E-mailek és levelezőprogramok – tippek és trükkök a felhasználóknak

A legtöbb ember egy vagy több e-mail fiókkal rendelkezik és használ. Az e-mailek írása és küldése bevált kommunikációs módszer, amely a mindennapi élet része. A Statista statisztikai portál szerint 2020-ban naponta több mint 306 milliárd e-mailt küldenek és fogadnak. A becslések szerint a szám a következő néhány évben napi 360 milliárd e-mailre fog növekedni.

A legtöbb felhasználó elsősorban biztonságot és egyszerű használatot vár el egy e-mailtől és egy levelezőprogramtól. Ugyanakkor az e-mailekhez különböző szakkifejezések kapcsolódnak, amelyeket első pillantásra nem minden felhasználó ismer.A POP3, a bejövő levelek kiszolgálója, a szerver címe, a központ vagy a szolgáltató és az SMTP néhány olyan technikai kifejezés, amelyet meg kell magyarázni. A szakkifejezések jelentése és helyes használata határozza meg többek között azt, hogy egy e-mail helyesen küldhető-e és archiválható-e, illetve, hogy egy levelezőprogram képes-e csapatstruktúrában kommunikálni másokkal. Mielőtt azonban a szakkifejezésekkel foglalkozna és beállításokat végezne a levelezőprogramokban, kulcsfontosságú, hogy megtalálja a saját igényeinek leginkább megfelelő e-mail szolgáltatót.

Nincs e-mail szolgáltató nélkül – ehhez e-mail szolgáltatóra van szükség

Tucatnyi e-mail cím szolgáltató van, egyáltalán nem könnyű megtalálni a legjobb szolgáltatót a sok szolgáltató közül. A választásnál figyelembe kell venni néhány dolgot.

Az e-mail szolgáltató olyan professzionális szolgáltató, amely ingyenesen vagy térítés ellenében e-mail címet biztosít ügyfelei számára az interneten.Az internetes cégnek, mint szolgáltatónak van levelezőszervere. Ennek segítségével e-mail fiókokat és e-mail postafiókokat kínálhat ügyfeleinek a levelezőszerveren. Az ügyfélnek ehhez e-mail fiókra van szüksége.

Az e-mail szolgáltató felelős azért, hogy minden üzenetet zökkenőmentesen és késedelem nélkül továbbítsanak szervereiken. Közvetítő szerepet vállal, amihez adatvédelmi kérdések is társulnak. Különösen az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) bevezetése óta szigorúbb szabályok szerint ellenőrzi a digitális kommunikációt Európában a jogalkotó. Az általános adatvédelmi rendelet célja minden érintett személyes adatainak védelme. Ez különösen nyilvánvaló a magánszemélyek és cégek e-mail címei ellen irányuló számos adathalász támadás fényében.

Információ:

Az adathalászat személyes adatok és jelszavak ellopására irányuló kísérlet hamis webhelyeken vagy e-mailekben, hamis tények színlelésével.Például a bûnözõk az interneten részletesen utánozzák egy bank online banki tevékenységét, és megkérik a gyanútlan felhasználókat adataik megadására. Ezután a megszerzett információkat pénzeszközök ellopására vagy védett adatok továbbértékesítésére használják fel.

Híres e-mail szolgáltatók és előnyeik

Az egyéni e-mail címre vonatkozó legismertebb fizetős és ingyenes ajánlatok eltérő hozzáadott értékkel bírnak a felhasználók számára. Emiatt nem a "legjobb" ajánlat létezik, hanem sok ajánlható szolgáltató, előnyökkel és hátrányokkal. Minden felhasználónak magának kell kiszűrnie a legjobb szolgáltatót. Míg egyesek sok tárhelyet tartalmaznak e-mailek, dokumentumok és fényképek tárolására, mások könnyű beállítással vagy különösen szigorú adatvédelemmel rendelkeznek.

Név és szolgáltató	Domain-Part	Költség	Előnyök
Gmail (Google)	gmail.com	Ingyenes	Akár 15 GB tárhely
GMX (Egyesült Internet)	gmx.de	Ingyenes (díj alapú bővítés lehetséges)	E-mail-Made in Germany (adatvédelem)
Web.de (Egyesült Internet)	web.de	Ingyenes (díj alapú bővítés lehetséges)	E-mail-Made in Germany (adatvédelem)
Yahoo Mail	yahoo.com	Ingyenes (fizetős Pro bővítmény lehetséges)	Egyszerű beállítás
Outlook.com	outlook.com outlook.de	Ingyenes	Egyszerre jelentkezzen be a Skype-ba, az Office Online-ba vagy a OneNote-ba
Mail.de	mail.de	Ingyenes	Adatközpontok Németországban, fokozott adatbiztonság

Információ: Mit jelent Önnek mint vásárlónak az „E-mail Made in Germany”?

Különböző német vállalatok, például a Deutsche Telekom, a United Internet és a Strato vesznek részt az „E-mail Made in Germany” kezdeményezésben.Ezek az európai versenytársakként ismert internetes cégek az "E-mail Made in Germany" kulcsszó alatt működnek együtt. Az egyesülés célja a németországi kommunikáció biztonságosabbá tétele. Ennek a marketingintézkedésnek az az előnye a cég ügyfelei számára, hogy minden e-mailt a német adatvédelmi törvényeknek megfelelően küldenek el, és hogy a cég szerverei német földön vannak.

Az e-mail címek alapjai és műszaki felépítése

Az e-mail cím egy érthető minta szerint épül fel. Általában a következőből áll:

• " domain-part" és a
• " helyi rész."

Példa:

[email protected] – local-part=max.muster / domain-part=gmx.de / @=kötelező karakter

A „helyi rész” segítségével egyértelműen azonosítható az e-mail feladója. Ha például a feladó tulajdonnevét használjuk, a címzett azonnal láthatja, hogy ki küldte az e-mailt.A "domain rész" azt a levelezőszervert vagy szolgáltatót mutatja, amelyen keresztül az e-mail kézbesült.

Hogyan lehet felismerni a hiteles e-mail címeket – hasznos tippek és trükkök

A feladó nyomon követhető az e-mail cím „helyi részének” használatával. Emiatt fontos jó hírű e-mail cím használata, különösen az üzleti okokból küldött e-maileknél. A hiteles e-mail cím általában a feladó vezeték- és keresztnevéből áll. Gyakori például a név ponttal történő elválasztása vagy a teljes, el nem választott név ([email protected] / [email protected]). Minden e-mail cím csak egyszer használható fel. Emiatt a közönséges névvel rendelkező e-mail-címek kiegészítésként számot vagy speciális karaktert tartalmaznak, hogy megkülönböztessék őket a használt címektől.

Célszerű különböző e-mail címeket beállítani magán- és szakmai célokra.Ebben az esetben a kommunikáció szakmailag szétválasztható. Különösen a fő címet kell kiválasztania, és olyan írásmódot kell választania, amely annyira fülbemászó, mint komoly. Adatvédelmi okokból érdemes lehet az Európai Unión belüli szolgáltatót választani. Ebben az esetben a GDPR szigorúbb adatvédelmi törvényei érvényesek. A kommunikáció ugyanakkor védett a kormányzati szervek hozzáférése ellen. Ez nem vonatkozik az egyesült államokbeli vagy más országok szerverein tárolt adatokra.

A fantázianevek nem tűnnek túl komolynak vagy profinak. Legjobb esetben másodlagos címként használhatók a privát kommunikációban. A kétértelmű nevű e-mail címek megbízhatatlannak minősülnek. Ha egy ilyen e-mailt használnak fő címként, akkor ez legalább mosolyt csalhat a hatóságokkal vagy potenciális munkaadókkal való kommunikáció során. Általában nem szól a komolyságról, és kontraproduktív.

Tippek jó hírű e-mail címekhez

Tipp:

Van saját internetes címe a nevével vagy a cége számára? Ebben az esetben egy vagy több e-mail címet regisztrálhat a szolgáltatónál. Egy németországi székhelyű vállalat számára a legjobb, ha egy de végződésű felső szintű domaint (TLD) választ. Ismeretesek a .net, .org, .eu és más végződések is. A nemzetközi cégek szeretnek egy .com domaint megragadni, és lefordítják webhelyüket különböző nyelvekre. Magánszemélyek számára általában elegendő egy privát internetcím kevés tárhellyel és néhány e-mail címmel.

Ezek a különbségek a fizetett és ingyenes e-mail címek között

Óriási különbségek vannak a fizetős és ingyenes e-mail címek szolgáltatói között. Például egyes szolgáltatók díjköteles változatának szállítási terjedelmében egy spamszűrő is szerepel.Ez átvizsgálja az e-mail fiókban található minden e-mailt potenciális veszélyek vagy reklámüzenetek után. A beállításoktól függően kiszűri a nem kívánt üzeneteket, és azonnal áthelyezi azokat a feltételezett spam mappába.

A szabad névválasztás a fizetős e-mail szolgáltatók másik előnye. Mivel a nem ingyenes verziókban különböző bővítmények állnak rendelkezésre, egyszerűbb egy fülbemászó, rövid és névvel ellátott e-mail cím létrehozása. Egy ilyen e-mail egy életen át használható, és elválaszthatatlanul kapcsolódik egy személyhez. A fokozott adatbiztonság és a jobb ügyfélszolgálat probléma esetén további előnyök, amelyeket a díjköteles szolgáltatók kínálnak.

E-mailek küldése névtelenül ideiglenes e-mail címekkel – mi lehetséges

A legtöbb esetben hosszú távon szüksége van egy e-mail címre. Emiatt az új e-mail cím elválaszthatatlanul kapcsolódik az Ön nevéhez és egyéb személyes jellemzőihez, és létrejön egy e-mail fiók.Mint ismeretes, minden kivétel erősíti a szabályt. Emiatt vannak olyan szolgáltatók, akik felajánlják, hogy névtelenül küldjön e-maileket. Más internetes portálokon lehetőség van ideiglenes e-mail címek használatára, amelyek csak 10 percig aktívak.

Kétségtelen, hogy az ilyen típusú e-mail címek használata korlátozott. Alkalmazási területei például egy jó barátnak szóló meglepetés e-mailek, vagy egy bűncselekmény névtelen bejelentése a rendőrségen. Ebben az esetben egy névtelen e-mail hasonlítható egy feladó nélkül elküldött levélhez. Ez lehetséges, és nem mond ellent a jogszabályi rendelkezéseknek. A névtelen e-mail szolgáltatás egyik szolgáltatója az amerikai 10minutE-Mail.com cég. A webszolgáltatásra anélkül regisztrálhat, hogy fel kellene adnia saját e-mail címét. A szolgáltatás létrehoz egy eldobható e-mail címet, amely csak 10 percig létezik. Másolja az ideiglenes e-mail címet a vágólapra, és írja be például egy regisztrációs űrlapba.

A 10 perces időintervallumon belül az e-mail címre küldött összes e-mail közvetlenül megjelenik a www.10minutE-Mail.com webhelyen található postafiókjában. Elolvashatja és megválaszolhatja a bejövő e-maileket. Az e-mailben található linkekre is rákattinthat, így a szolgáltatáson keresztül is kaphat megerősítő linkeket tartalmazó e-maileket.

Ha 10 perc nem elegendő az összes munka elvégzéséhez, kattintson egyszer vagy többször a "Nyújtsa meg 10 percet" linkre. A 10 Minute Mail nem igényel regisztrációt, és nem kéri az e-mail címét. Ahhoz, hogy a webhely németül jelenjen meg, válassza ki a bal alsó sarokban a "Német" lehetőséget, és kattintson a "Módosítás" gombra.

Olvassa el és szerkessze az összes bejövő e-mailt a 10 Minute Mail segítségével

Üzenetek küldése névtelenül a RE-Mailer szolgáltatásokkal

A RE levelezőszolgáltatások az információk névtelen küldéséhez is hasznosak.Néhány ilyen szolgáltató az összes e-mailt egy szerveren keresztül továbbítja, amely általában az üzenet feladójaként működik. A tényleges feladó személyes adatai homályosak és nem követhetők.

Más RE-Mailer szolgáltató véletlenszerű szervert használ. A tényleges feladó sem jelenik meg. Lehetőség van VPN szolgáltatás (virtuális magánhálózat) használatára is. A VPN-kapcsolatok eltakarják az összes eszközhöz, például egy útválasztóhoz rendelt IP-címet. Az IP-cím a hely és a felhasználó ellenőrzésére használható. Ahelyett, hogy felfednénk, hogy Németországból névtelenül érkezett üzenet, VPN-kapcsolattal úgynevezett alagútkapcsolatot használnak. Ebben az esetben a tényleges feladóazonosító nem követhető nyomon.

A legtöbb névtelen e-mail szolgáltatáshoz nincs szükség e-mail fiókra. Minden erőfeszítés nélkül használhatók a böngésző felhasználói felületén keresztül.A mellékletek névtelen e-maillel történő küldése is számos szolgáltatónál lehetséges. Sok más technikai újításhoz hasonlóan az anonim e-mailek, a VPN-kapcsolatok vagy a RE-mailer szolgáltatások is lehetőséget kínálnak a bűncselekmények elfedésére és álcázására. Magától értetődik, hogy az ilyen szolgáltatásokat csak a jogszabályoknak megfelelően szabad igénybe venni. Mind a fenyegetést vagy illegális tevékenységre irányuló kérelmet tartalmazó e-mailek küldése, mind a névtelenül küldött adathalász vagy spam e-mailek büntetendők.

Kifejezetten e-mail cím beállítása – ezt tudnia kell

Miután kiválasztotta az e-mail szolgáltatót, és választott egy nem használt nevet személyes e-mailje számára, a saját e-mail fiókjából már csak egy lépés az e-mailes kommunikáció. Mielőtt lefoglalhatna és beállíthatna egy konkrét e-mail címet, a szolgáltatónak szüksége van az új ügyfél személyes adataira.A címen kívül egy telefonszámot és egy másik e-mail címet is meg kell adni.

Felhasználónév szükséges ahhoz, hogy megkülönböztesse az e-mail fiókot a többi fióktól. A legtöbb esetben a felhasználónév és az e-mail cím egyenértékű. Alternatív megoldásként lehetőség van egyéni felhasználónév beállítására. Ez nagyobb biztonságot nyújt a hackerekkel szemben. A felhasználónév mellett egy biztonságos jelszót is hozzá kell rendelni.

A postafiók eléréséhez használt jelszónak titkosnak kell lennie. Egy nehezen megtalálható jelszó, amely a következőkből áll:

• levelek,
• számjegyek és
• Speciális karakterek vannak,

Amegfelelő védelmet jelent a hackertámadások és az internetes bûnözésen keresztüli adatlopások ellen.Az új e-mail minden személyes adata és tulajdonosára vonatkozó információ megadása után használható. Az e-mailek követhetők:

1. Web alapú webmailként, az e-mail szolgáltató e-mail hozzáférésén keresztül,
2. Egy levelezőprogramon keresztül, például Microsoft Outlook vagy Thunderbird vagy
3. Mobil, táblagépen, okostelefonon és a megfelelő levelezőprogramokon keresztül

lekérve.

Lépésről lépésre: Új e-mail cím beállítása

A GMX e-mail szolgáltató példája bemutatja, hogyan kell beállítani egy új e-mail címet:

1. lépés	Navigáljon a www.gmx.net webhelyre, és kattintson az oldal tetején lévő négyzetre: "Regisztráljon ingyen."
2. lépés	A következő ablakban az új e-mailre vonatkozó ajánlatokat találja. A reklámfinanszírozású, ingyenes hozzáférés mellett választhat fizetős e-mail fiókot is.Miután kiválasztott egy változatot, a kiválasztást a következő gombbal fejezi be: "Regisztráljon most."
3. lépés	A következő lépés a kívánt e-mail cím ellenőrzése. Ehhez elegendő beszúrni a kívánt kombinációt a szabad mezőbe. Az e-mail szolgáltató ellenőrzi, hogy a megadott e-mail cím elérhető-e. Ha a címet máshol rendelték hozzá, akkor hasonló e-mail címekre vonatkozó javaslatokat kap.
4. lépés	Ezután meg kell adni a felhasználó személyes adatait. Ez a címen kívül tartalmazza a születési dátumot és a jelszót, amelyet kétszer kell megadni.
5. lépés	Ha elfelejtette a jelszót, SMS-ben visszaállítható. Ehhez az e-mail fiókhoz mobiltelefonszámot kell kapcsolni.
6. lépés	A következő biztonsági lekérdezés egy automatikusan generált karakterlánccal biztosítja, hogy a regisztráció ne történjen meg automatikusan.
7. lépés	Az "Elfogadom" gombra kattintva. Hozzon létre e-mail fiókot most" az új ügyfél elfogadja a szolgáltató általános szerződési feltételeit és adatvédelmi szabályzatát.
8. lépés	Az e-mail szolgáltató megerősíti az új e-mail címet, és külön e-mailben elküldi a levelezőprogramok egyedi beállításait. A bejövő levelek és a kimenő levelek szerverének hozzáférési adatai szerepelnek benne. A hozzáférési adatok a postafiók típusától függően eltérőek. A legtöbb szolgáltató opcióként engedélyezi az IMAP vagy a POP3 protokollt.

Regisztráljon a kívánt e-mail címre a gmx.net oldalon

Fontos: Biztonságos jelszó hozzárendelése és archiválása

Ahhoz, hogy üzeneteket küldhessen vagy fogadhasson e-mail címen, általában jelszóra van szüksége. Jól át kell gondolni azt a döntést, hogy melyik e-mail jelszót kívánja hozzárendelni. A postafiók megnyitásakor a bejelentkezési eljárás során kétszer meg kell adnia titkos jelszavát, és így kell beállítania a jelszót. A kettős bejegyzés célja, hogy ne csússzon be helyesírási hiba.

Az e-mail fiók jelszavának feljegyzése és archiválása biztonsági okokból kulcsfontosságú. Ez azért fontos, mert a jelszó az egyetlen módja a személyes e-mailekhez való hozzáférésnek.

IMAP és POP3 protokollok – mi a különbség?

E-mail cím létrehozása és beállítása után megkapja az egyéni hozzáférési adatokat az e-mail szolgáltatótól. Ezek szükségesek ahhoz, hogy e-maileket küldjenek a szolgáltató szerverére (kimenő levelek kiszolgálója), és hogy adatokat fogadhassanak (bejövő levelek szervere).

A legkomolyabb különbség az 1996 óta ismert POP protokoll (Post Office Protocol) és a 2003-ban bevezetett IMAP protokoll között az e-mailek gyorsítótárazása. Míg a POP protokoll fizikailag betölti az e-mailt a címzett számítógépére, és törli a szerverről, az IMAP protokoll több végeszközről is lehetővé teszi a hozzáférést. Ebben az esetben az e-mail az e-mail szolgáltató szerverén marad.

Az IMAP protokoll egyértelmű hozzáadott értéket kínál, különösen a mai hálózati társadalomban. Míg az ezredforduló végén az e-maileket csak álló számítógépről használták, addig ma már különböző végberendezéseken kell elérhetővé tenni az adatokat és az üzeneteket.A felhasználóknak a számítógépen kívül az e-mailjeikre szükségük van okostelefonjukon vagy táblagépükön, vagy okostelefonjukon egy okosórán. Az IMAP protokoll minden végeszközön garantálja a rendelkezésre állást.

Kényelmesebb és biztonságosabb az e-mailek ellenőrzése az IMAP protokoll használatával. Ha több végkészüléket használ, bármikor lehívhatja aktuális és mentett e-mailjeit. Emellett az IMAP protokoll adatvédelmi kérdésekben is jobban teljesít. Ez azért mondható el, mert sok esetben elavult POP protokoll esetén a hitelesítési adatok törlésben kerülnek továbbításra. Ez az SSL-kapcsolat létrehozása előtt történik. A titkosítás hiánya nagy biztonsági kockázatot jelent, amelyet meg kell akadályozni.

Az IMAP protokoll a POP3 protokollhoz hasonló felépítésű. Egyértelmű előnye, hogy a szolgáltató szervere beállításokkal megakadályozhatja a jelszó továbbítását.A jelszó és az e-mail csak a biztonságos SSL kapcsolat létrehozása után kerül továbbításra. Összefoglalva, a legtöbb esetben ésszerűbb egy IMAP-fiókot beállítani, mint egy elavult POP-fiókot. A konfigurációk csak kis mértékben tértek el a fiók beállításában.

Egyszerű magyarázat: bejövő levelek és kimenő levelek szervere, valamint szerverinformáció

Ha IMAP- vagy POP3-fiókot állít be, akkor a rendszer külön kéri a bejövő levelek és a kimenő levelek szerverét. A bejövő levelek szervere az e-mail szolgáltató adatközpontjában található kiszolgáló címe, amelyen csak a bejövő e-mailek tárolódnak. Minden e-mail szolgáltató saját szervert és szervercímet üzemeltet az e-mail kommunikáció elosztására, amelyeket a levelezőprogramnak kell vezérelnie. A legtöbb esetben a bejövő levelek szervere a következő átviteli protokollból és szolgáltató azonosítóból áll (példaként az Ionos szolgáltató 1 és 1):

A bejövő levelek szerverének címei: Pop3.ionos.de vagy imap.ionos

Csak a felhasználó által küldött e-mailek kerülnek tárolásra és terjesztésre a kimenő levelező szerveren. A bejövő levelek és a kimenő levelek kiszolgálójának elkülönítése biztosítja, hogy a bejövő és a kimenő levelek ne keveredjenek vagy keveredjenek.

A kimenő levelek szerverei az SMTP protokollon keresztül működnek. A legtöbb esetben a következő azonosítót kapja, amely a szállítási protokollból és a szolgáltatói azonosítóból is áll:

A kimenő levelek szerverének kiszolgálói címei: SMTP.ionos.de

A bejövő levelek és a kimenő levelek szerverének megfelelő elnevezése mellett a szerver információi is fontosak. Az Ön e-mail szolgáltatója általában az üdvözlő e-mailben küldi el a szerver adatait. A kiszolgáló információira van szükség ahhoz, hogy megmondja a levelezőprogramnak a megfelelő paramétereket a bejövő és kimenő levelek szerveréhez.A kiszolgáló információi információkat tartalmaznak a portokról és a titkosítási módról. A modern levelezőprogramok, például a Microsoft Outlook vagy a Thunderbird automatikusan meghatározzák a kiszolgáló információit, valamint a bejövő és kimenő levelek szerverét, amikor megadja az e-mail szolgáltatót és az e-mail címét. Ennek eredményeként megfelelő kapcsolatot hoznak létre.

Információ: Miért fontosak az SSL-kapcsolatok

Magától értetődő, hogy az e-maileket és azok mellékleteit csak a címzett olvashatja el. Egy e-mail szállítási útvonalán technikailag különböző csomópontokon olvasható, tartalma pedig beolvasható. A tekintélyelvű politikai rendszerek többek között az állampolgáraik e-mailes kommunikációjának dekódolására támaszkodnak. Az SSL (Secure Sockets Layer) új nevén TLS (Transport Layer Security) megakadályozza az e-mail adatok olvasását. A titkosítási módszert kipróbálták és tesztelték, és széles körben használják webhelyeken.Az SSL-lel vagy TSL-lel titkosított internetes oldalak nehézség nélkül felismerhetők. „https”-ként jelennek meg a böngészőablak keresősávjában.

Az e-mailek mely egyes összetevőiből állnak

Minden e-mail két lényeges részből áll:

• A fejléc, amely az e-mail fejléceként is leírható.
• Az e-mail tartalmát tartalmazó törzs.

E-mailek fejlécében különféle részletes információk tárolódnak. Információt ad a feladóról és a létrehozás dátumáról. Ezenkívül a fejléc technikai információkat tartalmaz az adás különböző állomásairól. Mivel ezek az adatok a legtöbb felhasználó számára nem fontosak, a levelezőprogramok a legtöbb esetben elrejtik őket.

Az e-mailek mely összetevőiből állnak - utasítások:

A fejléc teljes megjelenítéséhez a Microsoft Outlook programban, és a beérkezett e-mailek szállítási információinak kiolvasásához tegye a következőket:

1. Kattintson duplán az üzenetre, hogy megnyissa az olvasópanelen kívül.

2. Kattintson a FÁJL>TULAJDONSÁGOK lehetőségre.

3. A fejléc információi az INTERNET FEJLÉSZEK mezőben jelennek meg. A további feldolgozáshoz a CTRL + C paranccsal Microsoft Wordbe vagy más szöveges programba másolhatók.

   Microsoft Outlook tulajdonságai

A Mozilla Thunderbirdben a kijelző könnyebben működik. Ehhez nyomja meg a Ctrl+U billentyűkombinációt a fejléc és a HTML-forrásszöveg megjelenítéséhez.

Milyen információt tartalmaz a test

A törzset egy üres sor választja el a fejléctől. Tartalmazza az e-mail tényleges információit, és csak a 7 bites ASCII karakterkészletből (amerikai szabványos információcsere kód) tartalmazhat karaktereket. Mivel a német umlaut nem szerepel ebben a formátumban, ezeket deklarálni és kódolni kell a fejléc részben. A legtöbb levelezőprogram automatikusan elvégzi a kódolást.

Bármilyen üzenet:

• Sima szöveges üzenetként vagy
• HTML-üzenetként formázva elküldve.

A HTML-ben formázott szöveg előnye, hogy könnyebben olvasható. A HTML a "Hypertext Markup Language" , amelyet szövegek strukturálására és internetes oldalak programozására egyaránt használnak. A HTML a szabványos nyelv a világhálón, és a webhelyek programozásának alapja.

E-mail üzenet egyéb lényeges összetevői

A legtöbb esetben egy e-mail aláírást is tartalmaz. A test része, és információt szolgáltat a feladóról. Az aláírásban általában szerepel az alkotó címe vagy elérhetősége. Képek és hivatkozások is beépíthetők egy e-mail aláírásba.

Információ:

A hiperhivatkozás egy másik webhelyre vagy e-mail címre való hivatkozás.

A magánszolgáltatók szabványos szöveget helyeznek el az úgynevezett levél láblécében, amely reklámot vagy hivatkozást tartalmaz ingyenes szolgáltatásukra.

A mellékletek is az e-mail részét képezik. Az e-mail melléklet egy adott fájlkiterjesztéssel rendelkező dokumentum, amelyet külön programban kell megnyitni. A következő utótagok gyakoriak:

• PDF (Portable Document Format) fájl.
• Egy fájl MS Word (docx) vagy MS Excel formátumban (xlsx).
• Egy képfájl (fájl kiterjesztése: jpg.webp, bmp.webp, gif.webp).
• Videó- vagy hangfájl (mov, mp3, mpeg).
• Egy végrehajtó fájl (exe).

Fontos:

Csak kivételes esetekben bízzon a csatolt végrehajtható fájlokban. Ha nem ismeri a feladót, a végrehajtható mellékletek általában olyan rosszindulatú programokat tartalmaznak, amelyek anélkül, hogy Ön észrevenné, megfertőzi a számítógépét. Ez különösen igaz a Windows operációs rendszerrel működő személyi számítógépekre.

Az e-mailek küldése, külön elmagyarázva

E-mailt az e-mail fiókon keresztül ezredmásodperceken belül továbbíthat az interneten keresztül. Ha az üzenetet folyamatosan ellenőrzik, mielőtt elérné a címzettet, az átvitel általában néhány másodpercet vesz igénybe. Bármely internetre csatlakoztatott végberendezés képes e-maileket küldeni és fogadni, ha rendelkezésre áll megfelelő levelezőprogram.Technikai szempontból egy e-mail a következő utat választja:

• Az e-mail összeállítása és elküldése a "Küldés" gombbal történik.
• Az üzenet egy meglévő kapcsolaton (WLAN, LAN, mobil) keresztül továbbítódik a feladó szolgáltatójához és fiókjához. Ez ellenőrzi az e-mailt, és az interneten keresztül továbbítja azt a címzett e-mail szolgáltatójához. Ez különböző csomópontokon keresztül történik. Adatátviteli sebességének köszönhetően a német Kereskedelmi Internet Exchange (DE-CIX) a világ legnagyobb csomópontja, több mint 9,1 Tbit/s adatátviteli sebességgel. Az internetes központok a világ legtöbb nagyvárosában találhatók.
• Az e-mail címzettjének szolgáltatója elmenti a címzett postafiókjába. Ha spamszűrő van telepítve, a rendszer megvizsgálja az üzenetet reklámok vagy rosszindulatú programok keresésére.
• Az e-mail visszakereshető és megjeleníthető egy levelezőprogrammal.

Mivel az e-mailek küldésének teljes folyamata nagyon rövid idő alatt megy végbe, a feladó és a címzett szinte valós időben kommunikálhat egymással. Az üzenet beérkezése és elolvasása kézbesítési és olvasási visszaigazolással egyidejűleg nyomon követhető. Ez hatékony, és garantálja a fontos információk és mellékletek azonnali cseréjét. Ha a címzett nem a számítógép hatókörén belül van, a bejövő üzeneteket postafiókja push funkciójával is megjelenítheti.

Információ:

A push funkció egy olyan szolgáltatás, amelyben meghatározott időközönként vagy folyamatosan ellenőrzi az e-mail bejövő leveleket. Ha vannak új üzenetek, azok megjelennek. Alternatív megoldásként a felhasználó tájékoztatást kap arról, hogy új e-mailek érkeztek.

Mely e-mail alkalmazások alkalmasak Androidra

Az Android operációs rendszert futtató Android telefonokhoz és táblagépekhez különféle Windows-alkalmazásokat ajánlunk. Például a Microsoft Outlook for Android használható. A program hasonló funkciókkal rendelkezik táblagépén vagy okostelefonján, mint a Windowson. Az alkalmazások a Google Play Áruházban is kiváló értékelést kaptak:

• Blue Mail, valamint
• Saját leveleim.

A Blue Mail intuitív felhasználói felülettel rendelkezik, és automatikusan beállítja a különböző szolgáltatóktól származó e-mail fiókokat. Az alkalmazás szűrőfunkciókat, valamint teendőlistákat és emlékeztető funkciót használ. Az egyik hiányosság az összes üzenet továbbítása az alkalmazástervező szerverén keresztül. Itt van egy adatvédelmi kockázat, amelyet az alkalmazás telepítése előtt kezelni kell.

My Mail is meggyőz a könnyen érthető és felhasználóbarát felülettel. Az alkalmazás lehetővé teszi különböző fiókok futtatását, és beépített internetböngészővel rendelkezik, amellyel megtekintheti az e-mail mellékleteket.

Az összes ismert szolgáltató e-mail fiókja webmailként is megnyitható a böngészőben Androidon keresztül. Alapértelmezés szerint a Google Gmail alkalmazás levelezőprogramként telepítve van szinte minden Android operációs rendszert futtató eszközre. Az alkalmazás e-mailek küldésére és fogadására is használható. Ezenkívül kiterjedt beépített erőforrásokkal rendelkezik az e-mailek Android rendszerű okostelefonon vagy táblagépen történő rendszerezéséhez.

E-mail alkalmazások iOS és Mac OS rendszerhez – ezek az alternatívák meggyőzőek

Az iOS és Mac OS iPad, iPhone, valamint MacBook és iMac operációs rendszerek előre telepített, önálló levelezőprogramokat tartalmaznak. A "Mail" e-mail program a Mac OS alatt található. Megfelelő felszereléssel lenyűgöző. Az Apple saját felhőkiszolgálójával, az iClouddal való szinkronizálás jelentős hozzáadott értéket képvisel.

A csak Apple eszközöket használó felhasználók értékelik a szinkronizálást, valamint a rendezett, felhasználóbarát és stílusos felületet.Az iOS-hez készült Apple Mail alkalmazás előre telepítve van az iPaden és az iPhone-on is. A hordozható végeszközöket is lenyűgözi az e-mail fiókok egyszerű beállításával és a magas szintű felhasználóbarát megoldással.

A Microsoft Outlook iOS operációs rendszert futtató végkészülékekre is telepíthető. A Microsoft legtöbb programja elérhető az App Store-ban. Könnyen telepíthetők és használhatók. A Microsoft Exchange-fiókkal rendelkező üzleti alkalmazások különösen biztosítják, hogy minden üzenet késedelem nélkül megjelenjen a mobil és helyhez kötött eszközökön, függetlenül attól, hogy melyik operációs rendszert használják.

Az iOS rendszerhez készült alternatív e-mail alkalmazások, amelyek hozzáadott értéket kínálnak a felhasználók számára, a következők:

• Spark and
• Newton.

A Spark azt az előnyt kínálja a felhasználóknak, hogy a legfontosabb értesítések és e-mailek általában a készülékük tetején jelennek meg.Ez különösen érdekes a kisméretű készülékek, például az iPhone számára. Az alkalmazás automatikusan elkülöníti az e-maileket a hírlevelektől, és intelligens postaládájával rendelkezik.

A Newton alkalmazás elsősorban azokat a felhasználókat érdekli, akik számára fontos, hogy üzeneteiket zökkenőmentesen tudják elolvasni. Az alkalmazás lenyűgöz egyszerű menünavigációjával, amellyel az üzenetek egy pillantással olvashatók, továbbíthatók vagy elküldhetők. Egyszerű felépítése ellenére minden fontos funkcióval rendelkezik magánfelhasználók és üzletemberek számára.

A szolgáltatók mögött álló cégek – ezek a nagy szereplők uralják a piacot

Az ingyenes vagy fizetős e-mail fiókok szolgáltatói mögött többnyire nemzeti vagy globális cégek állnak. Számos ingyenes e-mailt kínáló e-mail szolgáltató használja fel a megszerzett személyes adatokat reklámozási célokra. Bebizonyosodott, hogy a külföldi szolgáltatók kulcsszavakat szkennelnek a beérkező e-mailekben, és az összegyűjtött, névtelen adatokat értékesítik a hirdető ügyfeleknek.

Ezen ismeretek birtokában elengedhetetlen annak megértése, hogy a vállalatok hogyan kezelik az adatvédelmet és a hirdetést, mielőtt az e-mail szolgáltató mellett döntenek. Sok esetben érdemes beruházni egy olcsó, fizetős e-mail fiókba. A többletköltségek garantálják a reklámok és spam üzenetek kizárását, valamint a GDPR szerinti adatvédelem fenntartását.

Néhány fő e-mail cím szolgáltató és anyavállalataik:

Google Mail	Google
Yahoo Mail	Yahoo
1&1 Ionos	Egyesült Internet
Web.de	Egyesült Internet
GMX	Egyesült Internet
Telekom Mail	Deutsche Telekom
Mail.de	Mail.de GmbH Gütersloh
Outlook.de	Microsoft

Spamszűrők beállítása és a spam levelek felismerése – ezt tudnia kell

A vizsgálatok megerősítették, hogy az úgynevezett spam levelek aránya 50% fölé tehető. A spam vagy a „szemét” kifejezést általában olyan tömeges e-mailek leírására használják, amelyek reklámokat tartalmaznak, és amelyeket nem a címzett kért. Kéretlenül küldik el őket, és összezavarhatják a címzett e-mail postafiókját.Sok időt vesz igénybe a kívánt és a nem kívánt üzenetek elkülönítése. Ugyanakkor a spam e-mailek tartalmazhatnak rosszindulatú programokat és vírusokat, és kémkedhetnek az e-mail címzettje és személyes adatai után.

Az úgynevezett "phishing" , amelynek során hamis e-maileket vagy weboldalakat használnak banki adatok vagy személyes adatok ellopására, évek óta egyre nagyobb veszélyt jelent. A totalitárius államok által támogatott bűnbandák és kormányzati hackerek minden csatornát felhasználnak arra, hogy hamis e-mailekkel pusztítsanak. A levelezőprogramban található spamszűrő segítségével blokkolhatja a nem kívánt vagy potenciálisan veszélyes e-maileket.

Emellett minden egyes melléklettel ellátott e-mail címzettje esetén:

Csak akkor nyissa meg az .exe, .doc, .pdf kiterjesztésű mellékleteket és más fájlkiterjesztéseket, ha ismeri a feladót, és megbízik benne. Ellenkező esetben fennáll annak az esélye, hogy egyetlen fájl megnyitja személyi számítógépét a vírusok és rosszindulatú programok számára.Egy kattintás lehetővé teszi az adatok kikémlelését anélkül, hogy Ön észrevenné.

A rosszindulatú programok fenyegetése és a kéretlen hirdetések magas aránya azt jelenti, hogy nincs alternatívája a kéretlen levelek szűrőinek is nevezett spamszűrők használatának. A kéretlen levelek szűrője egyedi algoritmus szerint működik, és képes kiszűrni a nem kívánt e-mailek nagy részét. Azok a szolgáltatók, akik ajánlatukba spamszűrőt is beépítettek, többek között a feladó címe vagy a fejlécben szereplő bejegyzések alapján osztályozzák az e-maileket. Ha az e-mail olyan szavakat, kifejezéseket vagy kifejezéseket tartalmaz, amelyek nemkívánatos hirdetésekre vagy rosszindulatú programokra utalnak, akkor ezek az üzenetek megjelölésre kerülnek, vagy azonnal átkerülnek a „Spam” vagy „Levélszemét” mappába.

A cikkből megtudhatja, hogyan ismerheti fel a spameket és a kéretlen leveleket, és melyik 7 pont a fontos: "Gyanús e-mailek: Ezekkel a 7 lépéses utasításokkal megvédheti magát a rosszindulatú programok és vírusok ellen. "

Feketlisták és valószínűségszámítások

A szolgáltatók nem csak a nem kívánt kifejezéseket tartalmazó feketelistákkal dolgoznak, hanem valószínűségszámításokkal is. A felhasználó korábbi törlései alapján a rendszer kiszámítja, hogy melyik e-mailt kell továbbítani, és melyiket kell azonnal a spam mappába irányítani.

A spam leveleket általában a következő jellemzők alapján ismerheti fel:

• Nem személyesen fogunk megszólítani, hanem általános megszólítással.
• Az üzenet szövege kattintható linkeket vagy képeket tartalmaz.
• A linkek URL-je ismeretlen szerverekre vezet. Az URL láthatóvá válik, amint az egeret a hivatkozás fölé viszi anélkül, hogy rákattintott volna.
• A tárgy zavaros, helyesírási hibákat tartalmaz, vagy azonnali bejelentkezést kér az online bankba vagy más védett területre.
• Hiányzik a feladó lenyomata vagy e-mail aláírása.
• Zip, Exe, Word vagy Excel fájlok csatolva.

Ha ezeket és más jeleket lát, tanácsos ne nyisson meg egy e-mailt, és megsemmisítse a linkeket és a mellékleteket anélkül, hogy kinyitná őket. Ha ismert a feladó, forduljon hozzá, ha nem biztos abban, hogy számítógépét ne fertőzze meg titokban rosszindulatú program.

A levélszemétszűrők és a levélszemétszűrők integrálása a levelezőprogramokba

Az e-mail szolgáltató nem minden e-mail címet tesztel ingyenesen spamre vagy rosszindulatú programokra. A szolgáltatók rendszerint havidíj ellenében kínálnak folyamatos, szakmai vizsgát. Ha a szolgáltató kezdeti ellenőrzése nélkül szeretne megbirkózni, használhat egy levelezőprogramot az e-mailek ellenőrzésére. Ugyanez vonatkozik arra az esetre is, ha a szolgáltató által ellenőrzött e-maileket további szűrővédelemmel szeretné optimalizálni.A levélszemétszűrő a legtöbb levelezőprogramban különösebb erőfeszítés nélkül aktiválható. Ez felhasználható olyan spam vagy adathalász e-mailek elfogására, amelyeket az e-mail-szolgáltató spamszűrője nem ismerte fel. Ez tovább növeli az adatbiztonságot.

Kapcsolja be a kéretlen e-mailek szűrőjét a Microsoft Outlookban – ilyen egyszerű

A Microsoft Outlook kéretlen e-mail szűrője egyszerűen aktiválható a menüsorban. A "Törlés" menüpontban található, és "átlátszó avatarként tiltó táblával" jelenik meg. Az ikonra kattintva megnyílik a kéretlen e-mailek szűrő menüje a "Lemet e-mail opciók" alpont alatt. A szűrés intenzitása ezután állítható.

A kéretlen e-mailek szűrőjének engedélyezése a Microsoft Outlookban.

A beállítás után az Outlook által levélszemétként azonosított üzenetek automatikusan a Levélszemét mappába kerülnek.

A "Figyelmeztetés gyanús domain nevekre az e-mail címekben" jelölőnégyzet aktiválásával biztonsági figyelmeztetés jelenik meg az e-mailben lévő hivatkozás aktiválása előtt. Ezek a biztonsági beállítások segíthetnek biztonságosabbá és professzionálisabbá tenni az e-mail kommunikációt. A fejlett szűrési módok ellenére érdemes időnként ellenőrizni a levélszemét mappát. Ez azért célszerű, mert ritka esetekben a fontos üzenetek is kiszűrhetők.

A levélszemétszűrő beállításainak engedélyezése a Thunderbirdben

A levélszemétszűrő beállításai a Thunderbirdben, a Firefox böngésző ingyenes levelezőprogramjában is elvégezhetők. A Thunderbird adaptív algoritmust használ, amely alapértelmezés szerint engedélyezve van. Az adaptív, öntanuló szűrő is bekapcsolható. Tanul az e-mailek korábbi kezeléséből, és kikövetkezteti, hogy mely üzenetek kívánatosak és minősíthetők spam e-maileknek.

A Thunderbird szemétszűrő beállításai a következő címen találhatók:

• Extrák>Beállítások>Biztonság és tovább
• A Levélszemét lapon

testreszabható. Ha rákattint: "Semleges napló engedélyezése öntanuló szűrőhöz" az adaptív szűrő bekapcsol.

A Thunderbird segítségével a szemétszűrő beállításait is elvégezheti.

Nincs spamszűrő a Windows Mailben

A Windows Mail jelenlegi verziója, amely alapkivitelben a Windows 10 rendszerben ingyenes, nem rendelkezik saját spamszűrővel. A Windows Mail 1:1 arányban képezi le az e-mail szolgáltató rendszermappáit. Ha egy szolgáltató, például a GMX vagy a Yahoo kéretlen e-mail funkciót kínál, egy mappa a Windows Mailben is le van rendelve. A beépített levélszemétszűrő beállításai csak a Microsoft Outlook programban használhatók.

A "Címzett" , "Másolatot kap" és "Titkos másolat" mezők fontosak a kommunikációhoz

A levelezőprogramban minden bizonnyal észrevette a „Címzett”, „Másolatot kap” és „Bcc” mezőket. Ezek alapértelmezés szerint minden levelezőprogramban megjelennek, amikor e-mailt szeretne küldeni.

" A Címzett, Másolat és Titkos másolat mezők a levelezőprogramban"

A "Címzett" mező a legfontosabb beviteli mező, és elengedhetetlen az üzenetküldéshez. Ez egy helyőrző a címzett számára. A "Címzett" mezőben meg kell adni a címzett e-mail címét a következő mintával:

helyi rész=z. Pl.: max.muster / domain-part=pl. gmx.de @ jellel elválasztva.

Példa: [email protected]

A "Címzett" mezőbe írja be azokat a címzetteket, akiket konkrétan meg kíván szólítani e-mailjével, és akiktől például visszajelzést vagy intézkedést vár. Minden e-mailnek tartalmaznia kell a Címzett címet, ellenkező esetben nem lehet e-mailt küldeni.

A "Cc" mező angolul "másolat" -ot jelent. Németül a "Cc" másolást jelent. Írjon be egy e-mail címet a Másolat mezőbe, és küldje el az e-mail másolatát a többi címzettnek is. Az üzleti környezetben például elterjedt a felettesek vagy más alkalmazottak ilyen módon történő tájékoztatása. Az e-mailt közvetlenül a címzett(ek)nek küldjük el. A címzettek a Másolat mezőből kiolvashatják, hogy mások is megkapták az üzenetet. A Másolat mezőbe írja be azoknak a címzetteknek az összefoglalóját, akiket tájékoztatni szeretne az e-mail tartalmáról, de akiktől nem vár semmilyen választ vagy intézkedést.

A "Bcc" mezőben lévő rövidítés szó szerint azt jelenti, hogy "vak másolat" . Lefordítva láthatatlan másolatot jelent. A "Bcc" beviteli mezőt kivételes esetekben használjuk, például ha meg akarjuk akadályozni, hogy az üzenet címzettje ellenőrizhető okokból ne tudja, kik is kapták még az e-mailt.

A "Bcc" mező akkor is használható, ha egy e-mailt több címzettet tartalmazó terjesztési listára kell küldeni. Ebben az esetben a Titkos másolat mezőbe írja be az összes címzett e-mail címét. Minden címzett megkapja az e-mailt. Ugyanakkor azt sem tudják megérteni, hogy mely személyek szerepelnek a levelezőlistán, és azt sem tudják, hogy mi a címzettek e-mail címe. Az e-mail megnyitása után láthatja, hogy a címzett „Titkos másolat” értékre van állítva, ha megnézi az üzenet feladói területét, ha nem szerepel e-mail cím.

A különböző címzett mezőkkel elmondhatja a címzetteknek, hogyan viszonyulnak az üzenethez, és milyen reakcióra számítanak.

Elküldött e-mail visszahívása – ezek az Ön lehetőségei

Mindenki ismeri a következő helyzet érzését: Ír egy e-mailt, és elfelejtett hozzáadni egy fontos e-mail mellékletet, vagy „Másolatot” küld egy fontos névjegyhez.Mivel egy e-mail a másodperc töredéke alatt eljuthat a címzetthez, nehéz visszaemlékezni az elküldött e-mailekre. A projekt sikeréhez a gyorsaság a lényeg.

E-mailek előhívása a Microsoft Outlookból

E-mail visszahívása megpróbálja lekérni az elküldött üzenetet a címzettek postafiókjából, ha még nem olvasta el. Emiatt a hibásan elküldött e-mailt a lehető leghamarabb vissza kell hívnia. Az üzenetet helyettesítő üzenetre is lecserélheti.

A Microsoft Outlook alatt elérhető az üzenetek visszahívásának lehetősége:

• Ha a feladónak és a címzettnek is Microsoft 365 vagy Microsoft Exchange e-mail fiókja van ugyanabban a szervezetben.

Egy üzenet előhívásához az Outlook programból tegye a következőket:

Az Outlook ablakának bal oldalán lévő mappapanelben válassza ki az Elküldött elemek mappát.

Nyissa meg az előhívni kívánt üzenetet dupla kattintással.

Az Üzenet lapon válassza a Műveletek lehetőséget, majd nyomja meg az Üzenet visszahívása gombot.

E-mailek előhívása olyan szolgáltatóktól, mint a GMX, Gmail vagy Web.de, általában nem lehetséges. A Google szolgáltató Gmail e-mail szolgáltatásával beállítható, hogy egy üzenet 30 másodpercig sorban álljon. Ez idő alatt lehetősége van az átvitel megszakítására. 30 másodperc elteltével az e-mailt végül elküldik, és már nem is lehet letölteni.

Összefoglalva, minden e-mailt elküldés előtt ellenőrizni kell. Az alábbi kérdések megválaszolása üzenet küldése előtt segíthet elkerülni a pontatlan vagy hiányos e-maileket:

• Felvettem az üzenet összes címzettjét?
• Helyesen vannak hozzárendelve az e-mail címek a következő mezőkben: "Címzett" , "Másolat" és "Titkos másolat" ?
• Van értelmes tárgya az e-mailnek?
• Hozzáadtam az összes releváns levélmellékletet?
• Ellenőriztem a szövegemben a helyesírási és karakterhibákat és a teljességet?
• A megfelelő e-mail aláírást illesztette be?

Ezzel az ellenőrző listával biztos lehet benne, hogy hibás vagy hiányos üzeneteket nem küldenek el, és csak szakszerűen elkészített e-mailek jutnak el a címzetthez.

Információ:

Az Outlook naptárban és az összes többi naptáralkalmazásban található értekezlet-összehívások naptárbeállításai könnyebben letölthetők, mint az e-mailek. Az Outlookban egyszerűen jelölje be a beállított időpontot a naptárban, és keresse meg a menüben a „Törlés” alpontot.A törlés funkció megnyomása után minden résztvevő tájékoztatást kap arról, hogy az időpontot törölték. Egy értekezlet-összehívás törlésekor célszerű a visszahívás okát a szövegben feltüntetni a résztvevők számára, hogy elkerüljék a kérdések feltevését.

Az e-mailek alternatívája: levelezőlisták és mire kell figyelni

A levelezőlista alapvetően egy e-mail terjesztési lista. A levelezőlisták elve egyszerű, jól bevált, és főként hírlevelekhez használják.

Első lépésben egy érdeklődő regisztrál egy levelezőlistára. Például feliratkozik egy olyan cég hírlevelére, amelynek termékei érdeklik. Az e-mail cím ellenőrzése és az adatvédelmi tájékoztató elolvasása után az érdeklődő a levelezőlistán szerepel. Új hírlevél küldése esetén azt a többi taggal együtt megkapja e-mailben.

Általában különbséget kell tenni:

• Moderált és
• Moderálatlan levelezőlisták.

Moderált levelezőlisták esetén az üzenetet egy felelős moderátor proaktívan ellenőrzi, mielőtt az összes résztvevőhöz eljutna. Fontos tesztkritérium az úgynevezett netikett. Leírja az internetes közösségi kommunikációs viselkedés szabályait. Ha egy üzenet rasszista vagy bántó megjegyzéseket vagy durva nyelvezetet tartalmaz, azt nem továbbítjuk. A moderátorok az üzenetek tartalmát is ellenőrzik, hogy a spam vagy reklámüzenet ne kerüljön továbbításra szűretlenül. A nem moderált levelezőlisták esetében viszont minden üzenet ellenőrzés nélkül elküldésre kerül az összes címzettnek.

A levelezőlisták kényelmesek és hatékonyak. Mivel a személyes adatok, például a személyes e-mail cím szabadon elérhetők az e-mail listákon, minden levelezőlistát ellenőrizni kell az Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) előírásai szerint.A személyes adatokat mindig védve és hozzáférhetetlenül kell kezelni, és illetéktelen személyek nem férhetnek hozzá.

Levelezőlista tudtán kívül is létrejöhet, ha egy e-mail „Címzett” mezőjébe több e-mail címet ír egyszerű szöveggel. Ebben az esetben minden címzett hozzáfér az elküldött adatokhoz. Ennek elkerülése érdekében érdemes a „Titkos másolat” címmezőt használni, ha az üzeneteket több címzettnek kell elküldeni. Ez az eljárás garantálja, hogy minden címzett megkapja az adatvédelmi előírásoknak megfelelő e-mailt.

Levelezőlisták magáncélra

A levelezőlisták a magánélet szerves részét képezik. Ha egyszerre több emberrel szeretne kommunikálni e-mailben, akkor az e-mail a legkisebb közös nevező. Egy másik kommunikációs lehetőség az olyan üzenetküldők, mint a Facebook vagy a WhatsApp. A Facebook csoportokat sok esetben azért utasítják el, mert adatvédelmi okokból nem mindenki akar a Facebook része lenni.Egy online fórum bonyolult, és sok időt vesz igénybe a létrehozása, így első pillantásra az e-mailek tűnnek a legjobb megoldásnak.
E-mail terjesztési listák, amelyeket egy közönségesen vezérelnek A levelezőprogramnak van egy alapvető hátránya. Nem minden felhasználó ismeri és tartja be a kommunikáció szabályait, és elkerülhetetlen a káosz. Míg egyesek csak egy egyénnek válaszolnak, bár mindenkit meg akartak szólítani, addig más felhasználók az ellenkező utat járják be. Aki ki akar lépni a levelezőlistából, annak kihívásokkal is szembe kell néznie, hiszen a címét nem csak egyszer tárolják központilag. A csoport minden résztvevőjének megvan az e-mail címe, ami adatvédelmi szempontból is problémás.

Ebből a bosszantó dilemmából egy központi levelezőlista jelenti a kiutat. Főleg a

• egyetemek vagy
• Az iskolai kommunikációról,
• Munkában vagy
• Hobbihoz,

A levelezőlisták az első választás, mert könnyen beállíthatók.

Az interneten különféle szolgáltatók találhatók, amelyek használata egyszerű és hatékony. Például egy ingyenes levelezőlista-szolgáltató a Google Csoportok. Ha fontosnak tartja az adatvédelmet a német törvények szerint, ingyenesen felállíthat egy levelezőlistát a Posteóval. A JPBerlin segítségével havi hét euróért akár öt levelezőlistát is foglalhat. Az ezmlm-mel például beállíthat saját listaszervert. A levelezőszoftver alkalmas levelezőlisták rendszergazdával és különböző terjesztési listák kezelésére is.

Az e-mailek összefoglalása és felhasználásuk

Manapság elterjedt az információk és dokumentumok e-mailben történő küldése. Naponta több milliárd e-mailt váltanak pillanatok alatt. Emiatt az e-mailt az egyik legfontosabb és leghatékonyabb kommunikációs eszköznek tekintik.

E-mail cím beállításához először egy szolgáltatóra van szüksége, aki kezeli az e-maileket és a fiókot. Számtalan szolgáltató kínál ingyenes vagy fizetős változatokat egy e-mail címről. A regisztráció egy e-mail szolgáltatónál egyszerű, és néhány lépésben elvégezhető. A fizetős e-mail fiókok számos előnnyel rendelkeznek az ingyenes verziókkal szemben. Jelentős hozzáadott értéket képvisel az integrált spamszűrő, amely gondosan kiválogatja a reklámleveleket, valamint a rosszindulatú programokat és vírusokat tartalmazó e-maileket. A szemétszűrő megkönnyíti az e-mailekkel való munkát, és biztonságosabbá teszi a kommunikációt.

Lehetőség van e-mailek küldésére vagy fogadására közvetlenül a szolgáltatótól webmailen keresztül. A Webmail az e-mailek böngésző által támogatott feldolgozása helyi levelezőprogram nélkül. Az olyan levelezőprogramok, mint a Thunderbird, a Microsoft Outlook, a Windows Mail vagy az Apple Mail, számos előnnyel rendelkeznek. Ilyen például az üzenetek egyéni archiválása vagy a többi felhasználóval való jobb együttműködés a csapatstruktúrákban.

A levelezőprogramban a felhasználónak el kell döntenie, hogy POP3 vagy IMAP protokollon keresztül kíván-e üzeneteket küldeni és fogadni. Az IMAP protokoll nem tárolja az adatokat helyben, és különösen érdekes azoknak a felhasználóknak, akik több végeszközzel dolgoznak. Ezen túlmenően az adatvédelem szempontjából is előnyökkel jár. A használt protokolltól függően a bejövő levelek szerverére, a kimenő levelek szerverére és a szervercímek konfigurációjára vonatkozó specifikációk eltérőek.

Személyes e-mail cím beállításakor elengedhetetlen egy fülbemászó és biztonságos jelszó kiválasztása. E-mailek küldésekor ügyeljen az aláírásra is. Ez lehetővé teszi a címzettek számára, hogy bármikor felismerjék a címzettet. Minden e-mailhez tartozik egy konkrét üdvözlet és tárgy is. Az e-mail szövege mellett csatolmányok, például dokumentumok, képek vagy videók is küldhetők vagy fogadhatók üzenetben.

Az e-mail mellékletek mérete nem haladhatja meg az 5 MB-ot. A csatolt e-mailek fogadásakor ellenőrizni kell, hogy a feladó megbízható-e. Ez elengedhetetlen, mivel a mellékletek bármikor tartalmazhatnak rosszindulatú programokat és vírusokat, amelyek észrevétlenül megfertőzik a személyi számítógépet.

Mielőtt dönt egy e-mail szolgáltató és egy személyes e-mail cím mellett, fontos, hogy minden ajánlatról döntsön. Ebben az esetben személyes elképzeléseinek és általános feltételeinek megfelelő szolgáltatót talál. Aki ismeri az e-mailekkel kapcsolatos legfontosabb alapfogalmakat, és tudja irányítani a levelezőprogramokat, az képes professzionálisan kommunikálni e-mailben.