Outlook: Tippek és trükkök ismerete és használata

Minden információ rendelkezésünkre áll!

A Microsoft Outlook a szoftveralkalmazások piacának egyik legismertebb és leghatékonyabb kommunikációs programja. A jól ismert funkciókon kívül, mint például a betűtípus vagy szín megváltoztatása, a formázás módosítása, a helyesírás-ellenőrzés elindítása vagy a naptárablak megnyitása, vannak más bennfentes tippek és trükkök is, amelyeket minden felhasználónak tudnia kell. Ezek a tippek és tippek lehetővé teszik az Outlook felhasználók számára, hogy a legtöbbet hozzák ki az Outlookból az Outlook gyorsabb és pontosabb működtetése érdekében.

Tippek és trükkök az Outlook számára

Alapvetően minden felhasználó szembesül azzal a kérdéssel, hogy használjon -e fizetett kommunikációs programot, például a Microsoft Outlook -ot, vagy elégedett -e az olyan ingyenes alkalmazásokkal, mint a Microsoft Mail vagy a Mozilla Thunderbird. Ha a Microsoft Outlook mellett döntött, felmerül az a kérdés is, hogy 32 vagy 64 bites verzióban kell -e Outlookot vagy Office -t vásárolnia.

Ez elvi kérdés és a használt számítógép teljesítménye. 32 bites verzió esetén legfeljebb 4 GB RAM telepíthető. Ezzel szemben a 64 bites operációs rendszer lényegesen nagyobb RAM-ot támogat, és ezáltal magasabb szintű teljesítményt nyújt. Általában 8 GB, 16 GB vagy több RAM használható.

A felhasználók az alábbi linken találhatják meg az Outlook összes programjához és funkciójához, valamint a Microsoft egyéb szoftveralkalmazásaihoz tartozó kézikönyveket: docs.microsoft.com/de-de/.

Indítsa el gyorsabban az Outlook programot, és csökkentse az adatfájl méretét

Az Outlook mindennapi munkája szórakoztató, ha a program gyorsan és funkcionális hibák nélkül működik. Ha a szoftveralkalmazás lassan és lassan indul el, akkor túl sok vagy túl lassú bővítmény hibáztatható. Ebben az esetben fontos, hogy távolítsa el a felesleges bővítményeket a rendszer gyorsítása érdekében.

A nagyméretű PST- vagy OST -fájlok lelassíthatják a rendszert és a kommunikációt a Microsoft Outlook programmal. Emiatt érdemes rendszeres időközönként ellenőrizni a PST fájl méretét. Az Outlook összes információja és beállítása bejegyzésként kerül mentésre egy PST vagy OST fájlba. A fájl mérete csökkenthető mappák vagy nagy mennyiségű fájlok tárolásával vagy archiválásával.

Egy nagyobb művelet után, amelyben a fájlokat ellenőrzik és törlik, előfordulhat, hogy az adatfájl mérete nem csökken ugyanabban a pillanatban. Ennek az az oka, hogy az Outlook nem azonnal tisztítja az adatfájlt az adatok törlése után. Alternatív megoldásként az adatfájl tömörítését manuálisan is el lehet indítani. Ez az eljárás lehetővé teszi a szükséges biztonsági mentések gyorsabb elvégzését. Ezenkívül az Outlook gyorsabban indul.

Fontos: Folyamatosan ellenőrizze az „Elküldött tételek” mappát, amely sok esetben hatalmas mennyiségű adatot és mellékletet tartalmaz, amelyek nem feltétlenül szükségesek. Ha tárhelyet szeretne megtakarítani, hatékony lehet a "Törölt elemek" mappa részleges kiürítése.

Érdekes és praktikus is lehet az Outlook használatával végzett munka rögzítése és értékelése. Fontos tudni, hogy mennyi ideig tartanak a munkalépések, nemcsak az önálló vállalkozók, szabadúszók vagy munkáltatók számára. Magánszemélyek is részesülnek az információk értékeléséből, amelyek könnyen átvihetők a Microsoft Excelbe.

E-mailek és e-mail forgalom: tippek a jobb áttekintés és a hatékonyság érdekében

Sok tipp és trükk létezik az e -mailek írásával és küldésével, valamint az általános e -mail forgalommal kapcsolatban. Például tudta, hogy az Outlook segítségével egyszerre bezárhatja az összes ablakot?

• Az Outlook programban a 2007 -es verzióig hívja Fájl → Minden elem bezár.
• Az Outlook 2010 programban vegye át a parancsot Nézet → Ablak → Összes elem bezárása.

Egyébként ezek a parancsok nemcsak az üzeneteket zárják be, hanem az összes többi Outlook ablakot is. Ha még nem mentette el a módosításokat az egyik ablakban, az Outlook lehetőséget ad erre.

Egy másik fontos tipp az Outlook számára, hogy ezt követően adja hozzá a tárgyat a beérkező levelekhez. A tárgy későbbi hozzáadása egy üzenethez hasznos lehet annak érdekében, hogy a jövőben hatékonyabban és gyorsabban keressük az e-mail tartalmát. A rövid témával vagy anélkül küldött e-mailek esetén érdemes később témát váltani.

Tisztázza az Outlook programot - ez így működik

Az egyértelműség alapvetően fontos kérdés az Outlook -ban. Például sok felhasználó csodálkozik azon, hogyan lehet nyomon követni sok üzenetet, és elkülöníteni a fontosat a lényegtelentől. Az egyik módja az Outlook nézeteinek testreszabása. A beállítások minden módosításának célja az lehet, hogy a beérkező levelek kezelhetők legyenek. Az e-mailek feldolgozásának hatékonysága magában foglalhatja a beérkező levelek automatikus időrendi rendezését is. Ez az eljárás lehetővé teszi például, hogy a nyaralás hosszú távolléte után az Outlook a következő olvasatlan e-mailt nyissa meg a következő olvasott üzenet helyett.

Alapvető fontosságú lehet az egyes címzettek számára az üzenetek megjelenítése vagy a kapcsolódó e-mailek együttes megjelenítése is. A fő beállítási lehetőségek a "Nézet" menüben találhatók.

Bennfentes tipp:

Az Outlook alkalmazásban a nézetbeállításokkal is megjelenítheti a mappában lévő összes üzenetet a beérkező levelek mappájában lévő olvasatlan üzenetek száma helyett.

Nyisson meg egy új e -mailt - bárhol, bármikor

Kattintson duplán egy szabad helyre egy mappában vagy a beérkező levelek között, és nyisson meg egy ablakot, amelyben új e-mailt írhat.

Ez azonban csak az e-mail lista alatti üres helyeken működik-ellenkező esetben az Outlook megnyitja azt az e-mailt, amelyre kattintott. Azonban elrejtheti az e-mail listát, ha rákattint a plusz ikonra az oszlop melletti oszlopban, amelyet az Outlook 2007-es verziójáig csoportosít. Az Outlook 2010 -ben minimalizálja a listát a csoportosított oszlop melletti fekete háromszögre kattintva.

Küldje el a vágólap tartalmát e-mailben

Írt valamit az Outlook-ban vagy más programban, és e-mailben (vagy e-mail részeként) szeretné elküldeni ezt a szöveget?

1. Válassza ki a szöveges részt, és másolja a vágólapra a Ctrl + C billentyűkombinációval.
2. Váltson az Outlookra (függetlenül attól, hogy melyik modul van nyitva).
3. Nyomja meg a Shift + Ins billentyűkombinációt - Az Outlook új e -mail ablakot nyit meg, és a vágólap tartalmát másolja bele.

Ha nem jelenik meg e-mail ablak, kattintson az Outlook ablak bármely elemére (ez lehet találkozó vagy névjegy is), majd nyomja meg ismét a Shift + Ins billentyűt.

Meghívások elfogadása vagy elutasítása billentyűparancs segítségével

Kapott értekezlet -felkérést? Ha el akarja fogadni, jelölje ki a beérkező levelek között, és nyomja le az Alt + C billentyűkombinációt ("c" az "aCcept", fordítva: "elfogad"). Ha el szeretné utasítani, válassza ki, és nyomja le az Alt + D billentyűkombinációt ("D" a "visszautasítás").

Ismételje meg az utolsó keresést az Outlook programban

Biztosan tudja, hogy hosszú e -mailben van Szerkesztés ⇒ Keresés (Outlook 2003 -ig) vagy Üzenet: Keresés vagy keressen egy karakterláncot az F4 billentyűparanccsal. Amíg megnyitotta a keresési párbeszédpanelt, használhatja a gombot Folytasd a keresést ugorjon a következő eseményre.

Ha azonban bezárta a párbeszédpanelt, nyomja meg a Shift + F4 billentyűkombinációt - az Outlook a következő előforduláshoz ugrik anélkül, hogy először megnyitná a párbeszédpanelt.

Amint elérte az utolsó helyet, az Outlook megjeleníti a megfelelő üzenetet.

Az Outlook rendezése és keresése még gyorsabb

Meg szeretné jeleníteni az aktuális mappából származó összes e-mailt, amelyek egy adott feladótól származnak? Az Outlook -ban a következőképpen járjon el a 2007 -es verzióig:

1. Kattintson a keresőmezőre, vagy nyomja le a Ctrl + E billentyűkombinációt, hogy a kurzort a keresőmezőbe helyezze.
2. Írja be a feladó nevének első néhány betűjét. Az Outlook most kiszűri az összes olyan e-mailt, amely tartalmazza a feladó, a tárgy vagy az üzenet szövegét.
3. Kattintson az oszlop fejlécére tól tőlígy a feladótól érkező e-mailek együtt jelennek meg.

Az Outlook 2010 -ben van egy gyorsabb változat (de sajnos csak ebből a verzióból):

1. Kattintson az oszlop fejlécére tól tőlennek az oszlopnak a szerint rendezni. Ily módon minden feladó összes e -mailje egymás alatt jelenik meg.
2. Írja be az első néhány betűt, amelyek a feladó nevével kezdődnek. Ezzel eljut a feladó első e -mailjéhez.

Automatikusan töltse ki az Outlook címsorát

Az Outlook általában olyan e-mail címeket javasol, amelyek már használatban vannak, amint beír egy vagy két betűt Nál nélMező beírva. Az Outlook megkeresi a korábban megadott e-mail címek listáját (az automatikus kitöltési lista). Ha ez nem történik meg, a Ctrl + K billentyűkombinációval kereshet megfelelő bejegyzéseket a címjegyzékben.

Közvetlenül jelenítse meg a rendszerek fájlneveit

Gyakran tapasztalja, hogy a fájlmellékletek egész sorát kapja meg e-mailben, és nehezen tudja megkülönböztetni a fájlokat, mert a nevek csak a végén különböznek, de az Outlook nem jeleníti meg teljes mértékben a fájlneveket? Ezután először meg kell nyitnia az e -mailt a teljes nevek megtekintéséhez.

Az Outlook programban ezt az e-mail megnyitása nélkül is megteheti. A helyi menüben (a beérkező levelek között) megtalálja a saját parancsát, amellyel megnyithat egy almenüt, amelyben az összes rendszer neve látható. Az almenüből azonnal megnyithat egyes rendszereket a hozzájuk tartozó programmal. A parancsot a helyi menüben hívják Mellékletek megjelenítése.

E -mailek áthelyezése anélkül, hogy elhúzná őket

Az e-maileket általában nagyon könnyen át lehet helyezni egy mappába a drag & drop segítségével. Néha azonban az áthúzás nem praktikus, például egyes notebookok "egércseréjénél". A helyi menüből származó parancs segít:

• Az Outlook 2007-es verziójáig kattintson az e-mailekre a jobb egérgombbal, és hívja meg a parancsot Áthelyezés a mappába tovább. A megnyíló párbeszédpanelen válassza ki a kívánt célmappát, és kattintson a gombra rendben.
• Az Outlook 2010 programban kattintson az e-mailekre a jobb egérgombbal, és indítsa el a parancsot Mozog és válassza ki a kívánt mappát a megnyíló almenüből. Az almenüben azonban csak a legfelső szintű mappák jelennek meg; A mélyebben beágyazott mappák a menüpontban találhatók Egy másik mappában.

E -mail tárolás és internetkapcsolat kezelése

Ha egy, több mint 20 MB-os mellékletet tartalmazó e-mailt szeretne küldeni az Outlook-on keresztül, akkor valószínűleg hibaüzenetet kap a szokásos Outlook-beállításokkal. A Microsoft Outlook korlátozza az elküldhető fájlok méretét 20 MB -ra vagy 10 MB -ra Exchange -fiókok esetén. Ez a korlát megakadályozza, hogy számítógépe folyamatosan töltsön fel túlméretezett mellékleteket, amelyek meghaladják a legtöbb internetszolgáltató korlátját. Az átlagosnál nagyobb mellékleteket küldhet a OneDrive-on vagy más felhőszolgáltatón keresztül. Különösen a képek és a grafika sok helyet foglalhatnak el. Ezért az Outlook 2010-től kezdődően lehetőség van a képek tömörítésére, mielőtt e-mailben elküldené őket.

Ha nincs elég gyors vagy csak drága internetkapcsolata nyaraláskor vagy üzleti úton, akkor első lépésként érdemes csak letölteni az e -mailek fejléceit az Outlook programban. Ebben az esetben a következő információkat fogja látni minden e -mailben:

• Referencia,
• Feladó,
• Befogadó,
• Küldés dátuma.

Csak egy e -mail megnyitásakor lesz teljesen letöltve. A beállításokat az Outlook beállításaiban végezheti el.

Szoftver tipp:

Ha automatikusan szeretné törölni az ismétlődő e-maileket, a MoDupRemover szoftver érdekes és hatékony lehet. Az Outlook kezdete óta rendszeresen törli az ismétlődő üzeneteket, és kompatibilis az Outlook és a Windows 10 jelenlegi verziójával.

Videó bemutató - szakértői tipp: Személyes jegyzet mentése az Outlook programban

Szakértői tipp "saját megjegyzés"

Bizonyos esetekben fontos lehet személyes megjegyzéseket hozzáadni az e -mailhez. Az Outlook ezt a lehetőséget kínálja felhasználóinak a „Nyilvános üzenet” funkcióval. Ezzel a funkcióval létrehozhat üzenetet a postaládájában vagy egy adott mappában anélkül, hogy először el kellene küldenie. A félrevezető „nyilvános üzenet” kifejezés ellenére ez a megjegyzés csak a felhasználó számára látható. Nem küldhető el, mert nem rendelkezik címzettmezővel. Az Outlook 2010 és újabb verzióiban hívja meg a "Start> Új elemek> További elemek> Nyilvános üzenet közzététele ebben a mappában" parancsot. Az Outlook 365 jelenlegi verziójában a függvény a "Közzététel ebbe a mappába" nevet kapta. Ezt a lehetőséget a "Start" szalagon találja.

Gyors részekkel professzionalizálhatja saját jegyzeteit vagy üzeneteit. A Microsoft Word sorozatmoduljaihoz hasonlóan az Outlook gyorsmoduljai kész szövegekből vagy szövegrészekből állnak, amelyek gyors modulként menthetők a "Szöveg" kategória "Beszúrás" fülén. Elvileg minden e -mailből egy vagy több gyors rész nőhet.

E -mailek nyomtatása és mentése

Nem minden üzenet fontos, és meg kell őrizni. Egyes e-mailek szakmai vagy privát szempontból is elengedhetetlenek, ezért archiválni és kinyomtatni is kell őket. Még ha az Outlook jó fedélzeti nyomtatási funkcióval is rendelkezik, nem minden kidolgozott e-mailt nyomtat ki helyesen. Ez minden erőfeszítés nélkül működik, ha megnézi az e-maileket a böngészőben. A nyomtatás html formátumú üzenetekkel is működik. A böngészőben speciális nézetbeállításokat is talál, amelyekkel megtekintheti és beállíthatja a nyomtatást.

Keresés mappában

Az Outlookban mindkét rendszeroldali keresési mappát megtalálja, és személyes keresési mappákat is létrehozhat. A keresőmappákkal az előre meghatározott feltételek szerint rendezheti leveleit. A meglévő keresési mappák a "Mappák" szalagon találhatók. Ott új keresési mappákat is létrehozhat.

Fontos billentyűparancsok és gyors lépések:

1. A helyi menü megnyitása a billentyűzeten keresztül: Nyomja meg a Shift + F10 billentyűkombinációt.
2. Párbeszédablak megnyitása: Ctrl + Shift + Y.
3. Üzenetek áthelyezése egy mappába: CTRL + SHIFT + V.
4. Jegyzet létrehozása (minden modulból): CTRL + N vagy CTRL + SHIFT + N.
5. Nyomtasson egyszerre több e-mailt: tartsa lenyomva a CTRL billentyűt, és kattintson az e-mailekre egymás után az egérrel.
6. Törölje az olvasatlan, lényegtelen e -maileket egy kattintással: CTRL + A.
7. Csak egyszer indítsa el az Outlook programot: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (xx esetén írja be az Outlook verziószámát, és másolja a parancsot a parancssorba jobb gombbal)

Következtetés: Használja az Outlook tippjeit és trükkjeit a hatékonyság érdekében

A felhasználók mindenekelőtt értékelik a Microsoft Outlook felhasználóbarát jellegét és a funkciók körét, amelyek az e-mailek írása és küldése mellett számos más eszközt és funkciót is tartalmaznak. Az Outlook általános funkcióinak ismerete elengedhetetlen. Ezenkívül a hatékonyság érdekében előnyös további tippeket és trükköket kipróbálni és alkalmazni. Ezekkel a lehető legtöbbet hozhatja ki a Microsoft Outlookból, minden feladatot szakszerűen feldolgozhat, és kihasználhat minden lehetőséget, amelyet a szoftver kínál a magán- vagy üzleti felhasználók számára.