy minden felhasználó egyedileg azonosítható legyen, mielőtt lekérné az adatokat a felhőből. Ezenkívül a Box Cloud FIPS 140-2 tanúsítvánnyal rendelkezik. Az Egyesült Államok kormánya által a kriptográfiai modulokhoz használt biztonsági szabvány követelményeket határoz meg a kriptográfiai funkciókat ellátó modulokra vonatkozóan, beleértve a kulcsokat generáló, használó vagy tároló modulokat is.Ezeknek hamisításbiztos hardver- és szoftvermechanizmusokkal kell rendelkezniük, hogy megakadályozzák a kulcsokhoz és más érzékeny adatokhoz való jogosulatlan hozzáférést.
Ezenkívül a Box Cloudban tárolt minden fájl 256 bites AES titkosítással rendelkezik mind nyugalmi állapotban, mind átvitel közben. A Box Shields funkció valós időben képes észlelni és kijavítani az adatszivárgásokat és a biztonsági hibákat.
Fontos: A Box felajánlja ügyfeleinek, hogy minden adatot regionálisan tároljanak a Box Cloudban. Ez az opció lehetővé teszi a német felhasználók adatainak európai szervereken történő tárolását jogilag megfelelő, biztonságos módon és a GDPR követelményeinek megfelelően. A regionális tárolást lehetővé tevő Box Zones funkció a lehető legmagasabb szintű adatvédelmet kínálja a német és európai vásárlóknak.
2. Együttműködés a csapatstruktúrákban
Nagy cégeknél gyakori, hogy a részlegek nemzetközi szinten működnek együtt.A Box Cloud segítségével a csapatok bárhol és a felhőben lévő hardvertől, operációs rendszertől vagy szoftvertől függetlenül dolgozhatnak együtt. Ezt az üzleti alkalmazások, például a Microsoft 365, a Google Workspace, a Teams vagy a Zoom zökkenőmentes integrációja teszi lehetővé.
Az alkalmazások integrálása és a fájlok megtekintése a Box Cloud munkakörnyezetben felhasználóbarát és innovatív a felhasználók számára. A Box Cloud webalapú webböngészőn keresztüli elérése mellett a szokásos mobil operációs rendszerekhez is elérhetők alkalmazások. A Box Drive funkció gondoskodik arról, hogy a WebDAV protokollon keresztül egy virtuális meghajtó integrálható legyen az asztali számítógépbe, amelyen a tartalom is menthető és megosztható.
3. Munkafolyamatok és elektronikus aláírások
Rég elmúltak azok az idők, amikor az alkalmazottak szerződéses dokumentumokat vagy más fontos dokumentumokat osztottak meg egymással papíron.Ma a cégek digitális munkafolyamatokkal dolgoznak, ahol például egy fontos szerződés megtekinthető, szerkeszthető, besorolható és jóváhagyható online a létrehozástól a jóváhagyásig.
A munkafolyamat-automatizáláshoz szükséges eszközök maximális használhatóságot és kényelmet kínálnak, és segítenek felgyorsítani a jóváhagyási folyamatokat a vállalatoknál. A "Box Sign" funkció lehetőséget kínál a felhasználóknak arra is, hogy elektronikus aláírást építsenek be a digitális dokumentumokba, és digitálisan aláírják azokat. Lehetőség van a digitális aláírás elküldésére a Boxból vagy más üzleti alkalmazásokból, például a Salesforce-ból vagy a Microsoft 365-ből, ha azok csatlakoznak a Box Cloudhoz.
A Box Cloud magánfelhasználóknak is megéri?
A Box Cloud segítségével az üzleti felhasználók a funkciók széles skálájához férhetnek hozzá, hogy hatékonyan dolgozhassanak együtt, és hogy a Boxot ne csak adattárolásra vagy adatmentésre, hanem professzionális tartalomfelhőként is használják.
A Box Cloud ugyanakkor a magánfelhasználók számára is érdekes, még akkor is, ha az egyes felhasználók nem tudják részletesen használni a Box különféle lehetőségeit és funkcióit.
Magánszemélyek számára a Box érdekes alternatívát kínál a Microsoft, a Google vagy az Apple hagyományos felhőmegoldásaival szemben az ingyenes egyfelhasználós tarifával. A 10 GB ingyenes tárhellyel és fájlonként legfeljebb 250 MB-os feltöltéssel a felhőszolgáltatás számos funkciót kínál azon magánfelhasználók számára, akik biztonsági másolatot szeretnének készíteni az Office-fájlokról vagy képekről.
A Box korlátozott a fájlverziókban, mivel csak az aktuális fájlverzió kerül mentésre. Az ingyenes Box Cloud elérése lehet mobil és helyhez kötött. A Microsoft 365 és a Google Workspace integrációja is benne van az ingyenes verzióban, így a Box Cloud minden esetben alkalmas magánfelhasználók számára is.
Ha magánfelhasználóként több tárhelyre van szüksége, a Personal Pro csomagban akár 100 GB tárhelyet és 5 GB-os fájlok feltöltésének lehetőségét is megkaphatja. Éves előfizetéssel a Box Cloud felhasználói havi 9 eurót fizetnek a frissítésért.
Mennyibe kerül a Box Cloud a vállalkozásoknak?
A Box Cloud nagyvállalatoknak, középvállalatoknak és kisebb üzleti csapatoknak kínál egyedi ajánlatokat minden igényre. A Business Starter éves tervvel, amelynek legalább 3 felhasználót kell tartalmaznia, a csapatok akár 100 GB tárhelyhez és az innovatív Box Cloud felhasználói felülethez is hozzáférhetnek, amely garantálja a legjobb használhatóságot. Egy 3 felhasználós csapat havi 13,50 eurót fizet a Box felhőhöz való hozzáférésért a legkisebb Box tarifával.
A vállalati tarifák, amelyek havi 13,50 euróba kerülnek az olcsó csomagért, további funkciókat tartalmaznak, amelyek túlmutatnak a tiszta felhőalapú számítástechnikán. A Box Sign a digitális aláírásokhoz, a Box Relay a munkafolyamatok automatizálásához, a professzionális keresési szűrők és sok más biztonsági funkció csomagtól függően minden felhasználó számára elérhető.
Összefoglalva, mik az előnyei a Boxnak felhőszolgáltatóként?
A Box mint professzionális ECM-szoftver összességében vonzó lehetőség, és több, mint egy adattár vagy adatmentési eszköz. Egy fontos funkció a Box Cloud fájljainak elérése bármely internetkapcsolattal rendelkező eszközről.
Ez azt jelenti, hogy a felhasználók a Box-fiókjukból dolgozhatnak dokumentumokon vagy tekinthetnek meg fájlokat, bárhol is legyenek. Ezenkívül a Box magas szintű biztonságot kínál többrétegű védelemmel, valamint csomagtól függően különféle funkciókkal és eszközökkel a biztonság és az együttműködés területén. A Box jelentős hozzáadott értéke, hogy számos népszerű termelékenységi alkalmazást integrálhat a tartalomfelhőbe, így a csapatok hatékonyan, professzionálisan és a lehető legkevesebb veszteséggel dolgozhatnak.