Outlook: E -mail mentése PDF fájlként: PDFCreator

Így készül!

Szeretné a fontos e -maileket archív mappáiba menteni egy adott helyre a merevlemezen? Például az e-mailek számlákkal, érzékeny ügyféladatokkal vagy tartalommal, amelyeket jogi szempontból hosszú távon meg kell őrizni. A jól ismert és népszerű PDF formátum erre a célra alkalmas, mint megbízható és tartós archív formátum. Kevés helyet foglal el a merevlemezen, különböző végberendezéseken nyitható és magas szintű biztonságot nyújt.

PDF fájlok mentése az Outlook programban: ezek a megfelelő programok

A Microsoft Word-től vagy a Microsoft PowerPoint-tól eltérően a Microsoft Outlook nem kínál fedélzeti lehetőséget a PDF-fájlok mentésére vagy konvertálására. Az egyik lehetőség az Adobe Acrobat fizetős program, amely képes PDF fájlokat létrehozni az Outlookból. Ha érdekli a hasonló funkcionalitású ingyenes megoldás, akkor alternatívaként a PDFCreatort használja.

Az eszköz német változatban kapható, és folyamatosan fejlesztik. Telepít egy virtuális nyomtató -illesztőprogramot, és PDF fájlokat hoz létre a „Nyomtatás” paranccsal. A PDFCreator segítségével bármilyen Windows programból PDF dokumentumként hozhat létre dokumentumokat. Ha rendszeresen dolgozik a dokumentumokban található hivatkozásokkal, a PDF -készítő nem az első választás. Ennek oka az, hogy a szoftver nem fogad el hiperhivatkozásokat, és ezek nem kattinthatók a létrehozott PDF fájlban. Ebben az esetben a Windows 10 felhasználók használhatják a mellékelt ingyenes „Microsoft Print to PDF” eszközt. Minden más esetben a PDFCreator, mint ingyenes PDF -eszköz a megfelelő választás gyorsasága és könnyű kezelhetősége miatt.

Telepítse a PDF Creatort

1. Az első lépés az, hogy néhány másodperc alatt telepíti a PDFCreator programot, ha megnyitja a https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions címet a böngészőben. Ezután töltse le a PDFCreator legújabb verzióját. Választhat az ingyenes egyfelhasználós verzió vagy a fizetős többfelhasználós és szerver verzió között.

   

2. A telepítőfájl betöltése után indítsa el dupla kattintással.

   

3. A telepítővarázsló végigvezeti Önt a beállításon, és fontos információkat tartalmaz a helyes telepítésről. Többek között beállíthatja a program nyelvét, és megjelenítheti a licencszerződéssel vagy az adatvédelmi beállításokkal kapcsolatos információkat.

   

4. A szoftver néhány másodpercen belül települ a számítógépre. A telepítés után elérheti az online kézikönyvet, vagy a súgótémakörök között kereshet a tudásbázisban. Ha kérdései vannak a PDF -készítő használata során, többnyelvű közösségi támogatás is rendelkezésre áll. A PDFCreator használatra kész, és az e -maileket néhány kattintással PDF fájlokká alakíthatja a Microsoft Outlook alatt.

   

Mentse az e -maileket PDF -ként - ez így működik

Lehetséges néhány kattintással és beállításokkal elmenteni egy e -mailt PDF formátumban. A következő 6 lépéssel professzionális PDF -fájlokat hozhat létre, amelyek meghatározott dokumentumcímeket tartalmaznak, valamint a szerzőről és a kulcsszavakról szóló információkat, amelyek megkönnyítik a későbbi keresést:

1. Nyisson meg minden olyan e -mail üzenetet, amelyet PDF -ként szeretne menteni.

2. A Fájl lapon lépjen a → Nyomtatás menübe.

3. Válassza a PDFCreator nyomtatót.

   

4. Többoldalas e-mail esetén megadhatja, hogy mely oldalakat kell menteni. Ehhez kattintson a Nyomtatási beállítások elemre, és írja be az oldalszámokat. Csak egy megjelölt terület vagy egy megjelölt szöveg részének mentése nem lehetséges a PDFCreator alkalmazásban.

   

5. A következő lépésben kattintson a "Nyomtatás" gombra. Megnyílik egy új ablak, amelyben megadhatja a mentendő dokumentum specifikációit.

   

6. A kiválasztó ablak felső területén megadhatja a dokumentum mentési formátumát. A szabványos PDF fájlok mellett a következők közül választhat:

   • különböző tömörítési szintek,
   • tárolása grafikus fájlként vagy
   • archiválás védett PDF fájlként.
   

7. A kiválasztó ablak középső részén meg kell adni a PDF fájl mentésének elérési útját és fájlnevét.

8. Az alsó részben fontos a dokumentum értelmes címének megadása. Ez az eljárás megkönnyíti a dokumentum későbbi megtalálását. Ugyanakkor segít a címzetteknek a fájl hozzárendelésében. Többek között használhatja az e -mail eredeti tárgyát vagy egyéni címet. Témát és / vagy kulcsszavakat is megadhat. Ezek az információk megtekinthetők a Windows Intézőben, vagy keresési szavakként használhatók.

   Lehetőség van arra is, hogy a létrehozott PDF fájlt közvetlenül egyesítse egy másik fájllal. Ha ezt szeretné, aktiválja az Egyesítés gombot. A PDF -fájlt közvetlenül csatolhatja egy e -mailhez, vagy továbbíthatja, vagy feltöltheti Dropbox vagy FTP -n keresztül.

   

9. Ha alapértelmezés szerint szeretné menteni a fájlt, kattintson a zöld "Mentés" jelölőnégyzetre. A fájl címe a dokumentum címe. A mentési folyamat megkezdése előtt utoljára megváltoztathatja a nevet.

   A „PDF Architect” ezután létrehozza a PDF -fájlt a háttérben. Ha rendelkezik felhasználói fiókkal a PDFForge gyártónál, akkor bejelentkezhet és mentheti a fájlt ezen a fiókon is. Alternatív megoldásként létrehozhat egy új felhasználói fiókot. A tervezett PDF fájl megjelenik a "PDF Architect" mappában.

Tipp: Alapértelmezés szerint a PDFForge "PDF Architect" szoftver jelenik meg a PDFCreater programmal létrehozott PDF fájlok megjelenítő programjaként. Ha folytatni szeretné a PDF -fájlok olvasását az ingyenes „Adobe Acrobat Reader” vagy más eszközzel, akkor ezt elmentheti a PDFCreator beállításaiban. A szabványos alkalmazások kiválasztását a Windows beállításaiban is módosíthatja.

A PDF fájlok alapvetően ezeket az előnyöket kínálják

Könnyen elmenthet egy e -mailt az Outlookból PDF fájlként. Amellett, hogy menthetők, a PDF fájlok számos előnnyel járnak más formátumokkal, például az MSG Outlook tárolási formátummal szemben. Míg az MSG fájlokat csak az Outlook és néhány e-mail és konverziós program olvashatja, a PDF formátumot világszerte használják.

Az ingyenes PDF -olvasó programok, például az Adobe Acrobat Reader garantálják, hogy a PDF -fájl címzettjei szinte bármilyen eszközön el tudják olvasni. A PDF fájlok is tömörítésre kerülnek mentésük során, és a legtöbb esetben kisebbek, mint a forrásdokumentum. Ezenkívül megmarad a formázás, a képek, a beágyazott betűtípusok és az általános megjelenés.

A dokumentumok biztonsága elengedhetetlen, különösen az interneten keresztül történő küldéskor. A beállítások megadásával az érzékeny tartalmú fájlok megvédhetők a jogosulatlan adatlopásoktól. Ugyanez történik a jelszó hozzárendelésével is. Ebben az esetben illetéktelen személyek nem tudják megnyitni a fájlt és elolvasni annak tartalmát.

A PDF -fájlok hozzáadott értékével, valamint a kulcsszavak és a tartalmas címek használatával, amelyek megkönnyítik a PDF -fájlok megtalálását, a PDF -fájlok ideálisak az e -mailek archiválására az Outlook programban.

Összegzés: Az e -mailek biztonsági mentése az Outlook programban a PDF -készítővel - gyorsan és egyszerűen

Ha hosszú távon biztonságosan szeretné archiválni az e-mail üzeneteket, akkor a PDF formátum különösen alkalmas erre. Mivel a Microsoft Outlook nem kínál fedélzeti konvertálást PDF formátumba, külső szoftvert kell használni. A célközpontú és felhasználóbarát program, amelyet milliószor használtak, a PDFCreator. A virtuális nyomtató -illesztőprogramként történő telepítés után a dokumentumok PDF -fájlokká alakíthatók bármely Windows -alkalmazásból.

Az Outlook programban válassza ki a nyomtatási funkciót, adja meg a dokumentum címét, kulcsszavait és tárolási útvonalát, és néhány kattintással archiválhatja e-mailjeit. A PDFCreator ugyanolyan megbízhatóan működik, mint a fizetett programok, ezért virtuális PDF nyomtató -illesztőprogramként ajánlott a Windows és a Microsoft Outlook számára.