Terjesztési listák létrehozása
Szakmai vagy privát környezetben minden nap szükség van e-mailek küldésére különböző típusú embereknek vagy embercsoportoknak. Sok esetben egyetlen üzenet tartalmának különböző címzetteket kell elérnie. A tapasztalatlan Outlook -felhasználók a "másolás és beillesztés" funkcióval dolgozhatnak egy ilyen feladatnál, és ilyen módon elküldhetik az üzenet tartalmát a különböző kapcsolatoknak.
Az üzenetek küldése több címzettnek a "másolás és beillesztés" segítségével legfeljebb a második legjobb megoldás. Amellett, hogy a szövegek másolása és beillesztése hajlamos a hibákra, figyelembe kell venni az időtényezőt is. A jobb alternatíva, ha névjegycsoportot vagy terjesztési listákat hoz létre az Outlook -ban. Az elosztási lista és a kapcsolattartó csoport kifejezéseknek egyenértékű jelentése van. Az Outlook 2007 verziójáig a "terjesztési lista" kifejezést használták. A Microsoft Outlook 2010 -től a terjesztési listát felváltotta a „névjegycsoport” kifejezés, amelyet az Office Outlook 365 jelenlegi verziójában is használnak. A Microsoft Outlook terjesztési listájának használatával egyetlen kattintással hozzáadhat egy címzettcsoportot az üzenethez. A névjegycsoport és a terjesztési listák létrehozása az Outlook programban nem nehéz, és sok időt takarít meg a professzionális e-mail kommunikációban.
Outlook névjegycsoport létrehozása - gyakorlati tippek az átdolgozáshoz
Ha új névjegycsoportot szeretne létrehozni a Microsoft Outlook programban, először váltson a „Start” fülre, majd az „Új elemek” gombbal hozzon létre új terjesztési listát. Az Outlook jelenlegi verziójában a „Kapcsolatcsoport” menüpont mélyebben van beépítve a menüsorba, mint a régebbi Outlook verziókban. A gombot a "További elemek> Kapcsolattartó csoport" alatt találja.
A „Kapcsolatcsoport” gombra kattintás után megnyílik egy választóablak, amelyben megadhatja az új terjesztési lista egyéni beállításait. A billentyűzet segítségével válassza ki a Ctrl + Shift + L billentyűkombinációt.
A következő lehetőségek és lehetőségek állnak rendelkezésre:
|
gomb |
Kifejezés |
|
Mentés közelről |
A "Mentés és bezárás" menüpont elengedhetetlen egy új névjegycsoport létrehozásának végén. A gombbal elmenthet minden információt az új tagokról és címzettekről. Ennek eredményeként a kapcsolattartó csoport mindig elérhető az Ön számára hagyományos e-mailek küldésekor. Fontos: Mielőtt üzenetet küldhet az Outlook terjesztési listájához, a névjegycsoportot el kell menteni. Ez úgy történik, hogy egyedi nevet rendel hozzá, és ezt a "Mentés és bezárás" gombra kattintva erősíti meg. |
|
Csoport törlése |
Törli a terjesztési listát. |
|
Előre csoport |
A Microsoft Outlook programban létrehozott terjesztési lista továbbítható más személyeknek. Lehetőség van a terjesztési lista internetes formátumban történő elküldésére vCardként a fájlokban vagy alternatívaként Outlook névjegyként. |
|
Tagok és jegyzetek |
Az ablaknézetet a "Kijelző" lapon választhatja ki. A "Tagok" gombbal megtekintheti a csoport összes tagjára vonatkozó információkat. Megjegyzéseket írhat a terjesztési listához a Jegyzetek alatt. |
|
Tagok hozzáadása |
A „Tagok hozzáadása” gomb a Microsoft Outlook névjegycsoportjának szíve. A következőktől csoportosíthatja a tagokat:
hozzáadni a terjesztési listához. |
|
Tag eltávolítása |
Ha el szeretne távolítani egy csoporttagot a terjesztési listából, válassza ki a bejegyzést, és kattintson a "Tag eltávolítása" gombra. |
|
Frissítse most |
Kattintson a „Frissítés most” gombra az ablak nézetének frissítéséhez. Minden bejegyzés naprakész. |
|
Tab "Kommunikálni" |
A „Kommunikáció” lapon lehetősége van kiválasztani egy névjegyet a terjesztési listáról, és egyéni e -mailt írni ennek a személynek. Lehetőség van megbeszéléshívás létrehozására is egy adott névjegyhez. |
|
Tab "Kategóriák" |
Az Outlook naptárhoz hasonlóan lehetősége van arra is, hogy az elemet hozzárendelje egy kategóriához a terjesztési listákhoz. Ezenkívül beállíthatja, hogy a nyomon követés később emlékeztessen a kapcsolattartó csoportra. A terjesztési listát "privát" -ként is megjelölheti. |
Összefoglalva, különböző lehetőségei és beállítási lehetőségei vannak egy névjegycsoport egyéni beállítására és saját igényeihez való igazítására. Ha egy későbbi időpontban szeretné módosítani a létrehozott névjegycsoportot, és például új tagokat szeretne hozzáadni a címjegyzékből, akkor ezt bármikor megteheti a "Start> Címjegyzék" gombbal.
A megfelelő címjegyzék kiválasztása után felismerheti a terjesztési listát az ikonról, amely két stilizált fejet mutat. A terjesztési lista specifikációit a "Tulajdonságok" gombra kattintva módosíthatja. Minden módosítást az "OK" gombbal kell megerősíteni. Alternatív megoldásként az összes személyes terjesztési listát megtalálhatja a Microsoft Outlook "Névjegyek" lapjának menüsorában.
Küldjön e -mailt egy névjegycsoportnak négy lépésben
Miután létrehozott egy új kapcsolattartó csoportot, a létrehozott terjesztési csoport segítségével több címzettnek írhat egy lépésben az Outlook segítségével. 4 egyszerű lépéssel új levelet küldhet a terjesztési csoportnak:
-
Nyisson meg egy új e -mailt a "Start> Új e -mail" gombra kattintva.
-
Megnyílik az ismerős e-mail beviteli ablak, amellyel új e-mailt tervezhet és küldhet.
-
Ahelyett, hogy kézzel adná meg a címzett e-mail címét, kattintson a "Címzett" gombra, és keresse meg a kívánt névjegycsoportot a címjegyzékben. Ha egyszer új üzenetet küldött egy terjesztési csoportnak, akkor elegendő, ha a "Címzett" gomb beviteli mezőjébe írja be a terjesztési lista nevének első betűit. Néhány billentyűleütés után a névjegycsoport javaslatként jelenik meg, és kiválasztható.
A hagyományos e-mail üzenetekhez hasonlóan, amikor üzenetet küld egy névjegycsoportnak, azt is eldöntheti, hogy:
- A "Címzett" mezőben egyszerű szövegben küldi el a névjegycsoport minden címzettjének. Ebben az esetben a terjesztési csoport minden tagjának e -mail címe mindenki számára látható.
- Másolatot kell küldeni minden címzettnek a "Másolat" mezőben lévő kapcsolattartó csoportból.
- Láthatatlanul kell továbbítani a "Titkos másolat" mezőben. Ha az üzenetet a "Bcc" -on keresztül küldi el a terjesztési listához, e-mail cím nem kerül továbbításra.
-
Küldje el az üzenetet az "OK" gombra kattintva. Ezt elküldjük a csoport minden tagjának, az Ön előírásainak megfelelően.
Az üzenet elküldése az Outlook terjesztési listáján keresztül hasonló az e-mailek különböző címzetteknek való bevált küldetéséhez. A címzettek egyesítésével egy terjesztési csoportban egy üzenet sok címzetthez juthat el egy lépésben. Ez az eljárás különösen akkor hatékony, ha üzeneteket kell küldeni ugyanazon személycsoportnak folyamatos időközönként. Például egy osztály összes alkalmazottját vagy egy üzleti egység összes mezőgazdasági dolgozóját egy kapcsolattartó csoportba lehet csoportosítani. Az azonos tartalmú üzenetek ezután elküldhetők a terjesztési listára.
Összefoglalás és következtetés: Az Outlook terjesztési listáival való munkavégzés hatékony és egyszerű
Érdemes névjegycsoportokat létrehozni a Microsoft Outlook programban, ha egy meghatározott személycsoport folyamatosan kap azonos tartalmú e-maileket. Szakmai környezetben célszerű minden részleghez vagy elosztási csoporthoz elosztási listát készíteni a vállalat összes alkalmazottja számára. Ugyanez vonatkozik a klubokra vagy a magánszektorra. A terjesztési lista az Outlook „Start” fülén, az „Új elemek” gomb segítségével jön létre.
Az Outlook régebbi verzióiban a gombok neve és a menüszerkezet eltér egymástól. Az ismert és a címjegyzékbe mentett, valamint az új e-mail címek hozzáadhatók a terjesztési csoporthoz.
Egy meglévő kapcsolattartó csoport néhány kattintással adaptálható, továbbítható más címzetteknek, vagy törölhető. Azok a Microsoft Outlook -felhasználók, akik professzionalizálják a kapcsolattartást a kapcsolattartó csoportokkal, vagy régebbi verziókban a terjesztési listákkal, értékes időt takarítanak meg, és minimalizálják a hibák lehetőségét az e -mailek másolása és beillesztése során.
