Annak érdekében, hogy mindig ismerje az aktuális állapotot, miután feladatokat delegált az Outlook segítségével, megadhatja, hogy állapotjelentést szeretne kapni az átvitt feladatokról. Ez is hasznos lehet, különösen kiterjedt feladatok esetén
Feladatok átruházása
Egy feladat átruházásához hívja meg a parancsot az Outlook 2013 -ban vagy újabb verzióban Kezdés - Új elemek - Feladatkérés be, az Outlook 2010 -ben Kezdés - új elemek - további elemek - feladatkérés, az Outlook 2003/2007 Új - Új feladatkérés. Ezután adja meg annak az alkalmazottnak az adatait és e -mail címét, akinek át szeretné adni a feladatot, és küldje be a feladatot. De mi van akkor, ha egyszer megadta a feladatot a feladattervezőben, és csak később veszi észre, hogy nincs elég ideje rá, és jobb, ha delegálja? Ezután a következőképpen járjon el:
- Kattintson a jobb gombbal a feladatra a feladattervezőben, és hívja fel Feladat hozzárendelése tovább.
- Ezután adja meg annak a személynek az e -mail címét, akinek át szeretné adni a feladatot, írjon egy rövid üzenetet, és állítsa be a határidőt, hogy még mindig legyen ideje felülvizsgálni az eredményt.
- Győződjön meg róla, hogy két lehetősége van Mentse a feladat frissített példányát a feladatlistámba és A feladat elvégzése után küldje el nekem az állapotjelentést be vannak kapcsolva. Ellenkező esetben a feladat nem jelenik meg a feladattervezőben; ezenkívül nem kap automatikusan értesítést a feladat befejezéséről.
- Küldje be a feladatkérést.
Így biztosíthatja, hogy automatikusan értesüljön az előrehaladásról
Annak érdekében, hogy a delegált feladatok mindig megjelenjenek a feladattervezőben, és értesítést kapjon a feladat elvégzéséről, a 3. lépésben említett két lehetőséget aktiválnia kell az Outlook -ban. Ekkor nem mindig kell emlékeznie arra, hogy a delegáláskor engedélyezze az előző szakasz 3. lépésének lehetőségeit. Az opciók alapértelmezés szerint be vannak kapcsolva, de jobb, ha ellenőrizzük, hogy biztonságosak -e:
- Az Outlook 2010 vagy újabb verziójában hívja meg a parancsot Fájl - Beállítások - Feladatok be, az Outlook 2003/2007 Eszközök - Beállítások - Feladatbeállítások.
- Az Outlook 2010 és újabb verzióiban engedélyezze a következő beállításokat: Frissítse a teendőlistámat másoknak kiosztott feladatok másolataival és Állapotjelentés küldése, amikor elvégeztem egy hozzárendelt feladatot A..
- Az Outlook 2003/2007 programban kapcsolja be a két lehetőséget A hozzárendelt feladatok frissítése a feladatlistában és Állapotjelentés küldése, amikor a hozzárendelt feladatok befejeződtek a.
- Zárja be a párbeszédpaneleket.
Így jelenítheti meg a befejezés állapotát és felelősségét
A tevékenységek listájában (nézet Egyszerű lista) az oszlop hiányzik % készhogy a nézetben Részletek listája Megjelenik. Ha gyakran kiterjedt feladatokat delegál, és alkalmazottai rendszeresen dokumentálják az Outlook programban, hogy a feladat hány százalékát végezték el, akkor javaslom, hogy használja a % kész a nézetben is Egyszerű lista behelyezni. Így naprakész lesz a haladásról. Ehhez a következőképpen járjon el:
- Válassza ki a nézetet a feladatütemezőben Egyszerű lista: Parancsnézet - Nézet módosítása - Egyszerű lista.
- Kattintson a jobb gombbal az egyik oszlopfejlécre, például a referencia vagy régebbi verziókban Feladat tárgyaés meghívja a parancsot Mezőválasztás tovább.
- Húzza a gombot % kész B. a bal oldali egérgombbal a párbeszédablakból az oszlopfejlécekhez. Javaslatom: húzza az oszlopfejléc jobb oldalán található helyre Esedékes. Egy piros nyíl mutatja, hogy hol % kész új oszlopcímként kerül beillesztésre C.. Amint a gomb a kívánt helyzetben van, engedje fel az egérgombot.
- Ha nincs oszlop a nézetben Felelős jelenik meg, helyezze be az imént leírtak szerint. Felelős a párbeszédpanel listájának legvégén található Mezőválasztás.
- Ezután zárja be a párbeszédpanelt Mezőválasztás.
