Így válik világossá a Microsoft Outlook!

Hasznos tippekkel és segítséggel

Ismered az érzést? Szakmailag felkészült, megbeszéléseit és feladatait szigorúan megszervezték, és a legjobb előkészítő munka ellenére elfelejtettek egy fontos találkozót. A vízzáró és strukturált tervezési rendszer ellenére előfordulhat, hogy fontos dolgokat figyelmen kívül hagynak. Bosszantó, amikor elfelejtik a találkozókat, a határidőket vagy a feladat elvégzését. Az Outlook számos olyan funkcióval rendelkezik, amelyek segíthetnek:

• Prioritja a fontos dolgokat és
• Időpont a találkozókra ill
• Gondoljon az előkészítésükre.

Használja az Outlook emlékeztetőit

Az Outlook segítségével a felhasználók könnyen megjegyezhetik a fontos feladatokat vagy találkozókat. Az Outlookba integrált emlékeztető funkcióval a naptárban már nem kell lejegyeznie egy találkozót vagy egy feladat elvégzését egy Post-it vagy kézzel írt szöveggel. Az Outlook automatikusan emlékeztet minden fontos dologra. Ebből a célból a szoftver egy ablakot jelenít meg a találkozóról vagy a feladatról, és hangjelzést is ad. Ez működik a számítógépen és a szinkronizált okostelefonokon vagy táblagépeken is.

Állítson be emlékeztetőket az új találkozókban

Az új találkozókra vonatkozó emlékeztetők beállításához tegye a következőket:

1. Hozzon létre új találkozót az Outlook programban.

2. Az "Emlékeztető" kiválasztási mezőben válassza ki a kívánt átfutási időt. Választhat néhány perc, óra, nap vagy hét között.

3. A feladatok és nyomon követések esetén jelölje be az "Emlékeztető" jelölőnégyzetet, és válassza ki az értesítés megjelenésének dátumát és időpontját.

Az Outlook emlékeztetőivel megbízhatóan emlékeztet a találkozókra és feladatokra, vagy másokkal való találkozókra. Az Outlook lehetőséget kínál arra is, hogy automatikusan emlékeztetőt kapcsoljon be minden találkozóra vagy feladatra. Ehhez használja a „Fájl”> „Beállítások”> „Naptár vagy feladatok” parancsot. Az esedékesség napján végrehajtott feladatokra vonatkozó emlékeztető egy meghatározott időpontban jelenik meg.

Mivel nem minden találkozó vagy minden feladat ugyanolyan fontos, a felhasználóknak mérlegelniük kell, hogy ebben az esetben van -e értelme egy szabványos beállításnak.

Tipp:

Az első telepítéskor az Outlook alapértelmezés szerint minden találkozó előtt 30 perccel megjeleníti az emlékeztető ablakot. Ha meg szeretné változtatni ezt, és egyénileg szeretne emlékeztetőket beállítani, ki kell kapcsolnia a szokásos emlékeztetőt. Ez úgy működik, hogy átvált a naptárbeállításokra a fent leírtak szerint, és kikapcsolja a normál emlékeztetők jelölőnégyzetét.

Használja a nyomon követési funkciót az újraküldéshez

Az Outlook feladatfunkciója könnyen használható és hatékony. Ha nem szeretne feladatot vagy emlékeztetőt létrehozni minden függőben lévő telefonhíváshoz vagy egyszerű e-mail válaszokhoz, akkor az Outlook praktikus emlékeztető funkcióit is használhatja alternatívaként.

A Microsoft Outlook nyomon követésének használatához kövesse az alábbi lépéseket:

Írjon be egy feladatot a feladattervezőbe, és kapcsolja össze a kapcsolattartási adatokkal vagy azzal az e-mail-címmel, amelyre válaszolni szeretne. Ehhez válassza ki a névjegyet vagy az e-mailt, és hívja fel a következő parancsot: „Start”> „Követés”. Kattintson az „Egyéni” gombra, és válassza ki a határidőt a következő lépésben. Ha kívánja, emlékeztetőt is beállíthat opcióként.

A „Követés” menüben előre meghatározott határidőket is talál. Ha például a „Jövő hét” bejegyzést választja, akkor a következő hétre vonatkozó emlékeztető információkat kap. Ezenkívül rá kell kattintania a harang szimbólumra, és hozzá kell adnia az emlékeztetőt, hogy az automatikus emlékeztető aktiválódjon.

Emlékeztesse magát és másokat a fontos dátumokra

Vannak dátumok és határidők, amelyek rendkívül fontosak és meghatározóak a további munkafolyamat szempontjából. Ha azt szeretné, hogy automatikusan emlékeztesse a címzettet az üzenetre, hogy válaszra vár, akkor hozzáadhat egy megjegyzést az üzenethez az Outlook programban. Az Outlook 2007 verziójától kezdve aktiválhat egy második nyomon követést személyesen is. Ezzel az eljárással létrehozhat egy privát, digitális újraküldést.

Egy ilyen fontos találkozó megjelöléséhez tegye a következőket:

1. Az elküldeni kívánt találkozó ÜZENET lapján kattintson a KÖVETÉS gombra.

2. Ezután válassza a FELHASZNÁLÓI DEFINÁLT lehetőséget.

3. Állítson be címkét a címzettnek az ablak alsó részében. Például csütörtök délután 4 óráig válaszolnia kell az üzenetre.

4. Egy szinttel a címzett követése felett aktiválja a követést személyesen. Például hagyja, hogy másnap reggel emlékeztesse magát a kért válaszra. Ezzel az eljárással és a proaktív nyomon követéssel Ön garantálja, hogy elegendő idő lesz a címzett nyomon követésére, ha még nem válaszolt.

Az Outlook 2010 -ből: Így emlékeztetheti Önt a közelgő feladatokra

Ha azt szeretné, hogy az Outlook automatikusan emlékeztesse Önt a határidőre eső feladatokra, akkor a következő beállítással automatizálhatja az emlékeztető funkciót:

1. Lépjen a Fájl> Beállítások pontra.

2. Nyissa meg a "Feladatok" fület.

3. Aktiválja az "Emlékeztetők aktiválása esedékes dátummal rendelkező feladatokhoz" opciót.

4. Válassza ki a kívánt időt a "Normál emlékeztető idő" alatt.

Használjon mappákat vagy keresési mappákat

Az Outlook különböző mappái is használhatók annak érdekében, hogy ne veszítsék szem elől a fontos feladatokat. Létrehozhat például egy személyes „Teendő” mappát, amelybe áthelyezheti az összes, még műveletet igénylő e-mailt. A nyomon követéssel ellentétben a mappában található e-mailekhez nincs határidő megadva. Személyesen emlékeznie kell arra, hogy nézzen bele a mappába, és válaszoljon a függőben lévő e-mailekre. Ha minden nap új e-maileket tölt be, és válaszol rájuk, akkor a személyes mappák hasznosak a saját munka strukturálásához. Válasz után az üzenet áthelyezhető abba a mappába, ahová hosszú távon menti vagy archiválja.

A "Követéshez" keresési mappa, amelyet a régebbi Outlook verziókban előre definiáltak, és a mappalista végén található, praktikus és felhasználóbarát. Az Outlook 365 jelenlegi verziójában megtalálja a mappát a "Mappa keresése" néven a mappafa végén.

Nyissa meg ezt a mappát, és adja meg a keresési paramétereket, az Outlook másodpercek alatt megtalálja az összes e-mailt, amelyet nyomon követésre kijelölt, és megjeleníti azokat. Így azonnali áttekintést kaphat, mint a Teendők mappában. Nagy különbség, hogy a keresési mappa a teljes postaládából és a benne található mappákból gyűjti össze a nyomon követésre megjelölt e-maileket. Így a megfelelő ügyfélmappában tárolt e-mailek is megjelennek.