Az Outlook személyre szabása - tippek és beállítások

Ezekkel a tippekkel személyre szabhatja Outlook -ját

Szoftverhasználóként elengedhetetlen a személyes beállítások elvégzése és a program folyamatos személyre szabása. Ez vonatkozik a Microsoft Outlookra, valamint más olyan alkalmazásokra, amelyeket rendszeresen használnak professzionális vagy privát környezetben.

Az Outlook speciális beállításai fontosak annak érdekében, hogy mindig látható legyen, ki írt e-mailt és melyik eszközről küldte. Ezenkívül minden Outlook -felhasználó azt szeretné, ha hatékonyan és funkcionálisan tudná használni a programot.

A Microsoft Outlook asztali verziójának alapvető személyre szabása a telepítéssel kezdődik. Az Outlook használatához Microsoft -fiók szükséges. A Microsoft Outlook -ot a kezdeti telepítés során össze kell kapcsolni a Microsoft -fiókkal. A beállítások bármikor megtekinthetők és módosíthatók, ha a „Fájl” fülre navigál, majd az „Irodai fiók” menüpontra kattint.

A Microsoft Outlook táblagépekre vagy okostelefonokra készült mobil verziója ingyenes, és nem kell személyre szabni egy Office -fiókkal kapcsolatban.

Az Outlook személyre szabása - praktikus lehetőségek, amelyek időt takarítanak meg

Az asztali verzióban nem elérhető Office -fiókon kívül más lehetőségek is rendelkezésre állnak a Microsoft Outlook személyre szabásához. Az alábbi opciók és funkciók állnak rendelkezésre a szoftver személyre szabásához a kezdőbetűk, a név és egyéb beállítások tekintetében. Az olvasóterület alapnézetén vagy az asztalon található hivatkozásokon kívül számtalan más funkció és lehetőség is rendelkezésre áll.

Például kiválaszthatja, hogy egyszerre jelenítse meg a postaládáját és a naptárát. Ha napi sok órát dolgozik az Outlook alkalmazással, és nagy, nagy felbontású monitort használ, akkor érdemes két Outlook ablakot egymás mellett nyitva tartani. Így a szöveg jobban ábrázolható és elválasztható más funkcióktól. Például megnyithatja a naptárat, a címjegyzéket és a beérkező levelek mappát a következő mezőben. Ez a személyre szabott nézet jobb áttekintést nyújt, és lehetővé teszi a hatékonyabb munkát.

Hasonló a helyzet a mellékletek szabványos mappájával. A Windows 10 letöltési mappát általában alapértelmezett mappának javasolják.

Az eszköztárak és linkek személyre szabása - ez így működik

Az Outlook két eszköztárat tartalmaz gombokkal a fontos funkciókhoz:

• A standard eszköztár.
• A kibővített eszköztár.

A szabványos eszköztár összetétele az adott Outlook modultól függ. Mint minden más Office -program, ez is személyre szabható, ha további gombokat ad hozzá a menüparancsokhoz az eszköztárakhoz. Alapvetően személyre szabhatja az Outlook eszköztárát, és személyre szabhatja azt saját igényeinek megfelelően. Ez azért hasznos, hogy hatékonyabban és célzottabban tudjunk dolgozni.

Hasonló a helyzet a parancsikonokkal, amelyeket beágyazhat a Windows asztalra vagy a Start menübe egy adott Outlook modul elindításához. Azok a felhasználók, akik több profillal dolgoznak az Outlook programban, a parancssorban található parancs segítségével eldönthetik, hogy melyik profillal kell elindítani az Outlook programot. Ha gyakrabban szeretné előhívni Outlook -ját ugyanazokkal az indítási paraméterekkel, akkor tanácsos beállítani a megfelelő parancsikont az asztalon.

Fájl lap: Személyre szabhatja az automatikus válaszokat, és nyugodtan nyaralhat

Az Outlook -on kívüli asszisztens fontos a zökkenőmentes kommunikációhoz. Ha meghatározott időn belül nem tud üzeneteket küldeni vagy fogadni, az „automatikus válaszok” funkció célzott és hatékony. Ha e-mailt kap, a feladó automatikusan értesül arról, hogy mennyi ideig nem lesz elérhető, és ki fogja helyettesíteni. A személyre szabott „automatikus válasz” funkció garantálja, hogy az ügyfelek, az érdekelt felek vagy kollégák mindenkor értesüljenek a távollétről, például nyaralás miatt.

A betűtípusok személyre szabása az Outlook programban nem nehéz

Az Outlook egyik legnépszerűbb személyre szabási lehetősége az alapértelmezett betűtípusok testreszabása. Mindenkinek más a kívánsága az üzenetei megjelenésével kapcsolatban. Ezért van értelme személyre szabni a betűtípusokat vagy más stílusos eszközöket. A változtatások végrehajtása nem nehéz. Ha sablon nélkül dolgozik, a betűtípus könnyen beállítható a "Szöveg" menü "Üzenet" fülén.

Formátumsablonok használata esetén a sablont egyszer módosítani kell. Ezenkívül a használt Outlook verziótól függően különböző menüopciók állnak rendelkezésre a sablonok betűtípusának megváltoztatásához.

Tipp:

A beállítástól függően e-maileket kaphat egyszerű szövegben vagy html formátumban. Ha gyorsan szeretne HTML formátumra váltani az e -mail részleteinek megtekintéséhez, akkor ezt a billentyűparanccsal teheti meg ALT + SHIFT + H.

Személyre szabhatja a nézetbeállításokat az Outlook programban - állítsa be az Outlookot a kívánt módon

Az Outlook szabványos nézetén kívül egyéb gyakorlati lehetőségei is vannak a képernyő felosztására és a levelek megjelenítésére. Például az Outlook előnézeti ablaka egyedülálló lehetőséget kínál. A beérkező levelek között kiválasztott e-mailek tartalma kompakt formában jelenik meg itt, anélkül, hogy dupla kattintással kellene megnyitnia az e-mailt.

Az egyéni nézetek bármikor visszaállíthatók az Outlook alkalmazásban. Ez manuálisan vagy alternatív módon Windows paranccsal végezhető el. Ugyanakkor az előnézeti ablakot egyenként pozícionálhatja, és megjelenítheti például az üzenetlista jobb oldalán vagy alatt.

Annak ellenére, hogy a felhasználóbarát nézet az előnézeti ablakon keresztül, egyes felhasználók úgy döntöttek, hogy elvileg kikapcsolják az Outlook előnézetét. Ennek hátterében annak a veszélye áll, hogy egy vírus vagy rosszindulatú program automatikusan elfogja a rendszert, mielőtt egy rosszindulatú levelet megnyitnak. Ha biztonságban akar lenni, akkor kikapcsolhatja az előnézeti ablakot, megakadályozhatja a külső képek és tartalom betöltését, vagy engedélyezheti a HTML -e -mailek csak egyszerű szöveges formátumban való megjelenítését.

Használja a kész nézetbeállításokat és állítsa be a navigációs területet - ez így működik

Az első Outlook verziók felhasználói nagyra értékelték azt a sok kész nézet opciót, amelyek már nem állnak rendelkezésre az Outlook 2010-ben vagy az Outlook 365 jelenlegi verziójában. Például csak az aktuális mappában lévő olvasatlan üzeneteket jelenítheti meg. Hasznos volt a megjelenítési időszak korlátozásának lehetősége, és például elsősorban az elmúlt hét nap e-mailjeinek megjelenítése is. Annak ellenére, hogy az újabb verziókban nincsenek előzetes beállítások, a szeretett nézetek definiálhatók és menthetők az Outlook 2010 és újabb verziókban.

Alapvetően tanácsos az Outlook navigációs területét is a személyes munkamódszeréhez igazítani. Többek között megjelenítheti és elrejtheti a navigációs sávot, billentyűparancsokkal gyorsan átválthat egy másik menüre, vagy megadhat egy másik kezdőmappát. A beérkező levelekhez hasonlóan bekapcsolhatja a jegyzetek olvasási területét is. Ebben az esetben az Outlook az aktuálisan kiválasztott jegyzet tartalmát jeleníti meg az ablak alsó felében.

Állítsa be a naptárat, a feladatokat és a találkozókat az igényeinek megfelelően

Az Outlook programban személyre szabhatja a naptárat, és többek között beállíthatja a találkozók megjelölésének színkategóriáinak sorrendjét. Találkozó létrehozásához kattintson a találkozó párbeszédpanel „Címke” mezőjére, és válassza ki a megfelelő színt. A megbeszélési kérelmeket automatikusan törölheti a postaládájából, amint megválaszolta őket. Ez az opció alapértelmezés szerint aktiválva van az Outlook programban, és deaktiválható vagy aktiválható.

Mindenesetre ki kell terjeszteni a linket a navigációs sáv fájlrendszerére. Hasznos linkekkel integrálhatja a merevlemez mappáit vagy a rendszeresen szükséges fájlokat. Ezekkel a gyorsbillentyűkkel fenntarthatóan személyre szabhatja az Outlookot.

Határozza meg az Outlook automatizálására vonatkozó szabályokat

Az Outlook lehetőséget kínál szabályok és makrók használatára az Outlook automatizálásához. A szabályokat személyre kell szabni az Outlook programban. Az Outlook összes szabályát a "Szabályok és értesítések" menüpont "Fájl" lapján határozhatja meg.

Engedélyezze az asztali értesítéseket az Outlook alkalmazásban

Ha szeretne értesülni az Outlookból érkező e-mailekről, egyszerűen aktiválja az asztali értesítést. Hogyan kell csinálni:

1. Az Outlook 2007 -es verziójáig az "Eszközök, szabályok és értesítések" parancsot hívja meg. Az Outlook 2010 programban lépjen a „Fájlok, szabályok és értesítések kezelése” szakaszhoz.

2. Válassza ki a szabályt, majd kattintson a „Szabály módosítása”, majd a „Szabálybeállítások szerkesztése” lehetőségre.

3. Kattintson a „Tovább” gombra a párbeszédablak megnyitásához, amelyben kiválaszthatja a műveleteket.

4. Itt aktiválja az „Asztali értesítés megjelenítése” lehetőséget (valamint a „Ne alkalmazzon további szabályokat”, ha ez az opció még nincs aktiválva).

5. Ezután kattintson a „Befejezés” gombra.

A szabályok személyre szabottak, mivel automatikus alkalmazás helyett csak az Ön utasításai szerint hajtják végre őket. A szabályok manuális futtatásához távolítsa el a pipa a szabály neve előtt az "Üzenetszabályok" részben.

Szabályokkal is automatikusan rendezheti a beérkező leveleket. Ebben az esetben a bizonyos kritériumoknak megfelelő levelek előre meghatározott kategóriákhoz vannak rendelve. Az automatikus archiválás az Outlook egyik legfontosabb szabályalapú funkciója. Elvileg kifejezetten adaptálható. Az archívumok neve szükség esetén megváltoztatható a redundanciák elkerülése és az áttekintés érdekében. Makrók is futtathatók, hogy automatikusan áthelyezzenek egy előre meghatározott kulcsszót tartalmazó e-mailt.

Őrizze meg az Outlook tisztaságát - milyen egyszerű

Ezenkívül kiválaszthat beállításokat az egyes Outlook modulokhoz, például az e-mailekhez vagy a beérkező levelek mappájában lévő egyes mappákhoz, amelyek eltérnek a szabványos beállításoktól. Érdekes például a „Napló” funkció. A napló funkcióval nyomon követhet olyan elemeket, mint például e-mail üzenetek vagy értekezletek a Microsoft Outlook programban. Nyomon követheti a többi Microsoft Office -fájlt is, például a Word -dokumentumokat. A napló funkció hozzáadott értéke ellenére memóriaigényes. Ha nem szeretné használni a napló funkciót, vagy már nem kívánja használni, akkor tanácsos kikapcsolni. Ennek eredményeképpen a PST fájl mérete továbbra is kezelhető marad.

Összefoglalva, az egyértelműség kulcsfontosságú az Outlook sikeréhez. A postaláda, a naptár, a címjegyzék és egyéb funkciók csak akkor támogatják a napi munkát, ha hatékonyan és érthetően vannak bemutatva. Ennek eléréséhez az egérrel manuálisan állíthatja be az oszlopok szélességét a táblázatos nézetekben, például a találkozónaptárban.

Személyre szabhatja a postaládát, valamint a bejövő és kimenő leveleket - ezeknek a beállításoknak van értelme

A nézet testreszabása mellett az egyik legfontosabb lépés a beérkező levelek személyre szabása az Outlook programban és a kialakítás módosítása. Az Outlook programban a beérkező levelek között beállíthatja, hogy milyen gyakran kell letölteni az e-maileket. Ahelyett, hogy 15 percenként hívná fel az üzeneteket, ésszerű az időtartam növelése annak érdekében, hogy zavartalanul tovább dolgozhasson.

Alapvetően kijelenthető, hogy fontos, hogy az Outlookot munkaeszközként használja, és ne hagyja, hogy az Outlook megszakítsa a munkát. Mindenkinek, aki egy feladatra koncentrálva dolgozik, mindenféle zavart ki kell küszöbölnie, vagy a lehető legkisebbre kell csökkentenie a hatékony munkavégzés érdekében. A zavaró tényezők közé tartozhatnak a bejövő e-mailek vagy az asztali értesítések az e-mailek fogadásakor. Az időtartamok, hangok és értesítések személyre szabása a beérkező levelek között minden Outlook felhasználó számára elengedhetetlen.

Azoknak az Outlook -felhasználóknak, akik szeretnék módosítani a szerver időtúllépését a POP3 -fiókokban, el kell végezniük ezt a fajta személyre szabást a rendszerleíró adatbázisban, mivel a rendszer legfeljebb 10 perces kiszolgálói időtúllépést biztosít.

Alkalmazza és automatizálja az olvasási nyugtákat - ez időt takarít meg

Ha a bejövő üzenetek olvasási nyugtákat tartalmaznak, ez növeli a tudatosságot. Ha egyidejűleg túl gyakran kap olvasási visszaigazolást, például soros levél esetén, akkor kikapcsolhatja a megjelenítést az Outlook programban, vagy automatikusan elküldheti az olvasási megerősítést. Mindkét lehetőség hasznos lehet annak érdekében, hogy a nap folyamán ritkábban zavarják a munkafolyamatokat. A régebbi Outlook 2000, 2003 és 2007 verziókban az olvasási nyugtát más módon, az előzmények beállításában kell kikapcsolni.

A névjegykártyák személyre szabása és a mellékletek automatikus mentése - ez miért fontos

Az Outlook felhasználók nagyra értékelik azt a lehetőséget, hogy névjegyeket csatolhatnak az e-mailekhez a saját feladói adataikkal. Fontosak a személyre szabott névjegykártyák a helyes elérhetőségi adatokkal, hogy a címzettek professzionálisan és interferencia nélkül kommunikáljanak veled. Érdekes a „Követés” opció használata az üzenet tárgyának pirossal történő személyre szabásához. A fontos üzeneteket a címzett gyorsabban olvassa el, mert meghatározott színnel jelennek meg.

Ha naponta vagy hetente nagyszámú üzenetet kap mellékletekkel, például számla dokumentumokat vagy rajzokat, akkor az ingyenes AutoSave eszközt az Outlook 2007 -ig használhatja. Az Outlook 365 jelenlegi verziójában az Outlook Attachment Extractor egy alternatív külső eszköz, amellyel a mellékletek a szabályok alapján automatikusan gyorsítótárba kerülnek.

Távolítsa el vagy minimalizálja kedvenc mappáit, és szabja testre a gyors hozzáférési sávot

A Microsoft Outlook a kedvencek mappát jeleníti meg az e-mail mappa fölötti navigációs sávon. Ha ezt a mappát nem használja, eltávolíthatja vagy minimalizálhatja az Outlook 2007 verziójából. Az Outlook 2007 -ben és az összes későbbi verzióban két kipróbált módszer létezik a mappa minimalizálására. Ily módon helyet takaríthat meg, és biztosíthatja a mappák szerkezetének tisztaságát.

Az Outlook és más Microsoft Office szoftveralkalmazások gyors hozzáférési sávját a felhasználók értékelik, mert támogatja a hatékony munkát. Ez a gyors hozzáférési sáv néhány kattintással személyre szabható. Ehhez kattintson a szimbólumra a gyors elérési sávon: "Vonal / nyíl lefelé".

Ennek eredményeként megnyílik egy választóablak, amelyben további funkciókat integrálhat a gyorselérési sávba. Helyezzen egy pipát az egyik parancs elé, hogy hozzáadja a megfelelő gombot a sávhoz. Ezzel szemben távolítsa el a pipa jelet azoktól a parancsoktól, amelyekhez a sáv nem tartalmazhat gombokat.

QuickSteps - a lehető legjobban használja ki az Outlook hatékony segítőit

Az Outlook 2010 verziója óta Smarttools eszközként szállított QuickSteps lépéseket az első használat előtt módosítani kell a hatékony használat érdekében. A QuickSteps a "Start" lapon található.

A kész gyorslépéseken (például „Team E-Mail” vagy „Done”) kívül további gyorslépések is hozzáadhatók, amelyek személyre szabják és leegyszerűsítik az Outlook alkalmazást.

A nyomtatási formátumok saját specifikációihoz igazítása időt és pénzt takarít meg

Az Outlook számos lehetőséget és funkciót kínál a dokumentum nyomtatási formátumának testreszabásához. Különösen akkor, ha több alkalmazott dolgozik egy számítógéppel, ez problémákhoz és nyomtatási hibákhoz vezethet. A hibás nyomatok minimálisra csökkentése érdekében hasznos, ha az újbóli nyomtatás előtt visszaállítja a nyomtatási formátumot az alapértelmezett értékekre. Ez néhány kattintással elvégezhető az Outlook beállításaiban.

Személyre szabhatja a teendősávot és a navigációs területet, hogy a fontos dolgokra összpontosítson

A Microsoft Outlook teendősávja általában megjeleníti a dátum navigátort, valamint az aktuális találkozókat és feladatokat.

Ebben az esetben a személyre szabás azt jelenti, hogy a fontos dolgokat rangsoroljuk, hogy a lényeges találkozókat és feladatokat soha ne felejtsük el.

Ha nincs sok hely a képernyőn, vagy e -mailjeit szeretné előtérbe helyezni, minimalizálhatja az Outlook navigációs sávját. Ebben az esetben a különböző Outlook modulok kiválasztásához használt gombok ikonok formájában vannak.Ez garantálja, hogy több hely marad az e-mailek olvasására. A beállítások tetszés szerint megváltoztathatók.

Ez vonatkozik a népszerű és praktikus asztali értesítésekre is. Ezek maximális időtartama 30 másodperc. Ha meg szeretné növelni a megjelenítést ezen a maximális tartományon túl, be kell avatkoznia a rendszerleíró adatbázisba az ilyen típusú személyre szabáshoz.

Táblázatok külön megjelenítése az Outlook programban - így megőrizheti az egyértelműséget

A Microsoft Outlook a következő:

• A beérkező levelek között
• A naptárban,
• A címjegyzékben és
• Más funkciókhoz

asztalhoz hasonlóan. A táblázatok egyértelmű bemutatást garantálnak. A táblázatos nézetek, például a beérkező levelek mappájában, manuálisan állíthatók be az egérrel az oszlopok szélességéhez képest.

Az integrált navigációs programok személyre szabása

A Microsoft Outlook lehetőséget kínál arra, hogy a Microsoft Bing Maps térképén a "Hozzárendelés" gombbal nyisson meg egy utcatérképet a Microsoft Bing Térképében. Ez megjeleníti a kapcsolattartó címét. Az utcatérkép megjelenítése kiválasztható, amint megadta a névjegy postai címét az Outlook programban.

Hozzon létre vagy módosítson űrlapokat - így személyre szabhatja megfelelően

A Microsoft Outlook fejlesztői eszközök űrlapjaival való munka nem mindennapi.

Ha például egy űrlapot szeretne létrehozni egy feladathoz, az Outlook lehetőséget biztosít az űrlap személyre szabására a fejlesztői eszközökben. Amikor mezőket ad hozzá az űrlaphoz, az Outlook automatikusan elhelyezi a beviteli mezőt és a címkét. Amint rákattint a két elem egyikére egy későbbi időpontban, csak ez az elem lesz kiválasztva. Annak érdekében, hogy mindkét elemet egyszerre mozgassa, akkor van értelme, ha mindkét elemet összekapcsolja egymással. Ez a "Csoport" segítségével történik.

Összegzés és következtetés: Ha személyre szabja az Outlook programot, időt takaríthat meg és hatékonyabban dolgozhat

Ahogy mindenkinek egyéni ízlése van a lakberendezés kiválasztásakor, a Microsoft Outlook programot is kifejezetten minden felhasználónak kell megterveznie és személyre szabnia. A szoftver alkalmazás funkcióit az adott felhasználóhoz és igényeihez kell igazítani. A személyre szabott menüsorok, a személyre szabott beérkező levelek és egyéb szoftverbeállítások fontosak a lehető leghatékonyabb és leghatékonyabb munkavégzés érdekében.