Outlook névjegyek - beállítások, tippek és trükkök

Legyen Ön Outlook szakértő néhány lépésben

Mindenki ismer olyan helyzeteket, amikor telefonszámot, e-mail címet vagy elérhetőséget keres, és nem találja. Különösen az időkritikus pillanatokban idegesíthet a kézzel írott jegyzetekkel vagy "papírzavarral" való címjegyzékben való keresés. A stressz és a nyüzsgés a névjegyek, címek vagy telefonszámok keresésekor a Microsoft Outlook múltja. Az e-mailek professzionális küldése mellett az Outlook tartalmaz egy szabványos kapcsolatfelvételi funkciót, amellyel különféle digitális címjegyzékek, névjegyzékek és terjesztési listák kezelhetők.

Az Outlook címjegyzékét a címjegyzék gombra kattintva nyithatja meg. Azon lehet felismerni, hogy két embert képvisel. Alternatív megoldásként beírhatja a „címjegyzék” keresőszót az Outlook felső részén található keresési beállításokba. Ezzel a névjegyek tárolóterületére is eljut.

A Microsoft Outlook különféle funkciókat kínál a felhasználóknak a névjegyek importálásához, frissítéséhez és biztonsági mentéséhez. A névjegyadatok kézi beírásának lehetősége mellett a címjegyzékben más lehetőségek is vannak, amelyekkel a névjegyek egyértelműen megjeleníthetők és archiválhatók.

Az Outlook kapcsolattartási funkciója egy pillanat alatt

Ha megnézi a Microsoft Outlook kapcsolattartási funkcióját, azonnal észreveszi, hogy a szoftver több lehetőséget kínál, mint a névjegyek mentése vagy törlése.

Például lehetősége van saját kapcsolattartó csoportok létrehozására, hogy továbbítsa az e-maileket egy baráti körnek vagy egy meghatározott csoportnak. A névjegyzékek használata kiküszöböli az egyes névjegyek kézi és hibakeresését, ha üzenetet küld több embernek. Az "Új elemek" alpontban e-mailt küldhet közvetlenül a kapcsolatfelvételi funkcióból, megbeszélést hívhat le, vagy személyes feladatot hozhat létre. Ez a "Kommunikáció" bejegyzés alatt is működik.

A "Nézet módosítása" alpont szintén érdekes és praktikus. Ezen a területen számos lehetőséget talál a névjegyek megjelenítésére. A névjegyeket például itt találhatja meg:

• Lista űrlap,
• Névjegykártyaként ill
• Egyedi

kijelző a tisztaság érdekében. A Nézet opcióval mindig van lehetőség:

• Konkrét névjegyzékek kiadása,
• Mentse PDF -ként vagy
• Kinyomtatni.

Különösen az üzleti életben és a magánszektorban is vannak olyan helyzetek, amikor egy kattintással továbbítani kell az elérhetőségi adatokat egy másik személynek. Ez a "Kiadás" bejegyzésben működik a "Kapcsolat továbbítása" menüponton keresztül. A megnyíló ablakban lehetőség van a kapcsolattartási adatok megadására:

• Outlook névjegyként vagy
• Küldés Outlook névjegyként.

A címzett ezután egyetlen kattintással átviheti a kapott személyes adatokat a személyes címjegyzékébe a Microsoft Outlook programban.

Ha a teljes címjegyzékét szeretné megosztani, akkor ezt a "Névjegyek megosztása" menüpontra kattintva teheti meg. A kapott, külső címjegyzékeket a "Megosztott névjegyek megnyitása" ponton keresztül is használhatja.

A Microsoft Outlook lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy közösen használják a címeket, a személyes adatokat és a teljes címjegyzékeket egy csapatban, névjegyeket hozzanak létre, illesszék be és osszák meg őket. Ez különösen érdekes társaságokban vagy klubokban. A közös használat előnyös lehet a családi területen is.

A „Kategóriák” menüpontban világos gombokkal kategorizálhatja névjegyeit, vagy privátként jelölheti meg őket. A címjegyzékekben található keresési funkcióval is könnyedén megtalálhatja az egyes névjegyeket név vagy egyéb kapcsolattartási adatok alapján. A különböző mezőkkel rendelkező keresési funkció különösen akkor érdekes, ha nagyszámú névjegyet kell kezelni.

Összefoglalva, a Microsoft Outlook számos lehetőséget kínál a személyes névjegyek rendszerezésére és archiválására, valamint a névjegyek megosztására másokkal.

A Microsoft Outlook programban különböző címjegyzékeket kezelhet annak érdekében, hogy a névjegyeket egymástól elkülönítve archiválja. Ez akkor fontos, ha például szakmailag szét akarja választani az üzleti és személyes kapcsolatokat. Tudsz:

• Egy szabványos címjegyzék vagy
• Címjegyzékek vagy címlisták gyűjteménye,

Nevek, e -mail címek és egyéb információk mentésére és archiválására használható. Ha az Outlook -ot Exchange Server -fiókkal használja, alapértelmezés szerint globális címlista (GAL) jön létre. Erre azért van szükség, hogy az Exchange minden felhasználója - például egy vállalatnál - ugyanazokhoz a névjegyekhez férhessen hozzá.

Hozzon létre címjegyzékeket az Outlook programban

Ha a meglévő címjegyzékeken kívül másik digitális címjegyzéket szeretne létrehozni, akkor ez az alábbi utasítások szerint működik:

1. A Fájl menüben váltson a Fiókbeállítások alpontra.

   

2. A "Fiókok hozzáadása vagy eltávolítása vagy a meglévő csatlakozási beállítások módosítása" alatt egy új részhez jut, amelyben létrehozhat egy másik címjegyzéket a párbeszédablakban.

   

3. Kattintson az "Új" gombra, majd válassza ki, hogy egy másik címjegyzéket vagy egy LDAP címtárszolgáltatást szeretne -e integrálni. Az LDAP Internet címtár olyan szolgáltatás, amely más szerverek könyvtáraiban keres neveket, névjegyeket vagy egyéb információkat. A Microsoft Exchange -felhasználók nem adhatnak hozzá új Outlook -címjegyzéket.

Miért érdemes menteni a névjegyeket és vezetni a címjegyzéket az Outlook programban?

A Microsoft Outlook címjegyzéke összehasonlítható egy analóg notebookhoz vagy telefonkönyvhöz, amellyel még mindig sokan dolgoznak. Ebben az esetben folyamatosan új címeket írnak be, frissítik az adatokat, vagy kézzel törlik a névjegyeket. Az Outlook digitális címjegyzéke ugyanazokat a feladatokat látja el. Ez képezi a keretet a névjegyekhez és a kapcsolattartási adatokhoz, amelyek különböző névjegycsoportokban és kapcsolattartó mappákban jeleníthetők meg. A Microsoft Outlook teljes potenciálját fejleszti, ha a programterületek névjegyeit, naptárát és e-mail üzeneteit egymástól elválasztva tekintik meg és használják.

Egy másik ok, amiért fontos névjegyeket kell tárolni az Outlook programban, az úgynevezett levélszeméthez kapcsolódik. Az Outlook beépített levélszemét-funkcióval rendelkezik, és kiszűri a nem kívánt üzeneteket vagy hirdetési leveleket. Az üzenetben található kulcsszavak miatt előfordulhat, hogy a nem spam jellegű fontos üzenetek is kiszűrésre kerülnek. Ezt megelőzheti, ha elmenti az összes névjegyet a címjegyzékbe. Az Outlook felismeri a névjegyeket, és hozzáadja őket a biztonságos feladók listájához. Így garantált, hogy a barátok vagy üzleti partnerek fontos üzeneteit a rendszer nem fogja tévesen spamnek tekinteni. Ha véletlenül hozzáadott egy fontos partnert a letiltott feladók listájához, akkor a "Blokkolt feladók" fülre kattintva eltávolíthatja a blokkot.

Egy másik, a gyakorlat szempontjából releváns funkció, amelyben a naptárfunkció és a feladatlista együttműködik, az ún. Ezzel az opcióval fontos névjegyeket adhat hozzá az Outlook feladataihoz. Például, ha három napon belül hívnia kell egy névjegyet, és nem szeretne találkozót beállítani az Outlook naptárában, akkor áthelyezheti a névjegyet a feladatlistájára.

Hány névjegy hasznos és lehetséges az Outlookban

Egy analóg címjegyzékben gyorsan elveszítheti kapcsolatait. Ha a címjegyzék betűk szerint van rendezve, akkor a nagyfrekvenciás karakterek, például B, S, M vagy N gyorsan megtelnek. Ennek következménye, hogy az új nevek és névjegyek nem adhatók hozzá egyértelműen, és nem jelennek meg a margón. Ez nem történhet meg digitális címjegyzékkel, mivel a Microsoft Outlookban számtalan bejegyzés kezelhető. Emiatt a Microsoft nem szab korlátot arra, hogy hány névjegyet lehet menteni az Outlook programban. Néhány száz vagy több ezer különböző névjegy menthető a címjegyzékbe minden adatukkal együtt. Ha sok névjegyet szeretne kezelni, akkor a létrehozásakor ügyeljen az óvatosságra.

Ha nagyszámú névjegye van, akkor a lehető legtöbb adatot kell hozzáadnia egy személyhez. Ez növeli annak az esélyét, hogy megtalálja a keresett személyt vagy céget, amikor névjegyeket keres. A rosszul kitöltött elérhetőségek kontraproduktívak és többletmunkához vezetnek.

Tipp: Különösen ügyeljen arra, hogy a megfelelő oszlopban adja meg kapcsolattartójának vezeték- és vezetéknevét. Ellenkező esetben nagy kihívást jelenthet a névjegy megtalálása a későbbi keresések során.

Névjegyek vagy a címjegyzék exportálása vagy importálása

Egyedi névjegyek vagy teljes címjegyzékek, terjesztési listák és névjegycsoportok importálása vagy exportálása egyszerűen lehetséges az Outlook alkalmazásban. Például, ha új laptopot vásárol, néhány kattintással átviheti névjegyeit és címjegyzékét egy második számítógépre. Lehetőség van a címjegyzék megosztására más emberekkel vagy kollégákkal. Itt fontos betartani az engedélyeket és az engedélyezési szinteket.

A .pst fájlkiterjesztéssel felismerhető Outlook címjegyzékek exportálása vagy importálása mellett beállíthatja a címjegyzékeket az Outlook más alkalmazásaiból is. Például könnyen megnyithat és olvashat egy régi Windows levelező fiókot, amelyet Windows Vista alatt tartottak fenn. Ehhez szüksége van a Windows Mail adatfájljára. Ez olvasható a Microsoft Outlook importálási és exportálási asszisztensével. Az importálás és exportálás varázslója a Fájl> Megnyitás és exportálás menüpont alatt található.

Ezután több lehetőség közül választhat. Nyissa meg a régebbi Windows Mail adatfájlokat a harmadik „Importálás / exportálás” mezővel.

Törölje az ismétlődő névjegyeket - ez így működik

Az Outlook használata után normális, hogy az egyik vagy másik névjegy megismétlődik az Outlookban. Ez különösen akkor fordulhat elő, ha többen szerkesztik a névjegyzéket a Microsoft Exchange szolgáltatásban. Nem nehéz eltávolítani az ismétlődéseket a címjegyzékből, mivel az Outlook kiterjedt rendezési funkcióval rendelkezik a névjegyzékben. Ha szeretné megtudni, hogy mely ismétlődő névjegyek vannak jelen az Outlook -ban, kövesse az alábbi lépéseket:

1. Az Outlook Névjegyek területén lépjen a Nézet fülre.

2. Kattintson a lista első bejegyzésére "Nézet módosítása".

3. Változtassa meg a nézetet "Emberek" -ről "Lista" -ra vagy "Telefon" -ra.

   

4. Megnyílik egy ablak, amelyben különböző szempontok szerint rendezheti névjegyeit, és kiszűrheti és törölheti az összes ismétlődő névjegyet.

5. Szükség esetén a címjegyzékben opcionálisan kedvencként jelölheti meg azokat a fontos partnereket, akikkel rendszeresen kommunikál.

6. Ha egyéni címlistát szeretne nyomtatni, akkor a normál nézet helyett más sorrendben egyéni nézetet kell használnia. Ily módon egyenként rendezheti az összes releváns kapcsolattartási mezőt, és kinyomtathatja az Ön számára fontos információkat. Alapvetően érdemes több névjegyet kinyomtatni, és a digitális címlisták mellett nyomtatott névjegyzékeket is használni.

7. Törölheti a névjegyet, ha a jobb gombbal megnyitja a kiválasztó menüt. A párbeszédpanel alsó részén találja a "Törlés" menüpontot.

   

Videó bemutató: Új névjegy létrehozása és mentése az Outlook programban

Hozzon létre új kapcsolatokat professzionálisan

Ha új névjegyet szeretne létrehozni, ezt egyetlen kattintással megteheti az Outlook kapcsolattartási területén. Ez majdnem ugyanúgy működik az Outlook programban, mint a Windows Vista vagy a Windows XP címjegyzékében. Ehhez először navigáljon az Új névjegyhez a Start menü „Új” menüjében.

Miután rákattintott az "Új névjegy" gombra, megnyílik egy ablak, amely különböző beviteli lehetőségeket kínál:

Érdemes a beviteli maszkot és minden opciót kitölteni a névjegyre vonatkozó legfontosabb adatokkal és információkkal. Például a név és cím mellett megadhat egy webhelyet vagy egy csevegési címet, vagy további megjegyzéseket készíthet a névjegyről a jegyzetek mezőben. Ez teljes képet ad egy személyről. Különösen akkor, ha a kapcsolat új és ismeretlen, érdemes a lehető legtöbb részletet beépíteni. A bejegyzés után az ablak a jobb felső sarokban a "Mentés és bezárás" gombbal záródik. A névjegy bejegyzés ekkor megjelenik a szabványos címjegyzékben. Mielőtt új névjegyet írna be, beállíthatja azt a címjegyzéket, amelybe menteni kívánja. Lehetőség van új névjegy áthelyezésére a szabványos címjegyzékből egy almappába, vagy hozzárendeléséhez egy névjegycsoporthoz.

Az e -mail címek automatikus elfogadása névjegyként

Privát vagy üzleti e-mailben gyakori, hogy folyamatosan új névjegyek jönnek létre, amelyeket át szeretne vinni a címjegyzékbe. Ahelyett, hogy fáradságosan továbbítaná a névjegyadatokat, például az e-mail címet és egyéb személyes adatokat, automatikusan átveheti az e-mail címeket új névjegyként az Outlook programban. Ez automatikusan megtörténik, amint üzenetet küld az új kapcsolattartónak, vagy válaszol egy e-mailre.

Lehetőség van arra is, hogy az e-mail címzettjeit automatikusan beírja a címjegyzékbe. Ez akkor lehet hasznos és hatékony, ha egy üzenet része több olyan címzettnek, akikkel később kommunikálni szeretne. A mentésük az új névjegyeket biztonságos címzettként jelöli meg. Ezenkívül kategorizálhatja a csoportban lévő névjegyeket, hogy később egy kattintással írhasson a névjegycsoporthoz.

Ismétlődő névjegyek egy gombnyomással

A névjegyek sokszorosítása szintén érdekes és praktikus. Egy lépéssel sok munkától megspórolhat. Az adatrekordok másolása többek között akkor hatékony, ha egy vállalat sok alkalmazottját kell létrehoznia az Outlook programban, ahol csak a kiterjesztés és a név különbözik. A Windowsban ismert Ctrl + C és Ctrl + V billentyűparancsokkal könnyen megismételheti a névjegyeket.

Különítse el a faxszámokat és az e -mail címeket

Néhány felhasználó leír egy problémát az Outlook alatt, amelyben az e-mailek "Címzett" mezőjére kattintva faxszámokat is használnak az e-mail címek mellett. Ez egy helytelen rendezés a szoftverben, amelyet néhány kattintással el lehet távolítani. Ehhez meg kell akadályoznia a faxszámok megjelenítését a "Név kiválasztása: Kapcsolatok" párbeszédpanelen.

Kapcsolja össze a Skype-ot és az Outlookot egy bővítményen keresztül

Különféle modern munkamódszereket foglalunk össze az „Új munka” elnevezés alatt. A rugalmas munkaidő, a digitalizálás és a hatékony kommunikáció az Új Munka része. A videohívások egy jól ismert lehetőség, amelyet gyakran látogattak, különösen a koronavírus-járvány óta. Lehetőséget kínálnak arra, hogy a világ bármely pontján, alacsony költséggel vagy ingyenesen kapcsolatba lépjenek az emberekkel Skype -on, Whatsapp -on vagy Zoomon keresztül.

A Skype a Microsoft család tagjaként könnyen integrálható az Outlookba. A Skype segítségével Skype hívásokat vagy konferenciákat tervezhet az Outlook programban, és minden névjegyhez hozzárendelheti az egyéni Skype nevet. Bővítménnyel is összekapcsolhatja az Outlook címjegyzékét és a Skype telefonkönyvét. Ez garantálja, hogy a címekben nincs redundancia, és hogy egységes adatbázis áll rendelkezésre.

Összefoglalás és következtetés az Outlook névjegyekről

Nem nehéz a névjegyek rendszerezése a Microsoft Outlook programban. Az Outlook kibontakoztatja teljes potenciálját, ha a névjegyeket, e-maileket, feladatokat és a naptárat egységként használja. Az Outlook többek között egy kifinomult importálási és exportálási asszisztenst kínál, amellyel névjegyeket importálhat a régi verziókból vagy más programokból. Lehetőség van névjegyek, címjegyzék vagy névjegyzékek exportálására vagy megosztására más belső vagy külső felhasználókkal is. A kiemelt fontosságú névjegyek kedvencként jelölhetők meg.

Új felhasználó létrehozása az Outlook programban a felhasználóbarát menüszerkezet miatt gond nélkül lehetséges. Fontos, hogy óvatosan járjon el új címek létrehozásakor, és ne keverje össze például a kereszt- és vezetéknevek mezőit. A kapcsolatok automatikus mentése a bejövő e-mailekből, valamint az ismétlődő névjegyek egyszerű szűrése egy kiterjedt keresési funkció segítségével szintén elengedhetetlen és releváns a gyakorlatban. Microsoft Outlook a következőkkel:

• Érett érintkezési terület,
• Sok gyakorlati lehetőség és
• Strukturált felülete

garancia a tapasztalatlan felhasználóknak, valamint a tapasztalt felhasználóknak a kapcsolatok értelmes, hosszú távú és professzionális kezelésére.