Előre becsülje meg, hogy mennyi időre lesz szüksége az egyes feladatokhoz, találkozókhoz és tevékenységekhez - majd hasonlítsa össze a becslést a tényleges időtartammal.
A napi listában jegyezze fel az adott feladathoz szükséges becsült időt, majd a ténylegesen szükséges időt. Ily módon egyre „pontosabbá” válik a hosszú távon szükséges idő becslése.
A tapasztalatok azt mutatják, hogy a legtöbb ember túlbecsüli a ténylegesen rendelkezésre álló időt. Ezért túl sok feladatot csomagolnak a napba - és utána csalódottak, mert nem tettek meg mindent, amit elhatároztak. Minél pontosabban tudja megbecsülni, hogy mennyi időre lesz szüksége a feladatokhoz, annál reálisabb lesz a jövőbeli tervezése.
Egy másik empirikus érték: Gyakran annyi időre van szüksége egy feladathoz, amennyi rendelkezésre áll. Valószínűleg Ön is tudja: ha 30 perce van egy ajánlatra, akkor 30 percre van szüksége; ha van 50 perce egy (összehasonlítható) ajánlatra, akkor a teljes 50 percre van szüksége.
Ezzel szemben sok ember koncentráltabban dolgozik, és nem zavarja őket könnyen, ha tudja, hogy egy bizonyos feladatot meghatározott időn belül kell elvégeznie. Néhányan pedig csak egy nagyon szűk határidő („határidő”) nyomására jutnak igazi csúcsteljesítményhez.
Bármi legyen is a "kullancs": Találja meg az egyensúlyt a nagyvonalú tervezés (beleértve a puffert) és a szigorú számítások között.
