Jó adatkezelés: feladatok, eszközök és koncepció

Ez az a négyféle adat, amelyet feltétlenül tudnia kell

A helyes adatkezelés kérdése egyre fontosabb a vállalatok számára. Hiszen minden nap nagy mennyiségű adatot dolgoznak fel a vállalatoknál, és azok egyfelől elérhetővé tétele, másfelől védelme csak az adatkezelés része.

Mit tartalmaz az adatkezelés? definíció

Az adatkezelés az adatok gyűjtését, felhasználását és tárolását jelenti néhány paraméter figyelembevételével. Az adatokat olcsón, biztonságosan és hatékonyan kell kezelni. Az adatkezelésnek lehetővé kell tennie a vállalatok és más szervezetek alkalmazottai számára, hogy felhasználják az adatokat célok eléréséhez, döntések meghozatalához, intézkedések végrehajtásához és ezáltal a vállalat értékének növeléséhez. Ezt az adatfelhasználást bizonyos előírások szerint kell végrehajtani, és mindig optimalizálni kell.

Ebben az összefüggésben az adatkezelés és a folyamatmenedzsment szorosan összefonódik. Végül is sok vállalatnál az adatok képezik a vállalat vagyonát. A megfelelő folyamatok elengedhetetlenek ezen érték hatékony védelméhez, de új értékek létrehozásához és a meglévő adatok problémamentes eléréséhez is.

A felelős és hatékony adatkezeléshez a vállalatoknak olyan koncepcióra van szükségük, amely minden szempontot magában foglal:

• Adatgyűjtés
• adatokat menteni
• adatfeldolgozás
• Archiválja az adatokat
• adatok törlése

A legjobb esetben ez a koncepció figyelembe veszi mind a vállalat adatkezelési követelményeit, mind az adatok biztonságát és védelmét.

4 különböző típusú adat létezik

Az adatkezelés holisztikus megközelítése érdekében fontos, hogy megértse a különböző típusú adatokat. Végül is például a személyes adatokat, például az alkalmazottak nevét és címét másként kell kezelni, mint a vállalati webhelyen közzétett adatokat, mindenki számára olvasható módon.

Személyes adatok

A meghatározott személyekre vonatkozó minden adat, mint például a munkavállalók neve, címe vagy banki adatai személyes adatok. Mindazonáltal az összegyűjtött mérési adatok és ügyféladatok szintén személyes adatoknak számítanak. A saját alkalmazottainkkal és ügyfeleinkkel, valamint más harmadik felekkel kapcsolatos minden adat személyes adatnak minősül. Ezeket külön kell védeni.

Érzékeny vállalati adatok

A vállalati titkokkal kapcsolatos minden adat, például az adó- és számviteli dokumentumok, érzékeny vállalati adatok. A projektek során keletkező adatok, mint például a számítások, receptek, kutatási adatok és műszaki ismeretek szintén érzékeny információnak minősülnek. A belső eljárások vagy folyamatok, az ügyféllisták és a vállalati stratégiák is számítanak ezen a területen. Itt fontos az adatkezelés részeként egyértelműen meghatározni, hogy mely információkat kell védeni, és melyeket nem. Általában a vállalatoknál új alkalmazottak aláírják a titoktartási megállapodást, amikor belépnek a vállalathoz, amellyel vállalják, hogy nem adnak ki érzékeny vállalati adatokat harmadik feleknek.

Másodlagos adat

A másodlagos adatok további feldolgozott elsődleges adatokból származnak. Ezek minden olyan adatra vonatkoznak, amelyet más célból hoztak létre, és egy intézkedés részeként is előfordul. Ha például a vállalat saját telephelyén készített és közzétett fotókon láthatók az alkalmazottak vagy az ügyfelek rendszámai, akkor ez másodlagos adat. Még ha például felmérést is végeztek, másodlagos adatok merülhetnek fel. A tényleges kérdőív elsődleges adat, és az eredmények, amelyek ezekből az elsődleges adatokból kerülnek összefoglalásra, és már nem teszik lehetővé a válaszadókra vonatkozó következtetések levonását, akkor másodlagos adatok.

Nyilvánosan hozzáférhető adatok

Ha az adatokat megosztják a nyilvánossággal a saját cégük weboldalán vagy nyomtatott dokumentumokban, ezeknek meg kell felelniük bizonyos követelményeknek. Például semmilyen szerzői vagy védjegyjogot nem sérthet meg, például a saját márkáktól eltérő márkák láthatók egy fényképen. Saját emblémáit és szlogenjeit mások védjék a lopás ellen, például szó vagy ábrás védjegyként való regisztrálással.

Adatkezelés: Ezek a feladatok vannak

Az adatok kezeléséhez különféle feladatok tartoznak.

• Adatgyűjtés Figyelembe véve az adatgazdaságosságot, azaz csak annyi adat gyűjthető össze, amennyire valóban szükség van. Az általános adatvédelmi rendelet (GDPR) ezt a takarékossági kötelezettséget rögzíti.
• Biztosítsa az adatok minőségétóvatosan dolgozik az adatok bevitelénél.
• Az adatok felhasználása tegye átlátszóvá.
• Kerülje az adatátvitelt, ha lehetséges. Minél több adat kerül A -ból B -be, annál sebezhetőbbé válik a biztonság megsértése vagy az adatvesztés.
• Tegye könnyen hozzáférhetővé az adatforrásokat.
• Tárolja biztonságosan az adatokatpéldául a felhőben vagy az erre a célra biztosított adatbázis -szoftverben.
• Biztonságos adatok és rendszeresen készítsen biztonsági mentéseket, például a felhőben vagy külső adathordozón.
• Védje a fájlrendszereket és a teljes IT -t, hacker támadások vagy rosszindulatú programok ellen. Ez tűzfalakkal és naprakész vírusvédelemmel lehetséges.
• Belső adatvédelem az adatrendszereken belüli jogok kiosztásával. Végül is a munkavállalói adatokat is meg kell védeni más alkalmazottaktól.
• Hardver védelme, tűz, vízkár vagy túlfeszültség ellen.
• Kompetencia kommunikálása az adatok kezelésébena hibás működés elkerülése érdekében.
• Ellenőrizze az adatok minőségét, lehetőleg rögzített rendszerességgel.
• Adatok archiválásaannak érdekében, hogy a jelenleg használt rendszerek és eszközök adatmennyisége a lehető legkisebb legyen. Például az adatokat bizonyos ideig meg kell őrizni az adóhivatal számára, függetlenül attól, hogy szükség van -e még az aktuális üzleti tevékenységre.
• Adatok végleges törléseannak érdekében, hogy egyrészt teret teremtsünk, másrészt megszabaduljunk az adatvédelmi felelősségtől. Előzetesen alaposan ellenőrizni kell, hogy a törlendő adatok valóban véglegesen törölhetők -e, vagy esetleg máshol nincs szükség rájuk. A törlés nem azonos a törléssel, ezért egyes merevlemezeken lévő adatok egyszerűen felülíródnak. Ahhoz, hogy valóban eltávolítsa őket, megfelelő programokkal, például a CCleanerrel kell dolgoznia.
• Tartsa be a jogbiztonságot és a rendszeresen elemezze saját adatait kövesse a közös törvényeket.
• A betekintés átlátható készítsen és ossza meg másokkal.

Kihívások és célok az adatkezelésben

Az adatkezeléssel az a kihívás, hogy mindezek a feladatok összekapcsolódnak és a lehető leghatékonyabban és praktikusabban vannak megtervezve. Minden munkavállalónak hozzá kell férnie a szükséges adatokhoz az adatvédelem figyelmen kívül hagyása nélkül. Az úgynevezett adatirányítási útmutató hasznos lehet a vállalatok számára. Ez határozza meg, hogyan kezelik az adatokat a vállalatban.

Az adatkezelésben különleges kihívások merülnek fel többek között ezekből a szempontokból:

• folyamatosan növekvő adatmennyiség (big data)
• egyre hamisabb támadások az adatok biztonsága ellen a hackerek által
• Folyamatosan változó jogi követelmények, ami azt jelenti, hogy a vállalatoknak mindig naprakészeknek kell lenniük

A szervezeten belüli változások bonyolítják az adatok kezelését is. Mivel sok vállalatnál egyre fontosabbá válik az adatkezelés témája, ma már állandó pozíciók is vannak, úgynevezett adatkezelők, akik kizárólag ezzel a témával foglalkoznak.

Adatkezelés: 4 lehetséges szoftvermegoldás

Különféle lehetőségek és számos kész szoftvermegoldás áll rendelkezésre a vállalatok adatkezeléséhez:

Tartalomkezelő rendszerek	A CMS olyan rendszerek, amelyekben a tartalom és az információ össze van kötve. Az adatbázisok a tartalomkezelő rendszerekbe is integrálhatók.
Törzsadat -kezelés	A törzsadat -kezelés a törzsadatok, azaz a szervezet alapadatainak központi adminisztrációját jelenti. Legyen szó munkavállalói adatokról vagy ügyféladatokról - mind a törzsadatok alá tartoznak, és különleges védelmet igényelnek.
Vállalati erőforrás -tervezési rendszerek	Egy ilyen holisztikus szoftverrel a szervezet minden erőforrása rögzíthető. A munkaeszközök, anyagok, az alkalmazottak havi költségei és még sok más feltérképezhető rajta.
Dokumentumkezelő rendszerek	Az ilyen rendszerek dokumentumok tárolására, rendezésére, kezelésére és archiválására használhatók. Például az ecoDMS alkalmas kisvállalkozások és egyéni vállalkozások számára.

A Google, az Oracle, az SAP és sok más nagyvállalat számos eszközt és programot kínál az adatok kezelésére.

Adatkezelés magánszemélyek számára

A szabadúszók, egyéni vállalkozások és kisvállalkozások számára az adatkezelés témája az első naptól kezdve is releváns, és korai szakaszban körül kell nézniük a megfelelő szoftver után.

Az adatkezelés témája magánemberként is releváns, bár kisebb szinten. Egy otthoni számítógépen, okostelefonon és táblagépen nagy mennyiségű adatot kell rendezni, kezelni és biztonsági másolatot készíteni.

Hasznos eszközök az adatkezeléshez

A megfelelő eszközökkel kezelheti az adatokat - minden célra megtalálható a megfelelő szoftver:

• A Rendelés a mappámban funkcióval rendezheti és kezelheti a fájlokat a Windows számítógépen.
• A DirPrintOK listaként nyomtatja ki a mappák és fájlok áttekintését.
• A VisiPics segítségével megkeresheti a merevlemezen ismétlődő fényképeket, és törölheti a felesleges képeket, hogy helyet kapjon az új adatoknak.
• A DupeGuru segít megtalálni az ismétlődő fájlokat. Különféle típusú fájlok, például zene, képek és egyebek szerint rendezheti.
• A blokkolt fájlok feloldása az Unlocker segítségével.
• A Jajuk szoftver lehetővé teszi a zenei gyűjtemény importálását, majd rendezését.
• A Terminplaner.net egy egyszerű eszköz a fájlok kezelésére.
• Az Ant Movie Catalog segíti a videók, DVD-k és Blu-ray-ek katalogizálását.
• A Double Commander fájlkezelő kiválóan alkalmas fájlok másolására és áthelyezésére, hogy rendet teremtsen a számítógépen. Ezt a programot a fájlok kötegelt átnevezésére is használhatja.
• A Dircomp lehetővé teszi a teljes mappák összehasonlítását egymással az adatállomány konzisztenciájának megőrzése érdekében.
• Az "Üres mappák gyors törlése" letöltéssel egyszerűen törölheti az üres mappákat az Outlook programban.
• A Folder Ax lehetővé teszi a nagy mennyiségű fájlokat tartalmazó mappák felosztását két vagy több mappába.
• A Toucan eszköznek csak egy funkciója van: kényelmesen és biztonságosan másolja a fájlokat. Ezt a munkát kielégítően végzi.
• A CDex vagy az EasyTag segítségével hangoskönyveket olvashat, és a merevlemezére mentheti.
• Az IsoBuster segítségével kiolvashatja a képfájlokat.

Tippek és trükkök a jó adatkezeléshez

A jó adatkezelés a megfelelő eszközökkel kezdődik, de ennél sokkal többre van szükség. Ha betart néhány szabályt, meghosszabbítja adatai életciklusát, és káoszt takarít meg a rendszerben:

• Tartsa az adatok minőségét a kezdetektől fogva. Először is ne tároljon helytelen, hiányos, rosszul strukturált vagy szükségtelen adatokat. Kerülje a párhuzamosságot.
• Kérjük, vegye figyelembe a vonatkozó adatvédelmi jogszabályokat a bajok elkerülése érdekében.
• Készítsen biztonsági másolatot az adatokról, hogy mindig visszatérhessen a biztonsági mentéshez.
• Tegye átláthatóvá az adatok felhasználását.
• A legjobb, ha oda helyezi adatait, ahol a végső rendeltetési helye van.
• Szabványosítsa a helyesírást és a fordítást.
• Automatizálja a folyamatokat, például biztonsági mentések létrehozását.
• Egyszerűsítse a folyamatokat.
• Hatékony hálózati megoldások és különböző módszerek kombinálása a lehető legátfogóbb adatkezelés feltérképezése érdekében.
• Az adatok integrálása és a különböző információk egységes szerkezetbe való egyesítése is értelmes.

Következtetés: az adatkezeléshez strukturált eljárásokra van szükség

Az adatkezelés összetett terület, sok követelményt támaszt. Különböző típusú adatok léteznek, és mindegyiket másképp kell kezelni. Például, miközben a személyes adatok különleges védelem alatt állnak, más adatokat szándékosan tesznek hozzáférhetővé a nyilvánosság számára. Az adatkezelés számos kihívást jelent az információk kezelésében, mentésében és archiválásában. A vállalatok el vannak kényeztetve a választékkal a különféle szoftvermegoldások közül. Magánszemélyeknek is foglalkozniuk kell az adatkezelés témájával. Sok kis eszköz segít ebben, és megkönnyíti a folyamatosan növekvő adatmennyiség kezelését.