Az adatvédelmi tisztviselő az a személy, akit egy vállalat jelöl ki az adatvédelem betartásának ellenőrzésére. A felelősség kiterjed minden személyes adatra.
© putilov_denis, Fotolia.com
Pontosan mit csinál az adatvédelmi tisztviselő?
Az adatvédelmi tisztviselő biztosítja, hogy csak a megfelelő jogosultsággal rendelkező személyek férhessenek hozzá a nekik szánt információkhoz. Ehhez az alkalmazott szoftverrendszereket hozzá kell igazítani az adatvédelmi előírásokhoz, és helyesen kell konfigurálni. Ehhez gyakran szakmai cserére van szükség az informatikai biztonsági tisztviselővel vagy a hálózati rendszergazdával, ezért az adatvédelmi tisztviselő maga nem töltheti be e pozíciók egyikét sem, hogy összeférhetetlenség ne merüljön fel.
A tevékenység másik fókusza a vezetőség tanácsadása az adatvédelem minden kérdésében. Ezáltal csak javaslatokat tehet, és nem jogosult utasításokat adni a vezetőségnek. Az adatvédelmi tisztviselő nyilvántartást vezet a személyes adatok összes feldolgozási eljárásáról. Ezért ő a külső személyek közvetlen kapcsolattartója is, amikor a vállalat honlapján található személyes adatok védelméről van szó. A cég honlapján található adatvédelmi nyilatkozatban figyel az összegyűjtött adatokra vonatkozó információk teljességére. Az adatgyűjtés típusa és célja, az alkalmazási terület, amelyre az adatvédelmi nyilatkozat vonatkozik, valamint az, hogy mely adatokat milyen mértékben rögzítik, és mi történik ezekkel az adatokkal, kötelező információ. Mint az adatvédelmi nyilatkozat tartalmával és a személyes adatok védelmére érdemes kezelésével kapcsolatos kérdésekért felelős személy, köteles megadni a nevét és a kapcsolatfelvételi lehetőséget a kérdésekhez.
Ő is bármikor elérhető a vállalat saját alkalmazottai számára, ha bármilyen kérdésük vagy problémájuk van az adatvédelemmel kapcsolatban. Ezenkívül az ő feladata rendszeresen tájékoztatni a munkavállalókat az adatvédelemről, és időről időre képzéseket tartani az adatvédelem témakörében.
Kinek van szüksége adatvédelmi tisztviselőre?
Adatvédelmi tisztviselőre van szükség a személyes adatok vállalkozásokkal kapcsolatos gyűjtéséhez. © Rawpixel.com, Fotolia.com
A szövetségi adatvédelmi törvény (BDSG 4. §) értelmében minden olyan vállalatnak, amely automatikusan feldolgozza a személyes adatokat, kötelessége adatvédelmi tisztviselőt kinevezni. Ezt legkésőbb egy hónappal a munka megkezdése után kell elvégezni. Ha a kinevezést nem teszik meg, vagy olyan adatvédelmi tisztviselőt neveznek ki, aki nem felel meg a pozícióra vonatkozó követelményeknek, ennek megfelelő bírságra kell számítani.
Az adatvédelmi tisztviselő kinevezése az
- függetlenül az alkalmazottak számától, ha felelős szervként üzleti alapon gyűjtik, dolgozzák fel vagy használják fel a személyes adatokat
- függetlenül az alkalmazottak számától, ha felelős szervként automatizált adatkezelést végeznek, amelyet előzetes ellenőrzésnek kell alávetni
Ellenkező esetben a megrendelés szükséges, ha
- Legalább tíz alkalmazott felelős szervként folyamatosan automatizált adatgyűjtéssel, adatfeldolgozással vagy adatfelhasználással foglalkozik
- legalább húsz alkalmazott foglalkozik nem automatikus adatgyűjtéssel, adatfeldolgozással vagy adatfelhasználással
A személyes adatok tisztázása érdekében a BDSG kifejti a 3. § -t:
- A személyes adatok egy adott természetes személy vagy érintett személy személyes vagy ténybeli körülményeire vonatkozó egyedi adatok
- Az automatizált feldolgozás a személyes adatok gyűjtése, feldolgozása vagy felhasználása adatfeldolgozó rendszerek segítségével
- A nem automatizált feldolgozás a személyes adatok bármilyen nem automatizált gyűjtése, amely azonos módon van felépítve és bizonyos jellemzők alapján értékelhető
- Az adatgyűjtés az érintett személyre vonatkozó adatok gyűjtése
- Az adatfeldolgozás a személyes adatok mentése, megváltoztatása, átvitele, blokkolása és törlése
- Az adatok felhasználása személyes adatok felhasználása, kivéve, ha adatfeldolgozásról van szó
Ki lehet adatvédelmi tisztviselő?
©rekesz11.kép, Fotolia.com
Alapvető követelmény, hogy adatvédelmi tisztviselőnek lehessen tekinteni, megfelelő szakértelemmel kell rendelkezni. Ez azt jelenti, hogy a hatályos adatvédelmi szabályok és irányelvek ismeretét ismerni és biztonságosan kell használni. A megalapozott informatikai ismereteknek, valamint az alapvető jogi és szervezési ismereteknek is rendelkezésre kell állniuk. A leendő adatvédelmi tisztviselőnek képesnek kell lennie arra, hogy megértse az alkalmazott adatfeldolgozó rendszereket, hogy javaslatokat tegyen és értékelje az adatok védelmét.
További alapvető követelményként a kinevezett adatvédelmi tisztviselőnek megbízhatónak kell lennie. Ez azt is jelenti, hogy lelkiismereti és érdekellentétek mentesen tudja ellátni feladatát. A cégben vannak olyan pozíciók, amelyekben az adatvédelem feladata ütközik más tevékenységi területek érdekeivel. A következő funkcionáriusok vannak a társaságban nem alkalmas adatvédelmi tisztviselői tevékenységre:
- személyzeti vezető
- Tanszékvezető
- IT menedzsment
- Rendszergazdák
- Vállalati jogász
Alapvetően összeférhetetlenség áll fenn minden olyan személy számára, akiknek adatvédelmi tisztviselőkként ellenőrizniük kellene magukat. Ezért bárki, aki bizonyítani tudja a műszaki know-how és megbízhatóság alapvető követelményeit, általában alkalmas adatvédelmi tisztviselő kinevezésére.
Hogyan válhat adatvédelmi tisztviselővé?
Ahhoz, hogy adatvédelmi tisztviselő lehessen, először teljesíteni kell a pozíció előfeltételeit. A megfelelő műszaki ismereteknek rendelkezésre kell állniuk, és lehetővé kell tenni azok alkalmazását, ahogy a megbízhatóságot is bizonyítani kell. A belső adatvédelmi tisztviselők számára tanácsos az adatvédelmi szemináriumokon keresztül szaktudást szerezni az adatvédelem jelenlegi követelményeiről, mielőtt adatvédelmi tisztviselőként dolgozna.
Ahhoz, hogy adatvédelmi tisztviselő lehessen, az adott vállalatnak írásban kell megrendelnie. Teljesen független, hogy a leendő adatvédelmi tisztviselő a vállalathoz tartozik -e, vagy külső személyként jár el. Annak érdekében, hogy az adatvédelmi tisztviselő kinevezése jogszerű legyen, a folyamatot nagyon formális módon, meghatározott szabályok szerint kell lefolytatni. A következő pontokat kell betartani (forrás: https://www.datenschutzbeauftragter-info.de/betrieblicher-datenschutzbeauftragter-wie-erhaben-die-bestellung/)
- A megrendelést írásban kell megtenni
- A megrendelő dokumentumot alá kell írnia az adatvédelmi tisztviselőnek és a vállalatnak
- A megbízást önállóan és az esetleges munkavállalói szerződéstől elkülönítve kell megtenni
- A munkaköri leírásnak rendelkezésre kell állnia
- A társaságnak kötelezettséget kell vállalnia arra, hogy az adatvédelmi tisztviselőt személyes és tárgyi támogatásban részesítse munkájában
Milyen kötelezettségei vannak az adatvédelmi tisztviselőnek?
© geralt (CC0 licenc, pixabay.com)
Az adatvédelmi tisztviselő kötelessége figyelemmel kísérni, hogy a vállalatnál betartják -e és betartják -e az adatvédelmet. Rámutat a hiányokra és a helytelen magatartásokra, és stratégiákat dolgoz ki az adatvédelem betartásának javítására. Bármikor elérhető kapcsolattartóként a menedzsment és az alkalmazottak számára, akiknek kérdéseik és problémáik vannak az adatvédelemmel kapcsolatban. Az adatvédelmi tisztviselő köteles titokban tartani az érintett személyazonosságát, vagy olyan információkat, amelyek az érintett személy azonosításához vezethetnek, kivéve, ha mentesül a titoktartási kötelezettség alól. A vállalattal rendelkező cégeknél külső személyek számára is elérhető, ha kérdéseik vannak a személyes adatok belső kezelésével kapcsolatban.
Az adatvédelmi tisztviselő évente egyszer adatvédelmi jelentést készít, amelyben felsorolják és részletesebben bemutatják az adatvédelmi incidenseket. Hasonlóképpen az ebből eredő szükséges intézkedések is, amelyek szükségesek a jobb védelemhez.
Belső vagy külső adatvédelmi tisztviselő?
A 2022-2023-re tervezett európai általános adatvédelmi rendelet hatálybalépésével egységes jogi keret lesz a minőségi pecsétek tanúsítására az adatvédelmi auditok alkalmazása során. © dizain, Fotolia.com
Lehetőség van saját alkalmazott kinevezésére belső adatvédelmi tisztviselőként, vagy alternatív megoldásként külső szolgáltató kiválasztására. Melyik vállalat számára melyik megoldás a jobb választás, az saját preferenciáitól függ.
A belső adatvédelmi tisztviselő előnyei a következők:
- a vállalat szerkezetének és folyamatainak jó ismerete
- állandó elérhetőség
A belső adatvédelmi tisztviselő hátrányai a következők:
- magasabb képzési költségek
- a fő tevékenység ideiglenesen szenved az adatvédelmi tisztviselői tevékenységtől
- ha összeférhetetlenség áll fenn, vagy ha hiányzik az adatvédelmi tisztviselő előfeltétele, akkor őt nem kell kinevezni
- Kiterjesztett védelem az elbocsátás ellen, az elbocsátás elleni védelem egy évig tart az adatvédelmi tisztviselői tisztség elbocsátását követően
A külső adatvédelmi tisztviselő előnyei a következők:
- nincs összeférhetetlenség vagy ütközés más operatív feladatokkal
- nincs állásidő a saját alkalmazottai számára, például képzés révén
- jobb védelem a felelősségi kérdésekben
- rendszeres felmondási idő lehetséges
A külső adatvédelmi tisztviselő hátrányai a következők:
- Ismerkedés a szükséges belső struktúrákkal és folyamatokkal
Nagyobb vállalatok számára a külső adatvédelmi tisztviselőhöz való hozzáférés általában olcsóbb és kevesebb kockázatot rejt magában. A kisebb vállalatok esetében, amelyek csak kis mennyiségű személyes adatot állítanak elő, elegendő lehet egy belső adatvédelmi tisztviselő kiválasztása.
Mennyit keres adatvédelmi tisztviselőként?
Az adatvédelmi tisztviselő fizetése lényegében az iparágtól, a vállalat méretétől és az adatvédelmi tisztviselő felelősségi körétől függ. Minél nagyobb a felelősségi terület és minél összetettebbek a struktúrák, annál többet lehet fizetni. Különbség van a főállású adatvédelmi tisztviselő és az adatvédelmi tiszthelyettes között is. Az állami fizetési adatbázisok havi 2000 és 6500 euró közötti fizetést mutatnak.
Kép források (fotolia):
# 89127696 | Szerző: putilov_denis
#105654764 Rawpixel.com
# 72098640 | Szerző: blende11.photo
Pixabay.com geralt (CC0 licenc, pixabay.com)
# 72880465 | Szerző: dizain
