Professzionálisan hozzon létre Outlook aláírásokat

Csak néhány kattintás az Outlook aláírásához

Az Outlook aláírására szövegként lehet hivatkozni, amelyet manuálisan vagy alapértelmezés szerint adnak hozzá egy e -mail üzenethez. Gyakori, hogy aláírásokat is tartalmaznak a munkahelyi e -mail üzenetekben. Az üzleti e -mail aláírás megnevezi az üzenet szerzőjét, és megadja a legfontosabb elérhetőségi adatokat. Nevezhetjük elektronikus névjegykártyának.

Az üzleti e -mailekben a törvény előírja az aláírásokat. A feladó és az általános elérhetőségek mellett meg kell adni a cég nevére és jogi formájára vonatkozó kötelező információkat is, a levélpapírral egyenértékűen.

Privát környezetben a törvény nem írja elő az aláírást. Érthető okokból célszerű aláírást tenni a privát e-mailekbe is:

• Kétségtelenül azonosítja Önt az üzenet feladójaként
• Az aláírás professzionális megjelenést kölcsönöz az e -mailjeinek
• A kapcsolattartási adatok aláírásával és megadásával az üzenetet általában nem szűri ki a spamszűrő

Összefoglalva, van értelme és hitelesnek tűnik, ha minden e-mailhez aláírást adunk. A Microsoft Outlook számos lehetőséget kínál a különböző aláírások létrehozására, adaptálására és személyre szabására.

Aláírás létrehozása az Outlook programban: Aláírás létrehozása néhány egérkattintással

Aláírást hozhat létre az Outlook programban a következő minta szerint:

1. Nyisson meg egy új e -mail üzenetet, és lépjen az Aláírás fülre a Beszúrás menüben.

   

2. Megnyílik egy ablak, amelyben szerkesztheti meglévő aláírásait, vagy új aláírást hozhat létre egyedi formázással. Az alábbiak különösen alkalmasak privát aláírás tartalmára:

   • A neved.
   • Címed.
   • Kapcsolati adatok, például telefon, fax és e -mail.
   • Választható: a privát webhely címe.

   Ezenkívül opcióként képeket vagy animált GIF.webp -fájlokat is beépíthet emblémaként az aláírásába, hogy egyedileg és egyedileg megtervezhesse az aláírást html -ben.

   

3. Az a szövegmező, amelyben az aláírást tervezi, testreszabási lehetőségek széles skáláját kínálja. Többek között lépésről lépésre:

   • Válassza ki a betűtípust, a betűszínt és a betűméretet.
   • Határozza meg a szöveg igazítását: balra igazítva, jobbra igazítva vagy középre igazítva.
   • Töltsön fel fényképeket és linkeket.
   • Helyezzen be névjegykártyát vcf formátumban a Névjegykártya mezőbe.
   • Válassza ki azt az e -mail fiókot, amellyel az aláírást kézbesíteni kell.
   • Döntse el, hogy az aláírást e-mail válaszok és továbbítás céljából is használni kell-e.

Miután elvégezte az összes bejegyzést, fejezze be az aláírás létrehozását az OK gombbal. Az aláírás mostantól a használt e-mail fiók szabványos aláírása. Lehetőség van több aláírás tervezésére is egyetlen e -mail fiókhoz vagy több fiókhoz. Míg az aláírást szabványos aláírásként szállítják, szükség esetén manuálisan is beszúrhatja az alternatív aláírásokat.

Hogyan lehet megváltoztatni az aláírást

Ha módosítani szeretné az aláírást, az Outlook-ban két felhasználóbarát alternatíva létezik:

1. Írja be az "Aláírások" keresési kifejezést az Outlook felső részén található keresősávba, és nyissa meg az aláírást a "Műveletek / Aláírás" gombra kattintva.

   

2. Az új aláírás létrehozásához hasonlóan nyisson meg egy új üzenetet, majd navigáljon a menüsor Aláírás lapjára.

   Az aláírás módosításait az „OK” egérgombbal kell menteni. A módosított aláírás ezután automatikusan csatolódik az e-mailjeihez, a beállításoktól függően.

Hol talál megfelelő aláírási sablonokat

Hasznos linkek és javaslatok vannak az aláírások létrehozásához az interneten. A Microsoft, mint a Microsoft Outlook gyártója, professzionális megjelenésű, üzleti és magáncélokra alkalmas aláírási sablonokat is kínál. Keresse meg a Microsoft aláírási sablonjait az aláírás -létrehozási párbeszédpanel alján található linkre kattintva: "Szerezzen aláírási sablonokat„Kattintson. Opcióként további javaslatokat és sablonokat is talál az aláírásokhoz az interneten.

Ezzel a Microsoft támogatási oldalára jut, amely felhasználóbarát módon leírja, hogyan lehet aláírást létrehozni a Microsoft Word sablonja segítségével, és hogyan kell menteni az Outlook-ban.

Fontos tippek az aláírás megtervezéséhez

Az aláírás a privát környezetben egyedileg tervezhető. Az engedélyezett az, ami örömet okoz és jó benyomást tesz az e-mail címzettjére.

Az üzleti e-maileket és aláírásokat mindig a DIN 5008 szabvány szerint kell formázni. Mivel az e-mailek és aláírások megkönnyítik a levelezést, a jogalkotó 2007. január 1-jén egyenrangúvá tette őket az üzleti levelekkel és faxokkal. Emiatt az aláírások tervezésekor be kell tartani a jogalkotó előírásait. Az üzleti aláírásnak általában három részből kell állnia:

1. Nevek és esetleg általános üdvözlet.
2. A cég elérhetőségei.
3. Jogi információk.

Üzleti célokra használt aláírás esetén gondoskodnia kell arról is, hogy a telefon- és faxszámok a DIN szabályoknak megfelelően kerüljenek beépítésre. Ezenkívül elengedhetetlen, hogy a feladók írják fel teljes kereszt- és vezetéknevüket, és kerüljék a rövidítéseket.

Sorköz, betűméret és tárgy

Minden aláírásnál célszerű a szövegtörzsben használt betűtípust használni. A vállalatok sok esetben cég betűtípust használnak a fejléces papírokhoz és mindenféle levelezéshez. Az olyan standard betűtípusok, mint a Calibri, Arial vagy Times New Roman, magánszemélyek számára alkalmasak. Ezek a betűtípusok biztosítják, hogy az aláírás olvasható betűkkel jelenjen meg a címzett számára.

Ha alaposan díszes kurzív betűtípust vagy játékos betűtípust használ, ez irritációhoz vezethet. A betűméretként 10 és 12 pont közötti betűt kell kiválasztani. A sorköznek meg kell felelnie a szabványos értékeknek, és mint maga az e -mail, általában egyetlen sor. A témát soha nem szabad elfelejteni az e -mailben.

Logók és képek hozzáadása az aláíráshoz

A grafikus szimbólum segítségével logót vagy egyedi képeket, például üzleti fényképeket adhat az aláírásához. A behelyezés előtt győződjön meg arról, hogy a kép nem túl nagy, és jól illeszkedik az aláírás általános képébe. A régebbi Outlook verziókban a logók és képek beillesztésének eljárása eltér - különösen az Outlook 2000 és az Outlook 2003 esetében, a lehetőségek eltérnek a jelenlegi Outlook verziókétól.

Az aláírását információs és reklámhordozóként is használhatja. A címzett kíváncsivá tételéhez hasznos lehet a webhelyére mutató link, egy különleges ajánlat vagy további információ Önnel vagy cégével kapcsolatban.

Aláírások keresése a Windows mappában

Jegyzet: Ha személyes aláírást szeretne menteni, ehhez szüksége van a tárolási útvonalra. Az aláírásokat a Windows központilag tárolja egy rejtett mappában, amelyet a következő Windows paranccsal érhet el:

Nyomja meg egyszerre a [Windows] és [R] billentyűt - megnyílik a "Futtatás" párbeszédpanel.

Írja be a következő parancsot a párbeszédpanelen:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Eljut az aláírások mappájába, majd másolhatja és mentheti azokat.

Következtetés az aláírások professzionális használatáról az Outlook programban

Az Outlook aláírása professzionális és kipróbált eszköz az üzenet feladójaként való megjelenítésre. A kereszt- és vezetéknév, az egyéni elérhetőségek, és üzleti környezetben a jogi információk felvétele elengedhetetlen és célszerű.

Új aláírást hozhat létre az Outlook programban mindössze néhány egérkattintással, vagy a Microsoft Word és külső sablonok segítségével. Hasznos lehet fényképeket vagy emblémát beírni az aláírásba. Az is fontos, hogy tartsa be a DIN 5008 üzleti aláírásokra vonatkozó szabályait. Az aláírásnak mindig tájékoztatnia kell a címzettet, lehetővé kell tennie a feladó gyors áttekintését, és meg kell egyeznie az e -mail általános képével.