A prezentációk ritkán jönnek létre és játszhatók le ugyanazon a számítógépen. Inkább a prezentációt leginkább kollégáknak, feletteseknek vagy ügyfeleknek kell elküldeni. Ezután gyakran bemutatják egy másik számítógép vagy notebook segítségével.
Mielőtt továbbítja, ellenőrizze a dokumentumot
Mielőtt elküldené a PowerPoint prezentáció elektronikus másolatát, ellenőrizze a prezentációt, hogy nincsenek -e olyan adatok vagy személyes adatok, amelyek a prezentációban vagy a dokumentum tulajdonságaiban tárolhatók. Mivel ezek az információk olyan részleteket tárhatnak fel, amelyeket nem szabad nyilvánosan ismertté tenni, célszerű eltávolítani ezeket a rejtett információkat.
A PowerPoint egy olyan eszközt kínál Önnek, amely elvégzi a feladatok egy részét:
- Kattintson a fülre kezdődik tovább információ.
- Kattintson a középső területen található gombra Ellenőrizze a problémákat - ellenőrizze a dokumentumot.
- Ekkor megjelenik az ellenőrizhető elemek listája.
Módosítsa a dokumentum -felülvizsgálati beállításokat
- Alapértelmezés szerint a párbeszédpanel Dokumentum felülvizsgálata egy kivételével mindegyik be van jelölve.
- Szintén tegye a pipa elé Külső diatartalom. Ha van szövegmező a dián kívül, akkor ez eltávolításra kerül.
- A PowerPoint többek között ellenőrzi, hogy a prezentáció tartalmaz -e még megjegyzéseket, és szükség esetén törli a dokumentumban tárolt személyes adatokat is, például a prezentációt létrehozó személy felhasználónevét.
- A prezentáció jegyzetterületén elfelejtett jegyzetek is eltávolíthatók.
- Miután kiválasztotta az összes releváns opciót, kattintson a gombra Jelölje be.
- Most megmutatja az összes talált elemet, és eldöntheti, hogy szeretné -e használni a gombot Összes eltávolítása törölni szeretné.
- Ha kész, kattintson a gombra Következtetést levonni.
Vigyázat csapda: linkek az Excel -el
A PowerPoint 2010 vizsgája sokat tehet, de nem garantálja, hogy minden belső információ törlődik.
Mindig manuálisan ellenőrizze, hogy van -e olyan diagram a prezentációban, amely megnyitva a kívántnál több információt tár fel. Ez a helyzet például akkor, ha a diagram Excelben készült, majd vagy linkként Microsoft Excel diagram objektum vagy a beillesztés opcióval Használja a céltervezési és beágyazási munkafüzetet illetőleg. Tartsa meg az eredeti formázást és a munkafüzet beágyazását beillesztve a PowerPointba.
Ha megjelöl egy ilyen diagramot, és rákattint adatok szerkesztése Kattintson, a teljes Excel fájl megnyílik, és betekintést nyújt más Excel adatlapokba, amelyeket esetleg nem szeretne kiadni.
Összekapcsolt fájlok esetén ez a kockázat általában csak akkor áll fenn, amikor a néző megnyitja a prezentációt azon a számítógépen, amelyen létrehozta. Csak ezután lesz ténylegesen aktív az Excel linkje. Amint megnyitja egy idegen számítógépen, megjelenik egy üzenet, amely szerint a hivatkozott fájl nem érhető el.
De légy óvatos, amikor egy prezentációt CD -re csomagol, a hivatkozások ezzel együtt kerülnek mentésre. A témáról bővebben a következő számban olvashat.
Így fedheti fel az Excel linkjeit, és törölheti a felesleges adatokat
Nem mindig hozza létre az összes diát egy prezentációban, de ha Ön a felelős a prezentáció véglegesítéséért, akkor könnyen megnézheti, hogy a kollégái esetleg tartalmaztak -e linkelt diagramot.
Így készül:
- Kattintson a fülre kezdődik tovább információ.
- A lehetőséget a jobb alsó sarokban találja Szerkessze a fájlokra mutató hivatkozásokat.
- Most látni fogja a fájlban található összes hivatkozást, és ha kívánja, eltávolíthatja az egyes linkeket is.
Beágyazott munkafüzetek esetén törölje a felesleges adatlapokat.
